GDPR a vaše právnická firma

Platnost GDPR se blíží a také právní kanceláře budou muset splnit řadu nových povinností. A to vše navíc, s ostatními úkoly a povinnostmi spojenými s provozováním každodenní praxe.

Právnické firmy disponují obrovským množstvím citlivých údajů týkajících se fyzických osob a společností, což z nich dělá potenciálně lukrativní terč pro hackery a kybernetické útoky, o to víc zvyšuje důležitost plnění nařízení. Právnické firmy musí nejenže zajistit, aby i ony samy splňovaly toto nařízení, aby se tak vyhnuly riziku pokut, a musí vynakládat mimořádné úsilí, aby

Reklama

Nemáte ještě registraci na epravo.cz?

Registrujte se, získejte řadu výhod a jako dárek Vám zašleme aktuální online kurz na využití umělé inteligence v praxi.

REGISTROVAT ZDE

zabránily jeho porušení, protože podle GDPR jej musí zveřejnit – a takové odhalení může být pro pověst firmy katastrofální.

Nyní je nutné zavést náležitá technická a organizačních opatření pro zajištění úrovně bezpečnosti odpovídající danému riziku.

Víte, jak vám mohou pomoci právnické technologie splnit povinnost GDPR?

Ochrana strategických údajů a Legal Tech jdou ruku v ruce. Volba softwaru pro řízení praxe nebyla nikdy jednoduchá, obzvláště pokud je jedním z faktorů zajištění shody s předpisy. V souvislosti s GDPR musí právnické firmy ověřit:

Kde se údaje fyzicky nacházejí. Pokud jsou uloženy na lokálním serveru, je váš dodavatel schopen zabránit rozsáhlému porušení zabezpečení údajů? Jsou-li uloženy v cloudu, dokáže zpracovatel zaručit zabezpečení na úrovni bankovního standardu a obnovu v případě havárie?
Jaká bezpečnostní opatření jsou zavedena za účelem ochrany údajů před neoprávněným přístupem nebo ztrátou.
Jak dlouho vaše firma uchovává soubory a údaje.
Jaké třetí strany mají přístup k údajům a nakolik bezpečně je sdílejí (tj. prostřednictvím zabezpečeného portálu nebo elektronické pošty).
Zda zaměstnanci používají svá vlastní zařízení a pokud ano, zda mají bezpečný přístup k souborům mimo kancelář.
Jak často jsou údaje zálohovány a jak dlouho trvá obnova údajů v případě kybernetického útoku.

Výhody a potenciální možnosti využití těchto specializovaných technologií:

Centrální uložení údajů a jednodušší, rychlejší a spolehlivější analýza údajů v reálném čase.
Přístup ke všem údajům o případech a klientech, a to kdykoli, stejně jako komunikace.
Archivace důležitých právních dokumentů, jako jsou dohody o mlčenlivosti (NDA), dohody s třetími stranami o zpracování údajů a/nebo prohlášení o souhlasu.
Grafický přehled úkolů a automatická e-mailová upozornění sloužící pro kontrolu nad plněním povinností, pravidla pro uchovávání/likvidaci údajů.
Bezproblémová a spolehlivá dokumentace procesů a odpovědností v oblasti elektronického zpracování dat.
Chráněné prostory pro sdílení údajů (tzv. data room), určené pro citlivé údaje a projekty.
Flexibilní správa přístupu za účelem minimalizace počtu osob, které mají oprávnění k přístupu k citlivým údajům.
Ukládání smluvních dokumentů, které byly zkontrolovány podle zákonů na ochranu údajů.
Automatizovaná tvorba smluv včetně příslušných příloh pro účely zákonů na ochranu údajů (např. pro získání souhlasu se zpracováním údajů).

V případě, že nepoužíváte vhodnou technologii pro splnění zvýšených požadavků na ochranu údajů a bezpečnost, které přináší GDPR, pak je pravý čas se nad ní nejen zamyslet, ale také ji co nejrychleji zavést. Nejenže můžete pracovat na tom, abyste předešli riziku vysokých pokut a odpovědností, ale se správnou technologií navíc můžete pracovat efektivněji a bezpečněji. Ba co víc, budete moci přenést přinejmenším některá rizika spojená s odpovědností v oblasti zabezpečení a ochrany údajů na externí poskytovatele služeb.

Spolehlivá ochrana vašich dat díky advokátnímu systému Kleos

Kleos je jedničkou mezi cloudovými právními systémy Evropě z dobrého důvodu – naše mimořádně vysoké investice do oblasti zabezpečení údajů chrání právnické firmy před potenciálními hrozbami. Se systémem Kleos můžete být klidní, protože víte, že vaše údaje jsou bezpečně uloženy a automaticky zálohovány v našem německém datovém centru certifikovaném podle normy ISO 27001, které splňuje nejnovější pravidla EU pro ochranu soukromí údajů. Naše přísné kontroly přístupu zajišťují, že k údajům nemají přístup neoprávněné osoby. Naše servery a aplikace aktualizujeme, abychom zajistili trvalou maximální bezpečnost, což znamená, že všechny Vaše soubory jsou bezpečně uloženy a nemohou být porušeny ani ztraceny.