29. 4. 2019
ID: 109184upozornění pro uživatele
(Ne)uveřejnění textu smlouvy o výkonu funkce v pozvánce na valnou hromadu
V článku nazvaném „Údaj o mzdě či jiném plnění jako věc veřejná“, který byl uveřejněn dne 3. 1. 2014 na zdejším portálu, jsem upozorňoval na možný střet práva akcionářů na informace s právem zaměstnanců akciové společnosti (osob blízkých členům statutárního orgánu) na ochranu soukromých údajů v souvislosti s publikací pozvánky na valnou hromadu na internetových stránkách společnosti obsahující údaj o mzdě či jiném plnění tohoto zaměstnance a s přístupem široké veřejnosti k těmto citlivým údajům. V nedávné době se k dílčímu aspektu této problematiky vyjádřil Vrchní soud v Praze v usnesení ze dne 10. 10. 2018, sp. zn. 14 Cmo 153/2017.
V daném případě odvolací soud posuzoval platnost usnesení valné hromady schvalující smlouvu o výkonu funkce z důvodu namítaných vad pozvánky, která neobsahovala text smlouvy o výkonu funkce, přičemž Vrchní soud v Praze dospěl k následujícímu závěru:
„Je zřejmé, že řešení této otázky dle § 59 odst. 2 ZOK náleží do působnosti valné hromady. Odůvodnění návrhu tohoto usnesení odvolací soud rovněž považuje za dostačující, a to i v kontextu s ostatním textem pozvánky na valnou hromadu. Odvolací soud pouze pro úplnost dodává, ztotožňuje se závěry soudu prvního stupně, že akcionářům byly podklady k tomuto bodu programu rovněž přístupné min. po dobu 1 měsíce před jejím konáním a v den jejího konání, akcionáři měli dostatek prostoru se s veškerými podklady k návrhu usnesení seznámit a připravit se na samotné jednání valné hromady, včetně příp. dotazů k této či jiné nastolené otázce.
„Je zřejmé, že řešení této otázky dle § 59 odst. 2 ZOK náleží do působnosti valné hromady. Odůvodnění návrhu tohoto usnesení odvolací soud rovněž považuje za dostačující, a to i v kontextu s ostatním textem pozvánky na valnou hromadu. Odvolací soud pouze pro úplnost dodává, ztotožňuje se závěry soudu prvního stupně, že akcionářům byly podklady k tomuto bodu programu rovněž přístupné min. po dobu 1 měsíce před jejím konáním a v den jejího konání, akcionáři měli dostatek prostoru se s veškerými podklady k návrhu usnesení seznámit a připravit se na samotné jednání valné hromady, včetně příp. dotazů k této či jiné nastolené otázce.
Odvolací soud si je vědom v odborné literatuře existujícího nejednotného výkladu k otázce uveřejnění smlouvy o výkonu funkce. V tomto směru se naskytuje otázka, zda pozvánka na valnou hromadu akciové společnosti musí obsahovat celou textaci smlouvy o výkonu funkce, která má být valnou hromadou schválena jako návrh usnesení, anebo zda jako návrh usnesení pro účely pozvánky na valnou hromadu postačí například formulace „Valná hromada schvaluje smlouvu o výkonu funkce člena statutárního orgánu předloženou představenstvem“.
V komentáři k ustanovení § 407 odst. 1 písm. f) ZOK (viz Štenglová, I., Havel, B., Cileček, F., Kuhn, P., Šuk, P.: Zákon o obchodních korporacích. Komentář. 2. vydání. Praha: C. H. Beck, 2017, 701-704 s.) se mj. k otázce návrhu usnesení, jímž valná hromada schvaluje určité právní jednání uvádí, že ho lze formulovat např.tak, že valná hromada schvaluje „návrh smlouvy o výkonu funkce ve znění předloženém představenstvem“. V takovém případě musí však být k pozvánce příslušný text smlouvy připojen jako příloha.
Komentář k ustanovení § 59 odst. 2 ZOK (viz Mgr. Juraj Alexander, LL.M., Mgr. Jindřich Arabasz, JUDr. Zdeněk Čáp, Mgr. Tomáš Doležil, Ph.D., LL.M. Eur., JUDr. Václav Filip, Ph.D., Mgr. Ing. Dušan Hrabánek, JUDr. Jan Lasák, LL.M., Mgr. et. Bc. Martin Kubík, Mgr. Radan Marek, LL.M., Ing. Jana Mauleová, JUDr. Libor Němec, Ph.D., Prof. JUDr. Jarmila Pokorná, CSc., JUDr. Ing. Josef Šilhán, Ph.D., Mgr. et Bc. Petr Vybíral, LL.M.; Zákon o obchodních společnostech a družstvech – ASPI) zastává odlišný názor.
Pozvánka na valnou hromadu musí být podle § 406 odst. 1 ZOK uveřejněna na internetových stránkách společnosti, je tak široce dostupná a tímto zákonem preferovaný princip veřejnosti se dostává do rozporu s určitou ochranou osobních údajů. Přihlížeje k tomuto důsledku, lze mít proto za to, že právě ve vztahu ke smlouvě o výkonu funkce není nutné do pozvánky přetisknout celý text smlouvy o výkonu funkce, popř. smlouvu k pozvánce přiložit jako přílohu. Postačí, bude-li smlouva o výkonu funkce k dispozici v sídle společnosti.
V poměrech dané konkrétní věci se odvolací soud přiklání k posledně uvedenému výkladu, tj. že není nutné do pozvánky přetisknout celý text smlouvy o výkonu funkce, popř. smlouvu k pozvánce přiložit jako přílohu. Je zcela dostatečné, bude-li smlouva o výkonu funkce k dispozici v sídle společnosti, když tímto způsobem je akcionářům dána dostatečná možnost dozvědět se další informace o této smlouvě ke schválení předkládané; tak jako tomu bylo v daném případě.“
Vrchní soud v Praze tento svůj závěr odůvodnil mj. i tím, že: „Je třeba mít na zřeteli i tu skutečnost, že se zveřejněním pozvánky na valnou hromadu vznikají náklady a společnost je tak při uvádění důvodů jednotlivých bodů programu limitována rovněž po finanční stránce, když zveřejnění potřebných listin do obchodního věstníku je zpoplatněno a nad míru podrobné odůvodnění jednotlivých bodů programu, příp. přikládání listin jako příloh, by společnost nadbytečně zatěžovalo po materiální stránce. Dle odvolacího soudu nelze na společnosti spravedlivě požadovat, aby pozvánka obsahovala podrobné vysvětlení a zdůvodnění každého bodu programu usnesení valné hromady, jež jsou navrženy k přijetí valnou hromadou. Každému akcionáři se má dostat rozumného přehledu o tom, co má být valnou hromadou projednáváno, přičemž je třeba zdůraznit, že samotnou pozvánku nelze izolovat od listin, které měli akcionáři k dispozici pro posouzení mj. i důvodnosti k přijetí navrhovaných usnesení. Pozvánka na předmětnou valnou hromadu obsahovala veškeré podstatné náležitosti vyplývající s § 407 ZOK, s tímto ustanovením je souladná, vyhovuje požadavkům ustanovení § 407 odst. 1 písm. f) ZOK. Z každého jednotlivého odůvodnění navrhovaného usnesení valné hromady je seznatelné, co bude předmětem valné hromady a toto odůvodnění poskytlo akcionářům informace nutné pro posouzení důvodů, pro něž je přijetí usnesení navrhováno. V daném případě ze samotné pozvánky a podkladů, které měli akcionáři k dispozici, lze dovodit, že akcionáři nebyli na svých právech zkráceni, byli jim poskytnuti veškeré potřebné informace v rozumné míře tak, aby se mohli včas se znalostí obsahu pořadu jednání valné hromady rozhodnout, zda využijí svého elementárního práva zúčastnit se svolané valné hromady, připravit se na jednání valné hromady, o navržených usneseních hlasovat, popř. na valné hromadě v souladu se zákonem žádat potřebná další vysvětlení k jednotlivým bodům programu.“
S předmětným rozhodnutím odvolacího soudu souhlasím do té míry, že by akciová společnost měla mít možnost neuveřejnit na svých internetových stránkách ty údaje z pozvánky, které by mohly kolidovat kupř. právě s ochranou osobních údajů, obchodním tajemstvím (srov. § 359 ZOK) apod. Ust. § 406 odst. 1 ZOK nelze totiž vykládat mechanicky (tj. toliko gramaticky), nýbrž je třeba sledovat jeho smysl a účel, který tkví v informování akcionářů o pořadu valné hromady a jeho jednotlivých bodech a nikoliv veřejnosti (v této souvislosti srov. také § 7 odst. 5 připravované novely ZOK: „Informace určená pouze společníkům se považuje za uveřejněnou na internetových stránkách i v případě, že dálkový přístup k takové informaci je umožněn pouze společníkům.“).
Vždy je však třeba trvat na tom (a zde se se závěry Vrchního soudu v Praze rozcházím), aby byly tyto informace zpřístupněny akcionářům takovým způsobem, který je nebude nedůvodně omezovat v možnostech účastnit se valné hromady (srov. § 406 odst. 1 in fine ZOK), přičemž mám za to, že uložení smluv o výkonu funkce v sídle společnosti takovým faktickým omezením je. Jsem si přitom samozřejmě vědom toho, že zákon o obchodních korporacích na řadě míst počítá s tím, že určité dokumenty se akcionářům zpřístupní v sídle společnosti (§ 312, § 379 odst. 1, § 384 odst. 1, § 408 odst. 2 ZOK). Tento způsob seznámení akcionářů s určitými podklady je však nutné (dle mého soudu) vykládat restriktivním způsobem (srov. analogicky § 407 odst. 3 připravované novely ZOk: „Je-li na pořadu jednání valné hromady změna stanov, musí pozvánka na valnou hromadu obsahovat alespoň stručný a výstižný popis a odůvodnění navrhovaných změn stanov. Úplný návrh změny stanov představenstvo nebo správní rada uveřejní spolu s pozvánkou na valnou hromadu na internetových stránkách společnosti a společnost umožní každému akcionáři, aby ve lhůtě uvedené v pozvánce na valnou hromadu nahlédl v sídle společnosti zdarma do návrhu změny stanov; na toto právo musí být akcionář upozorněn v pozvánce na valnou hromadu.“).
Nelze totiž připustit, aby akcionáři museli vynakládat dodatečné úsilí (čas, finanční prostředky apod.) k tomu, aby se sami museli dostavit do sídla společnosti a v dokumentech zde uložených pátrat, o čemž vlastně má valná hromada rozhodovat, když návrh usnesení „Valná hromada schvaluje smlouvu o výkonu funkce člena statutárního orgánu předloženou představenstvem.“ je de facto nic neříkající.
Statutární orgán by měl proto zajistit takové řešení, které by na jednu stranu eliminovalo přístup k těmto důvěrným informacím nepovolaným osobám a na druhé straně, které by nekladlo akcionářům neodůvodněné překážky v účasti na valné hromadě. Je totiž evidentní, že zejména minoritní akcionáři si dvakrát rozmyslí, zdali se vydají zkoumat podklady k valné hromadě ze svého bydliště do sídla společnosti či nikoliv.
V komentáři k ustanovení § 407 odst. 1 písm. f) ZOK (viz Štenglová, I., Havel, B., Cileček, F., Kuhn, P., Šuk, P.: Zákon o obchodních korporacích. Komentář. 2. vydání. Praha: C. H. Beck, 2017, 701-704 s.) se mj. k otázce návrhu usnesení, jímž valná hromada schvaluje určité právní jednání uvádí, že ho lze formulovat např.
Komentář k ustanovení § 59 odst. 2 ZOK (viz Mgr. Juraj Alexander, LL.M., Mgr. Jindřich Arabasz, JUDr. Zdeněk Čáp, Mgr. Tomáš Doležil, Ph.D., LL.M. Eur., JUDr. Václav Filip, Ph.D., Mgr. Ing. Dušan Hrabánek, JUDr. Jan Lasák, LL.M., Mgr. et. Bc. Martin Kubík, Mgr. Radan Marek, LL.M., Ing. Jana Mauleová, JUDr. Libor Němec, Ph.D., Prof. JUDr. Jarmila Pokorná, CSc., JUDr. Ing. Josef Šilhán, Ph.D., Mgr. et Bc. Petr Vybíral, LL.M.; Zákon o obchodních společnostech a družstvech – ASPI) zastává odlišný názor.
Reklama
V poměrech dané konkrétní věci se odvolací soud přiklání k posledně uvedenému výkladu, tj. že není nutné do pozvánky přetisknout celý text smlouvy o výkonu funkce, popř. smlouvu k pozvánce přiložit jako přílohu. Je zcela dostatečné, bude-li smlouva o výkonu funkce k dispozici v sídle společnosti, když tímto způsobem je akcionářům dána dostatečná možnost dozvědět se další informace o této smlouvě ke schválení předkládané; tak jako tomu bylo v daném případě.“
Vrchní soud v Praze tento svůj závěr odůvodnil mj. i tím, že: „Je třeba mít na zřeteli i tu skutečnost, že se zveřejněním pozvánky na valnou hromadu vznikají náklady a společnost je tak při uvádění důvodů jednotlivých bodů programu limitována rovněž po finanční stránce, když zveřejnění potřebných listin do obchodního věstníku je zpoplatněno a nad míru podrobné odůvodnění jednotlivých bodů programu, příp. přikládání listin jako příloh, by společnost nadbytečně zatěžovalo po materiální stránce. Dle odvolacího soudu nelze na společnosti spravedlivě požadovat, aby pozvánka obsahovala podrobné vysvětlení a zdůvodnění každého bodu programu usnesení valné hromady, jež jsou navrženy k přijetí valnou hromadou. Každému akcionáři se má dostat rozumného přehledu o tom, co má být valnou hromadou projednáváno, přičemž je třeba zdůraznit, že samotnou pozvánku nelze izolovat od listin, které měli akcionáři k dispozici pro posouzení mj. i důvodnosti k přijetí navrhovaných usnesení. Pozvánka na předmětnou valnou hromadu obsahovala veškeré podstatné náležitosti vyplývající s § 407 ZOK, s tímto ustanovením je souladná, vyhovuje požadavkům ustanovení § 407 odst. 1 písm. f) ZOK. Z každého jednotlivého odůvodnění navrhovaného usnesení valné hromady je seznatelné, co bude předmětem valné hromady a toto odůvodnění poskytlo akcionářům informace nutné pro posouzení důvodů, pro něž je přijetí usnesení navrhováno. V daném případě ze samotné pozvánky a podkladů, které měli akcionáři k dispozici, lze dovodit, že akcionáři nebyli na svých právech zkráceni, byli jim poskytnuti veškeré potřebné informace v rozumné míře tak, aby se mohli včas se znalostí obsahu pořadu jednání valné hromady rozhodnout, zda využijí svého elementárního práva zúčastnit se svolané valné hromady, připravit se na jednání valné hromady, o navržených usneseních hlasovat, popř. na valné hromadě v souladu se zákonem žádat potřebná další vysvětlení k jednotlivým bodům programu.“
S předmětným rozhodnutím odvolacího soudu souhlasím do té míry, že by akciová společnost měla mít možnost neuveřejnit na svých internetových stránkách ty údaje z pozvánky, které by mohly kolidovat kupř. právě s ochranou osobních údajů, obchodním tajemstvím (srov. § 359 ZOK) apod. Ust. § 406 odst. 1 ZOK nelze totiž vykládat mechanicky (tj. toliko gramaticky), nýbrž je třeba sledovat jeho smysl a účel, který tkví v informování akcionářů o pořadu valné hromady a jeho jednotlivých bodech a nikoliv veřejnosti (v této souvislosti srov. také § 7 odst. 5 připravované novely ZOK: „Informace určená pouze společníkům se považuje za uveřejněnou na internetových stránkách i v případě, že dálkový přístup k takové informaci je umožněn pouze společníkům.“).
Vždy je však třeba trvat na tom (a zde se se závěry Vrchního soudu v Praze rozcházím), aby byly tyto informace zpřístupněny akcionářům takovým způsobem, který je nebude nedůvodně omezovat v možnostech účastnit se valné hromady (srov. § 406 odst. 1 in fine ZOK), přičemž mám za to, že uložení smluv o výkonu funkce v sídle společnosti takovým faktickým omezením je. Jsem si přitom samozřejmě vědom toho, že zákon o obchodních korporacích na řadě míst počítá s tím, že určité dokumenty se akcionářům zpřístupní v sídle společnosti (§ 312, § 379 odst. 1, § 384 odst. 1, § 408 odst. 2 ZOK). Tento způsob seznámení akcionářů s určitými podklady je však nutné (dle mého soudu) vykládat restriktivním způsobem (srov. analogicky § 407 odst. 3 připravované novely ZOk: „Je-li na pořadu jednání valné hromady změna stanov, musí pozvánka na valnou hromadu obsahovat alespoň stručný a výstižný popis a odůvodnění navrhovaných změn stanov. Úplný návrh změny stanov představenstvo nebo správní rada uveřejní spolu s pozvánkou na valnou hromadu na internetových stránkách společnosti a společnost umožní každému akcionáři, aby ve lhůtě uvedené v pozvánce na valnou hromadu nahlédl v sídle společnosti zdarma do návrhu změny stanov; na toto právo musí být akcionář upozorněn v pozvánce na valnou hromadu.“).
Nelze totiž připustit, aby akcionáři museli vynakládat dodatečné úsilí (čas, finanční prostředky apod.) k tomu, aby se sami museli dostavit do sídla společnosti a v dokumentech zde uložených pátrat, o čemž vlastně má valná hromada rozhodovat, když návrh usnesení „Valná hromada schvaluje smlouvu o výkonu funkce člena statutárního orgánu předloženou představenstvem.“ je de facto nic neříkající.
Statutární orgán by měl proto zajistit takové řešení, které by na jednu stranu eliminovalo přístup k těmto důvěrným informacím nepovolaným osobám a na druhé straně, které by nekladlo akcionářům neodůvodněné překážky v účasti na valné hromadě. Je totiž evidentní, že zejména minoritní akcionáři si dvakrát rozmyslí, zdali se vydají zkoumat podklady k valné hromadě ze svého bydliště do sídla společnosti či nikoliv.
Ke stejnému závěru dospěl Nejvyšší soud v usnesení sp. zn. 27 Cdo 3885/2017, ze dne 27. 3. 2019: „Z řečeného se podává, že pozvánka na valnou hromadu může být v závislosti na konkrétních okolnostech (pořadu jednání, typu záležitostí, které mají být projednány, poměrech dané společnosti atd.) značně obsáhlá. Např. má-li valná hromada rozhodovat o změně stanov společnosti, musí pozvánka obsahovat – jakožto součást návrhu usnesení valné hromady – celé znění navrhovaných změn stanov (nestačí tudíž do pozvánky uvést toliko charakteristiku podstaty navrhovaných změn stanov, jak to umožňovalo ustanovení § 184a odst. 6 obch. zák.). Je-li přitom navrhovaná změna stanov rozsáhlá, lze (zpravidla pro přehlednost) text změny stanov pojmout do samostatné přílohy, jež bude součástí pozvánky, a v návrhu usnesení uvést, že valná hromada schvaluje změnu stanov ve znění uvedeném v (konkrétní) příloze. Obdobně, schvaluje-li valná hromada účetní závěrku či smlouvu o výkonu funkce, musí být účetní závěrka či schvalovaná smlouva součástí návrhu usnesení, přičemž je lze – zejména pro lepší přehlednost – umístit do samostatné přílohy pozvánky (jež bude součástí pozvánky a na niž se odkáže v textu návrhu usnesení)… Obě formy (podoby) pozvánky na valnou hromadu (tj. pozvánka uveřejněná na internetových stránkách a pozvánka rozesílaná akcionářům, popř. oznamovaná jiným způsobem nahrazujícím písemnou pozvánku) by zásadně měly být identické. Nicméně je-li pozvánka v konkrétním případě s ohledem na zákonné náležitosti obsáhlá (zpravidla s ohledem na počet a rozsah příloh), společnost ji může v plném rozsahu (tj. včetně všech příloh) uveřejnit toliko na svých internetových stránkách a v písemné pozvánce (rozesílané akcionářům), popř. ve formě ji nahrazující, ohledně rozsáhlejších částí pozvánky odkázat na pozvánku uveřejněnou na internetových stránkách. Takto lze např. odkázat na účetní závěrku, na znění rozsáhlejších návrhů změn stanov či smluv, jež má valná hromada schvalovat. Takový postup bude zpravidla pro společnost méně nákladný, aniž by současně odporoval shora vyloženému účelu právní úpravy svolání valné hromady (opačný závěr odůvodněný specifickými okolnostmi však nelze zcela vyloučit).“
JUDr. Vladimír Janošek,
advokát
trvale spolupracující s ARROWS advokátní kancelář, s.r.o.
V Jámě 699/1
110 00 Praha 1
Tel.: +420 731 773 563
e-mail: janosek@arws.cz
© EPRAVO.CZ – Sbírka zákonů, judikatura, právo | www.epravo.cz
