Na co si dát pozor u Apostily a co předem kontrolovat?

Apostila je doložka, která prokazuje ověření podpisu nebo razítka za účelem jejich použití v jiném smluvním státě. Apostila se tedy ve formě doložky připojuje za dokument. Běžně formou nalepení vytištěné a oražené doložky – apostily příslušným úřadem (apostilní orgán). Tím nahrazuje poměrně složitý proces tzv. superlegalizace a listina již nemusí být ověřována zastupitelským úřadem státu, v němž má být listina následně užita. Ověřování listiny se tedy provádí pouze v zemi, v níž byla listina vystavena.

Podmínkou použití apostily je přistoupení daných států k mezinárodní úmluvě, kterou je Úmluva o zrušení požadavku ověřování cizích veřejných listin, přijata v Haagu 5. října 1961, k níž Česká republika přistoupila na základě Listiny o přístupu k Úmluvě uložené v Depozitáři Úmluvy dne 23. června 1998.

Apostilním orgánem v České republice je např. Ministerstvo zahraničních věcí. Nicméně problémy nastávají spíše s vydáváním apostily v zahraničí a její následnou akceptací v České republice.

Obsahová stránka doložky není nijak rozsáhlá a náročná.

V čem tedy spočívá uvedený problém?

Z praxe mohu říct, že státy někdy uvádějí na apostile jako apostilní orgán nesprávý subjekt, respektive Česká republika následně apostilu odmítne právě s odůvodněním, že je vydaná nesprávným orgánem. Taktéž dochází k chybnému označení subjektu, který samotnou listinu vydal. Níže se budu zabývat zejména druhýmz uvedených příkladů, protože tento je pro českého občana obtížně odhalitelný. Příkladem může být níže uvedená apostila na dokumentu z Jižní Koreje, kde je jako subjekt vydávající listinu uveden „Notary Public“ (tedy v překladu jakýsi notářský úřad), což nebylo ze strany České republiky akceptována.

Obr. 1: Apostila

Obr. 1: Apostila s vyznačením orgánu, který nebyl ze strany České republiky opakovaně akceptován.

Obr. 2: Apostila

Obr. 2: Apostila s vyznačením orgánu, který byl ze strany České republiky opakovaně akceptován.

Přestože ne všechny české úřady a orgány podrobně zkoumají obsahovou stránku apostily, setkal jsem se u některých z nich s odmítnutím apostily právě s odkazem na nedostatek pravomocí u orgánu, který je na apostile uveden jako orgán, který měl danou listinu vystavit. V mém případě byla apostila odmítnuta ze strany velvyslanectví České republiky. Přes dlouhodobou diskusi s tímto úřadem jsme nedosáhli uznání apostily (resp. uznání listiny jako takové) ve výše uvedeném znění jako platné. Byť může být otázka platnosti takové apostily/listiny sporná, v praxi je mnohdy podstatné zdržení, které s sebou tento spor přinese.

Lze tedy rozhodně doporučit, nemáte-li s apostilou daného státu zkušenost, ověřit si předem u příslušného úřadu, zda daná apostila a listina splňuje požadované podmínky, případně o jaké formální nedostatky se jedná. Zajištění apostily a listiny totiž může být v některých státech časově i finančně náročné a nutnost získání nové apostily a listiny splňující požadované formality pak může zásadně narazit na lhůty v rámci řízení, v němž je dokument vyžadován.

Nicméně pro cizince je mnohdy komplikované vyznat se, který orgán je v dané zemi apostilním orgánem a zda je na dané doložce správně označen, nemluvě o orgánech, které mají vdávat lsitiny jako takové. Pokud se totiž podíváme například na stránky http://www.hcch.net/ , kde najdeme seznam zemí uvedené Úmluvy z Haagu, včetně apostilních orgánů, zjistíme, že například v uvedené Korejské republice jsou pověřenými orgány zejména: Ministry of Foreign Affairs and Trade (zejména pro veřejné listiny), Ministry of Justice, National Court Administration, nicméně mnohem komplikovanější bude získat informaci o tom, který orgán je příslušný k tomu vystavit danou listinu.

Některé listiny ověření nepotřebují

Na základě bilaterálních mezinárodních smluv o právní pomoci ve věcech občanských a rodinných nepotřebují některé listiny ověření a postačí pouhý úřední překlad do českého jazyka dle zákona o znalcích a tlumočnících. Seznam těchto smluv lze najít na stránkách portal.justice.cz.

Mgr. Jiří Klega