Je třeba vyhotovit zápis z valné hromady s.r.o., pokud je její průběh osvědčen notářským zápisem?

Odbornou analýzu a výběr existujících soudních rozhodnutí jako odpověď na tuto otázku z praxe provedli experti na korporátní právo Ivan Chalupa a David Reiterman a odpověď zní: NE.

Z rozsudku Nejvyššího soudu ze dne 10. března 2020, sp. zn. 27 Cdo 4108/2018, vyplývá, že není třeba vyhotovovat zápis z valné hromady s.r.o., pokud jej její průběh osvědčen notářským zápisem. Povinnost zaslat zápis z valné hromady s.r.o. společníkům podle § 188 odst. 3 ZOK pak lze splnit zasláním tohoto notářského zápisu.

Nejvyšší soud k tomu doslova uvedl:

„[22] Neurčuje-li zákon jinak, společnost není povinna zajistit, aby jednání valné hromady bylo osvědčeno notářem a aby notář sepsal (k její žádosti) notářský zápis dle § 77 notářského řádu. Nicméně sepíše-li notář k žádosti společnosti o průběhu jednání valné hromady notářský zápis dle § 77 notářského řádu, a je-li tento notářský zápis doručen společníkům způsobem a ve lhůtě určené § 188 odst. 3 z. o. k. (popř. společenskou smlouvou), je účel právní úpravy zápisu z jednání valné hromady naplněn.

[23] S ohledem na požadavky ustanovení § 77 notářského řádu totiž notářský zápis osvědčující průběh jednání valné hromady obsahuje všechny náležitosti vyžadované pro (prostý) zápis ustanovením § 189 odst. 1 z. o. k. Vyhotovení prostého zápisu z jednání valné hromady by bylo tudíž nadbytečné.

[24] Navíc, vzhledem k tomu, že notářský zápis je (na rozdíl od prostého zápisu dle § 188 odst. 3 a § 189 odst. 1 z. o. k.) veřejnou listinou [srov. § 567 zákona 89/2012 Sb., občanského zákoníku (dále jen „o. z.“), a § 6 notářského řádu], poskytuje společnosti i společníkům vyšší míru právní jistoty, resp. ochrany jejich práv a oprávněných zájmů (srov. § 568 o. z.).

[25] Jinými slovy, zajistí-li společnost dobrovolně (aniž by jí to ukládal zákon či společenská smlouva) osvědčení průběhu jednání valné hromady notářským zápisem dle § 77 notářského řádu a doručí-li tento notářský zápis společníkům v souladu s § 188 odst. 3 z. o. k. (popř. v souladu s odchylnou úpravou ve společenské smlouvě), poskytne společníkům více, než jí ukládá zákon či společenská smlouva. Prostý zápis z jednání valné hromady dle § 188 odst. 3 a § 189 odst. 1 z. o. k. již není nutné vyhotovit.

[26] Na výše řečeném pak ničeho nemění ani skutečnost, že notářský zápis nebyl podepsán (ač by takto podepsán být mohl) předsedou valné hromady (popř. svolavatelem) a zapisovatelem. Svým podpisem na (prostém) zápisu totiž uvedené osoby toliko stvrzují, že obsah zápisu odpovídá skutečnému průběhu jednání valné hromady, a že daná listina je zápisem z jednání valné hromady. Tuto funkci v případě notářského zápisu plní notář jakožto osoba, již stát pověřil (mimo jiné) sepisováním veřejných listin (§ 2 notářského řádu). S ohledem na osobu notáře a povahu jím vyhotoveného notářského zápisu jakožto veřejné listiny je účel požadavku na podpis (prostého) zápisu z jednání valné hromady více než naplněn.“

Řešení vice než 1 000 dalších konkrétních otázek korporátní praxe na základě analýzy soudních rozhodnutí, včetně souvisejících vzorů, checklistů, postupů a systematických provazeb přináší Praktický manuál k ZOK v ASPI.