Advokátovo minimum pro zacházení s elektronickými dokumenty: Správné vytváření
Ještě tak před pěti lety mohli někteří advokáti doufat, že se vyhnou práci s digitálními dokumenty. Že sice budou pracovat na počítači, ale pokaždé dokument nakonec vytisknou, orazítkují a uloží do šanonu. A že bude možné získat od orgánů veřejné moci dokument v takové podobě, aby bylo možné ho uchovávat v šanonu. V roce 2014 je ale jasné, že tomu tak nebude. Nikdo se nedokáže vyhnout datovým zprávám. Elektronických dokumentů přibývá, papírových ubývá a všichni už víme, že tento trend bude pokračovat.
 |
|
Podnikový právník a elektronické dokumenty Když mluvíme o rizicích spojených s elektronickými dokumenty, je dobré připomenout, že advokáti na tom nejsou zdaleka nejhůře. Stačí jim „pouze“ kontrolovat, že oni sami vytvářejí a přijímají správné dokumenty. Situace podnikového právníka může být daleko obtížnější. Přibývá totiž případů, kdy je elektronizační projekt vyjednán mezi IT a finančním oddělením a právní útvar je zapojen až později. Jsou i případy firem, kde je právní stránka elektronizace v podstatě ignorována a právník je osloven teprve poté, co vznikly problémy s prokazováním autenticity. |
Je proto důležité, aby podnikový právník rozuměl problematice důvěryhodných elektronických dokumentů aspoň do té míry, aby mohl kvalifikovaně oponovat návrhy firemního IT.
Jak tedy přežít ve světě, kde podstatná část originálů dokumentů bude mít elektronickou podobu?
Pozor na digitální rizika!
Všichni tušíme, že jednou přijde doba, kdy budeme schopni sáhnout ze svého smartphonu po originálu dokumentu, kdykoliv jej budeme potřebovat, a kdy všechny potřebné funkce budou na jedno či dvě kliknutí či dotyky obrazovky. Ale tak daleko ještě nejsme.
Cílem seriálu, který zde začíná, je poskytnout advokátům lepší orientaci. Aby se nemuseli zdržovat technickými detaily, ale zároveň nebyli ani bezbranní vůči tomu, že pokud výrobce software něco udělá špatně a nedodrží normu, zůstane jim v ruce nepoužitelný dokument, čímž poškodí sebe i svého klienta.
Sepsáním dokumentu nic nekončí!
Nejdříve k vytváření dokumentů. Pro jednoduchost budeme uvažovat jen elektronickou obdobu papíru, tedy dokument s písmeny a případně obrázky, jaké vytváříme třeba ve wordu. Legislativa totiž umožňuje dát právní účinnost i třeba videozáznamu. Mandant by mohl natočit svou řeč a připojit k záznamu podpis. Ale s tím se většina advokátů zatím zabývat nemusí.
Běžnější situace je taková, že advokát napíše text (např. ve wordu, open office nebo třeba google docs) a má tudíž text uložen v nějakém souboru. To, co vytvořil, není právně silné. Snad by bylo možné přivolat soudního znalce, který by určil, kdo byl k počítači v té chvíli připojen, ale to je cesta pracná a riskantní. Tradičním řešením této situace je vytištění dokumentu na kancelářské tiskárně, připojení podpisu, razítka a případně i šňůrky spojující strany. A pokud není listina vytvářena, je zapotřebí zvolit elektronické úkony, které razítku, podpisu a šňůrce odpovídají.
V první řadě to znamená, že advokát musí zajistit „tisk“ do digitální podoby, tedy dát dokumentu takovou formu, která zaručí, že jej kdokoliv další bez problémů otevře na svém počítači či tabletu a že uvidí přesně to stejné, co autor dokumentu. Nebudou chybět znaky, nebudou posunuté okraje, neobjeví se žádné znaky navíc. A především se neobjeví šedá obrazovka s chybovou hláškou.
Tento požadavek se pochopitelně netýká jen dokumentů vytvářených v osobním počítači, ale i automatizovaného vytváření v informačních systémech, což je záležitost, která by určitě neměla být zavedena bez stanoviska podnikového právníka.
Převod do PDF? To nemusí stačit
Ti technicky pokročilejší se už možná naučili, že k tomu slouží formát PDF a většina běžných počítačových programů opravdu zvládá převody do PDF. Jenže ouha! Ve skutečnosti existuje řada verzí PDF a zdaleka ne každé PDF lze obrazit všude. K tomu si představte, že by dnešní PDF měl někdo otevírat za 10 či 15 let. Pokud dnes sáhnete po tak starém souboru, nejspíš jej neotevřete.
Proto existuje tzv. archivační verze PDF, které se říká PDF/A. Ta je definována ISO normou, která zajišťuje následující :
a) dokument neobsahuje nic, co by bránilo korektnímu zobrazení. Není v něm např. šifrování ani odkazy na externí zdroje.
b) výrobci budoucích softwarů budou mít přesnou specifikaci PDF/A k dispozici, takže budou schopni vytvářet takové nástroje, ve kterých bude možné PDF/A bez problémů otevřít.
Existuje několik typů PDF/A. Liší se především podle toho, jaké přílohy je možné připojovat. Ale ať použijete kteroukoliv verzi, můžete si být jisti bezproblémovým zobrazováním.
Nedůvěřujte slepě výrobcům software
Logicky se nabízí otázka, jak si můžete být jisti, že software ve vašem počítači vyrábí skutečně správné PDF/A a že nevzniká nějaká „nekorektní“ verze, která ve skutečnosti neodpovídá specifikacím. Že se na obrazovce objeví nějaká ikonka, to ještě nemusí mnoho znamenat. Proto je dobré čas od času využít nějakého online řešení, vložit do něj dokument vytvořený ve vašem počítači a nechat si provést rychlý posudek, jak na tom je. Takový testovací formuláře najdete např. ´>>> zde.
Máme tedy digitálně vytištěno. Kromě toho je zapotřebí dokument podepsat a orazítkovat. Tomu se budeme věnovat v následujícím díle, který najdete zde.
Martin Vondrouš
Software602
Tel.: +420 222 011 602
e-mail: vondrous@602.cz
© EPRAVO.CZ – Sbírka zákonů, judikatura, právo | www.epravo.cz
