Paralýza valných hromad od 1. 1. 2014?

Zastoupení na valné hromadě a při rozhodování jediného společníka dle současné úpravy

V současné době obchodní zákoník stanoví, že o některých důležitých rozhodnutích valné hromady, resp. jediného společníka, musí být pořízen notářský zápis (např. v případě změny zakladatelského dokumentu nebo zvýšení základního kapitálu).

Ačkoli zákon neurčuje pro plnou moc k zastoupení v těchto úkonech zvláštní náležitosti (např. úřední ověření podpisu zmocnitele nebo formu notářského zápisu), v praxi notáři obvykle vyžadují úřední ověření podpisu zmocnitele. Došlo-li k ověření podpisu v zahraničí, je většinou vyžadována též ověřovací doložka (apostila) nebo vyšší ověření (superlegalizace). Splnění těchto požadavků ve většině případů nezpůsobovalo společníkům významné obtíže.

Zastoupení dle nového občanského zákoníku

Nový občanský zákoník (NOZ) však stanoví obecné pravidlo, že „vyžaduje-li se pro právní jednání zvláštní forma, udělí se v téže formě i plná moc“. Dle našeho názoru z citovaného ustanovení vyplývá následující:

má-li být právní jednání učiněno ústně, není nutné udělit plnou moc písemně (nicméně v zájmu jistoty a předcházení sporům o rozsahu zmocnění lze doporučit udělení písemné plné moci i v tomto případě);
má-li být právní jednání písemné, musí být plná moc udělena písemně;
má-li být právní jednání písemné s ověřeným podpisem, musí být plná moc udělena písemně s ověřeným podpisem (je otázkou, nakolik lze požadavek ověřeného podpisu považovat u právního jednání za zvláštní formu, nicméně v zájmu jistoty to lze doporučit);
má-li být právní jednání ve formě veřejné listiny, musí být plná moc udělena ve formě veřejné listiny. Je-li tedy zákonem výslovně požadována forma notářského zápisu jako jednoho z typů veřejných listin, musí být plná moc udělena ve formě notářského zápisu.

Plná moc při zastupování jediného společníka a pro účast na valné hromadě

V případě rozhodování nejvyššího orgánu v jednočlenné společnosti činí rozhodnutí jediný společník. Má-li být třetí osoba zmocněna, aby za jediného společníka učinila rozhodnutí vyžadující formu notářského zápisu (např. advokát zmocněný k provedení změny společenské smlouvy), máme za to, že nelze výše uvedené ustanovení NOZ o jednotě formy jednání a plné moci vyložit jinak, než že plná moc musí být udělena ve formě notářského zápisu.

V případě rozhodování valné hromady v obdobných případech se přikláníme k názoru, že plná moc ve formě notářského zápisu by neměla být vyžadována a bude postačovat písemná plná moc. Názor opíráme zejména o výslovné ustanovení zákona o obchodních korporacích (ZOK) stanovící, že pokud se společník účastní valné hromady v zastoupení, „plná moc musí být udělena písemně“. Toto ustanovení, které lze považovat za speciální vůči výše citovanému ustanovení NOZ o formě plné moci, přitom nerozlišuje, zda se o rozhodnutí notářský zápis pořizuje, nebo ne. Nelze však vyloučit, že se uvedený názor v praxi neprosadí a převládne výklad směrem k nutnosti absolutní jednoty mezi formami právního jednání a příslušné plné moci, tedy i pokud jde o nutnost dodržet formu notářského zápisu pro plnou moc. Mimo to však vyvstává i otázka, proč činit rozdíl mezi zastoupením při rozhodování jediného společníka, kdy je plná moc ve formě notářského zápisu potřeba, a při zastoupení na valné hromadě, kdy by vyžadována nebyla. Dle našeho názoru by však bylo možné vyhnout se notářskému zápisu u společnosti s ručením omezeným zcela, a to přijetím rozhodnutí valné hromady per rollam, tj. vyjádřením (hlasováním) společníka mimo jednání valné hromady – v takovém případě zákon výslovně požaduje „pouze“ úředně ověřené podpisy a notářský zápis není vůbec potřeba.

Domníváme se, že nová legislativa tak přináší výrazné zpřísnění požadavků na formu plné moci v případě zastoupení při rozhodnutí jediného společníka a nezanedbatelné nejasnosti a rizika při zastoupení na valné hromadě, má-li být o přijatém rozhodnutí vyhotovován notářský zápis.

Zahraniční osoba jako jediný společník

V souvislosti s výše uvedeným vyvstává také důležitá otázka, jak v těchto případech postupovat při udělení plné moci, pokud je společníkem zahraniční osoba: je plná moc vyhotovená ve formě notářského zápisu v souladu s cizím právním řádem pro účely NOZ a ZOK dostatečná a použitelná?

Výkon notářství je považován za veřejnou činnost, ve které notář vykonává pravomoci státu, a jestliže zákon pro nějaký právní úkon předepisuje formu notářského zápisu nebo stanoví, že nějaká skutečnost musí být osvědčena notářským zápisem, míní tím notářský zápis podle českého notářského řádu pořízený českým notářem, a nikoliv notářský zápis podle zahraničních úprav.

S ohledem na argument teritoriálního omezení výkonu státní moci považujeme za velmi problematickou akceptaci plné moci ve formě notářského zápisu sepsaného v souladu s cizím právním řádem. Ze stejného důvodu není možné, aby notář provedl zápis mimo území ČR.

Závěr

Z výše uvedeného plyne, že počínaje 1. lednem 2014 bude proces rozhodování jediného společníka v nejdůležitějších záležitostech podstatně ztížen. Zda se zvýšené požadavky na formu plné moci uplatní také při zastupování společníků na valné hromadě, nebylo dosud vyjasněno, a existují zde proto nezanedbatelná rizika. V situaci, kdy jediným společníkem je zahraniční osoba, může dojít až k paralýze rozhodování v působnosti nejvyššího orgánu, když zákon de facto vyžaduje, aby oprávněné zahraniční osoby podepisovaly za společníka na území České republiky.

Pokud nebude možné zajistit osobní účast společníků, doporučujeme uspořádat valnou hromadu, popřípadě realizovat rozhodnutí jediného společníka v její působnosti, ještě před koncem roku 2013, a to případně i s odloženou účinností.

Dle našich informací Ministerstvo spravedlnosti ČR připravuje výkladové stanovisko adresované odborné veřejnosti k této problematice spolu s navrhovaným řešením. S napětím očekáváme právní argumenty ministerstva, zejména s ohledem na relativně jednoznačné znění zákona. Již nyní však, bez znalosti obsahu stanoviska, doporučujeme pečlivě zkoumat možná rizika pro případ, že soudy nebudou v budoucnu považovat argumenty ministerstva za správné. Dle našeho názoru je z uvedených důvodů nutná legislativní změna.

Radim Polanský