24. 1. 2019
ID: 108761upozornění pro uživatele

Akciová společnost má povinnost archivovat údaje vymazané ze seznamu akcionářů

Údaje zapsané v seznamu akcionářů nejsou takto konzervovány jednou pro vždy. Je zřejmé, že v průběhu času bude docházet z nejrůznějších důvodů k jejich změnám (akcionář se kupř. přestěhuje, změní jméno, převede akcii na někoho jiného apod.). Proto také zákon akciové společnosti ukládá povinnost seznam akcionářů průběžně aktualizovat, srov. ust. § 264 odst. 2 z. o. k.: „Do seznamu akcionářů se zapisují … změny zapisovaných údajů.“ či znění § 267 odst. 2 z. o. k., dle kterého je společnost povinna vymazat dosavadního akcionáře ze seznamu akcionářů bez zbytečného odkladu poté, co jím přestane být.

 
ARROWS advokátní kancelář, s.r.o.  
 
Společnost bývalého akcionáře v aktuálním seznamu akcionářů tedy již neeviduje. Ve vládním návrhu zákona o obchodních korporacích původně znělo posledně citované ustanovení následovně: „Přestane- li akcionář být akcionářem, společnost jej ze seznamu akcionářů bez zbytečného odkladu vymaže a současně zničí všechny dokumenty o něm, ledaže je povinna je podle jiného právního předpisu uchovávat. To neplatí pro písemná právní jednání, z nichž vznikla a dosud existují práva nebo povinnosti, a ještě neuplynula promlčecí lhůta pro jejich vykonání nebo uplatnění.“

Recentní znění zákona o obchodních korporacích tedy neřeší výslovně otázku, zdali je akciová společnost povinna (oprávněna) vést historii změn zapisovaných údajů do seznamu akcionářů. Tak např. Finanční ředitelství v Brně v řízení vedeném u Nejvyššího správního soudu pod sp. zn. 7 Afs 60/2013 v režimu obchodního zákoníku prezentovalo názor, že každá obchodní společnost mající akcie na jméno je povinna vést seznam akcionářů v celé jeho historii.

Řešení je nutno hledat ve funkčním výkladu § 266 odst. 2 z. o. k.[1] ve spojení s § 115 odst. 1[2] a § 99a odst. 1 ZPKT[3], z nichž lze dle mého názoru dovodit, že akciová společnost takovou povinnost má, byť je nutno přiznat, že jde o výklad značně extenzivní, kdy polemika s ním může být vedena např. o tom, že ust. § 266 odst. 2 z. o. k. hovoří jen o údajích zapsaných v seznamu akcionářů a ne o údajích vymazaných ze seznamu akcionářů, že odkaz v § 115 odst. 1 na § 99a odst. 1 ZPKT neurčuje způsob poskytnutí údajů ve vztahu k seznamu akcionářů, ale upřesňuje toliko z jaké evidence a dokumentů poskytuje údaje osoba, která vede centrální evidenci zaknihovaných cenných papírů, a osoba, která vede samostatnou evidenci investičních nástrojů atd.

Pakliže má akciová společnost poskytnout údaje ze seznamu akcionářů osobám vypočteným v § 115 odst. 1 ZPKT za stejných podmínek, za jakých jsou poskytovány údaje osobou vedoucí evidenci investičních nástrojů, soudím, že se tak může stát jedině při respektu k § 99a odst. 1 ZPKT, na které je v § 115 odst. 1 ZPKT odkazováno.

Veřejný zájem na poskytnutí informací jen úzce vymezenému okruhu subjektů nadto k zákonem předem stanovým účelům (např. OČTŘ pro účely trestního řízení, soudu pro účely soudního řízení, např. v řízení o návrhu na vyslovení neplatnosti usnesení valné hromady) se totiž musí nutně týkat nejen údajů zapsaných v seznamu akcionářů ke dni doručení žádosti o poskytnutí údajů, ale také údajů dřívějších. Opačný výklad by postrádal logiku (navíc by vznikal neodůvodněný rozdíl mezi informacemi poskytovanými ohledně listinných akcií na jméno ze seznamu akcionářů a informacemi ohledně zaknihovaných akcií na jméno z centrální evidence zaknihovaných cenných papírů). Jsou-li totiž zjišťovány určité informace, děje se tak zpravidla za účelem prověřování událostí, které se již odehrály v minulosti (např. trestný čin, správní delikt se již stal apod.), a proto je třeba vědět, jak vypadal seznam akcionářů k určitému dni zpětně a ne jaká je jeho stávající podoba.

Stejný závěr se podává také z výkladu § 266 odst. 1 z. o. k., který respektuje jeho účel a smysl:Společnost vydá každému svému akcionáři na jeho písemnou žádost a za úhradu nákladů opis seznamu všech akcionářů, kteří jsou vlastníky akcií na jméno, nebo požadované části seznamu, a to bez zbytečného odkladu od doručení žádosti. Číslo bankovního účtu zapsané v tomto seznamu poskytne společnost pouze za podmínek uvedených v odstavci 2.

Při jeho prvním čtení se totiž klade kupř. otázka, jaké datum je rozhodné pro určení znění seznamu akcionářů, jehož opis je společnost povinna akcionáři na jeho žádost vydat. Je jím okamžik doručení žádosti společnosti? Anebo může akcionář žádat společnost, aby mu vydala tento opis ve znění k určitému datu zpětně (či do budoucna)?

Pokud akcionář může žádat o opis seznamu akcionářů, bez toho aniž by jej zákon v tomto směru jakkoliv časově omezoval, nezbývá než přitakat závěru, že okamžikem doručení žádosti společnosti k fixaci údajů v seznamu akcionářů automaticky nedochází. Je to logické. Akcionář potřebuje mít zpravidla informaci o akcionářské struktuře k určitému dni (např. ke dni konání valné hromady). Tato potřeba však vyvstane většinou až později. Kdyby si akcionář nemohl zvolit, ke kterému dni chce seznam akcionářů vyhotovit (a to včetně dne předcházejícímu dni doručení žádosti), nemělo by pak smysl žádost podávat. Nikdy by totiž neměl na jisto postaveno, zdali v mezidobí od rozhodné události nedošlo ke změně zapsaných údajů. Jak jinak by kupř. minoritní akcionář zjistil, že ke dni podání žádosti o odkup akcií v intencích § 395 z. o. k. (sell out) měla akciová společnost vskutku hlavního akcionáře? Je tedy evidentní, že aby akciová společnost mohla své povinnosti ve smyslu § 266 odst. 1 z. o. k. dostát, že musí vést evidenci změn údajů seznamu akcionářů.

Na základě výše řečeného tedy soudím, že akciová společnost je povinna dle § 266 odst. 2 z. o. k. ve spojení s § 115 odst. 1 a § 99a odst. 1 ZPKT uchovávat seznam akcionářů a všechny dokumenty týkající se údajů v něm zapsaných po dobu 10 let od konce kalendářního roku, ve kterém byl údaj v seznamu akcionářů zapsán (nejedná se přitom o lhůtu nijak neobvyklou, viz např. § 681 z. o. k.). Jestliže je společnost dle § 425 odst. 2 z. o. k. povinna uchovávat zápisy, pozvánky na valnou hromadu a listiny přítomných po celou dobu své existence, tím spíše by to mělo platit pro seznam akcionářů a jeho změny. V budoucnu nadto mohou mezi společností a bývalým akcionářem vzniknout spory a společnost údaje o jeho osobě tak může ještě potřebovat.[4] V této souvislosti je třeba upozornit na § 29b odst. 3 zákona č. 253/2008 Sb. o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „AML“) týkající se uschovávání údajů o skutečném majiteli, který stanoví, že: „Údaje ke zjištění a ověření totožnosti skutečného majitele podle odstavců 1 a 2 uchovává právnická osoba, svěřenský správce nebo osoba v obdobném postavení vůči jinému právnímu uspořádání bez právní osobnosti po dobu, po kterou je tato osoba skutečným majitelem, a nejméně 10 let od zániku takového vztahu.“ Vzhledem k tomu, že podle § 29b odst. 1 AML je právnická osoba (v našem případě akciová společnost) povinna vést a průběžně zaznamenávat mj. i aktuální údaje o skutečnosti, která zakládá postavení skutečného majitele, mám za to, že povinnost archivace údajů vymazaných ze seznamu akcionářů lze dovodit rovněž z tohoto zákona (v tomto případě je archivační lhůta dokonce ještě delší), protože bez znalosti obsahu celého seznamu akcionářů skutečného majitele zjistit zpravidla nepůjde.

Nelze proto souhlasit s tvrzením, že: „Spolu s výmazem akcionáře ze seznamu akcionářů musí společnost přestat vést údaje, které získala o akcionáři v souvislosti s jeho účastí ve společnosti, i v jakékoliv jiné evidenci, ledaže s takovým vedením vyslovil souhlas.“[5] Část odborné literatury správně upozorňuje na to, že jde o ustanovení problematické s tím, že má za účel sotva jiného než to, aby akciová společnost neevidovala své bývalé akcionáře a základní údaje o nich, přičemž tento účel je zjevně problematický. Mohou totiž nastat situace, kdy akciová společnost má stále některé povinnosti, ba někdy i práva vůči takovýmto osobám a jistě je tak legitimní, aby si údaje o nich uchovala. Zcela důsledně naplnění tohoto účelu by dále společnosti bránilo v poskytování údajů, které od ní mohou být, například ve smyslu § 266 odst. 2, požadovány zejména ze strany některých státních orgánů. Pozoruhodné je konečně též to, že přehled o svých bývalých akcionářích v rozsahu údajů evidovaných v seznamu akcionářů si akciová společnost v různých podobách zachovává, zejména v podobě zápisů z valných hromad, dokumentace o vyplácených dividendách apod. (přitom ještě patrně větší možnosti má tam, kde je seznam akcionářů nahrazen evidencí zaknihovaných cenných papírů).[6]

Pro srovnání lze odkázat na čl. 246 odst. 4 maďarského občanského zákoníku (polgári törvénykönyvről) podle kterého platí, že jakékoliv údaje, které jsou vymazány ze seznamu akcionářů, musí zůstat čitelné.

Závěrem se sluší zmínit, že je sporné, zdali odkaz na zákon upravující podnikání na kapitálovém trhu v § 266 odst. 2 z. o. k. míří rovněž na úpravu správního trestání [§ 171 odst. 1 písm. a) a b) ZPKT]. Jinými slovy, není postaveno na jisto, zdali lze společnost za porušení povinnosti poskytnout dané údaje, resp. za porušení archivační povinnosti, vůbec sankcionovat (horní hranice pokuty zde přitom činí 10. mil. Kč, dolní stanovena není). Jsem přesvědčen, že záměrem (racionálního) zákonodárce nebylo vytvořit imperfektní normu, a proto mám za to, že společnost za porušení těchto povinností sankcionovat lze, byť je nutné přiznat, že jde o výklad na samé hraně udržitelnosti (viz zásada nullum crimen sine lege certa) (a že mnozí mohou namítat, že daleko za ní) a že by proto bylo žádoucí ust. § 266 odst. 2 z. o. k. (popř. ust. ZPKT) novelizovat.

Mgr. Vladimír Janošek
JUDr. Vladimír Janošek,
advokát
 
trvale spolupracující s ARROWS advokátní kancelář, s.r.o.

V Jámě 699/1
110 00 Praha 1

Tel.:    +420 731 773 563

_________________________
[1] „Jiným osobám poskytne společnost údaje zapsané v seznamu akcionářů za podmínek stanovených zákonem upravujícím podnikání na kapitálovém trhu pro poskytování údajů osobou vedoucí evidenci investičních nástrojů nebo souhlasí-li s tím akcionář, kterého se zápis týká.“
[2] „Osoba, která vede centrální evidenci zaknihovaných cenných papírů, a osoba, která vede samostatnou evidenci investičních nástrojů, poskytnou údaje z evidence a dokumentů, které jsou povinny uchovávat podle § 99a odst. 1
a) soudu pro účely soudního řízení,
b) exekutorovi pro účely exekučního řízení, jehož účastníkem je vlastník investičního nástroje,
c) orgánům činným v trestním řízení pro účely trestního řízení,
d) správci daně pro účely správy daní vlastníka investičního nástroje,
e) České národní bance pro účely
1. dohledu nad finančním trhem,
2. bankovního informačního systému podle zákona, který upravuje činnost České národní banky,
3. sestavování platební bilance České republiky,
f) insolvenčnímu správci pro účely insolvenčního řízení, jehož účastníkem je vlastník investičního nástroje,
g) Bezpečnostní informační službě pro účely plnění úkolů podle zákona, který upravuje činnost Bezpečnostní informační služby,
h) ministerstvu při plnění oznamovací povinnosti podle zákona o boji proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu nebo zákona o provádění mezinárodních sankcí za účelem udržování mezinárodního míru a bezpečnosti, ochrany základních lidských práv a boje proti terorismu,
i) ministerstvu pro účely sestavování vládní finanční statistiky a plnění požadavků souvisejících s notifikací vládního schodku podle přímo použitelného právního předpisu Evropské unie.“
[3] „Osoba, která vede evidenci investičních nástrojů, je povinna uchovávat tuto evidenci a všechny dokumenty týkající se údajů zapsaných v této evidenci po dobu 10 let od konce kalendářního roku, ve kterém byl údaj v evidenci zapsán.“
[4] Jen na okraj je třeba připomenout, že zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů společnosti povinnost archivovat seznam akcionářů nepředepisuje [viz a contrario § 3 odst. 2 písm. a)]. V této souvislosti lze však odkázat na usnesení Vrchního soudu v Praze ze dne 13. 5. 2016, sp. zn. 7 Cmo 84/2015 o tom, že: „Případná povinnost archivace je povinností veřejnoprávní, kdy příslušný právní předpis stanoví soukromoprávní korporaci určitou povinnost, tedy například povinnost archivovat zákonem předepsaným způsobem zákonem určené vnitřní – soukromé listiny této korporace. Stanovení a případné následné plnění či neplnění této povinnosti soukromoprávní korporací, v daném případě družstvem, je zcela bez vlivu na právo člena družstva nahlížet do těchto dokladů a povinnosti družstva umožnit mu takové nahlížení. Toto právo resp. povinnost vyplývá nikoli z veřejnoprávní úpravy (např. zákona o archivnictví), leč ze zákonné úpravy tohoto práva resp. povinnosti v obchodním zákoníku případně z možné dispozice v rámci stanov družstva. Z uvedeného hlediska tak vůbec není podstatné, zda a kdy družstvo mělo či nemělo povinnost řečené zápisy archivovat či nikoli.“
[5] ŠTENGLOVÁ, Ivana a kol. Zákon o obchodních korporacích. Komentář. 1. vydání. Praha: C. H. Beck, 2013.s. 462.
[6] PAULY, Jan. In BĚLOHLÁVEK, Alexander a kol. Komentář k zákonu o obchodních korporacích. 1. vydání. Praha: Aleš Čeněk, 2013. s. 1239. 


© EPRAVO.CZ – Sbírka zákonů, judikatura, právo | www.epravo.cz