Podpis oprávněné úřední osoby na písemném vyhotovení originálu rozhodnutí
V praxi se čím dál častěji objevuje otázka ze strany správních orgánů, které vedou správní řízení a vydávají správní rozhodnutí, zda prvopis písemného vyhotovení rozhodnutí podle § 69 správního řádu[1], který zůstává součástí spisu (dále jen „originál rozhodnutí“), musí obsahovat vlastnoruční podpis oprávněné úřední osoby, či zda je možné použít osobní podpisové razítko, využívající grafické znázornění vlastnoručního podpisu této osoby (tzv. faksimile podpisu).
Podpis oprávněné úřední osoby je jednou z povinných náležitostí rozhodnutí, stanovených v ustanovení § 69 odst. 1 správního řádu. K těmto náležitostem dále patří výslovné označení správního aktu za "rozhodnutí", označení správního orgánu, který rozhodnutí vydal, číslo jednací, datum vyhotovení, otisk úředního razítka, jméno, příjmení, funkce nebo služební číslo a podpis oprávněné úřední osoby.
Správní řád rozlišuje písemné rozhodnutí na originální vyhotovení rozhodnutí, které zůstává součástí spisu (§ 75 odst. 1 správního řádu) a stejnopis písemného vyhotovení rozhodnutí (dále jen „stejnopis rozhodnutí“), který se doručuje účastníkům správního řízení (§ 72 odst. 1 správního řádu). Originál rozhodnutí musí být opatřen podpisem oprávněné úřední osoby. Na stejnopisu rozhodnutí je pak možné podpis oprávněné úřední osoby nahradit doložkou "vlastní rukou" nebo zkratkou "v. r." u příjmení oprávněné úřední osoby a doložkou "Za správnost vyhotovení:" s uvedením jména, příjmení a podpisu úřední osoby, která odpovídá za písemné vyhotovení rozhodnutí. Smyslem tohoto nahrazení je pravděpodobně snížit administrativní zátěž při podepisování stejnopisů rozhodnutí oprávněnou úřední osobou v případech, kdy se doručují stejnopisy rozhodnutí více účastníkům řízení.
Správní orgány resp. oprávněné úřední osoby mají vůli osobním podpisovým razítkem nahrazovat vlastnoruční podpis oprávněné úřední osoby na originálu rozhodnutí, které zůstává součástí spisu. Je však otázkou, zda je takové řešení právně možné a zda takové nahrazení vlastnoručního podpisu nebude mít za následek nicotnost rozhodnutí.
Správní řád ve svých ustanoveních, ve kterých hovoří o podpisu, výslovně neupravuje, že podpis na dané písemnosti musí být vlastnoruční. Z absence daného ustanovení však nelze dovodit, že vlastnoruční podpis může být nahrazen jinou formou podpisu např. otiskem osobního podpisového razítka.
Vlastnoruční podpis (např. podpis na podání dle ustanovení § 37 odst. 2 správního řádu) je povinnou náležitostí podání, neboť mimo jiné identifikuje osobu, která podání činí.
Podpis představuje ručně psaný identifikační znak (obvykle jméno a příjmení) osoby, která se na podání vlastnoručně podepisuje. Vlastnoruční podpis má tři základní funkce – označovací (označuje toho, kdo učinil právní úkon), deklarační (potvrzuje, že kdo právní úkon učinil, jej skutečně učinit chtěl) a důkazní (podpis je projevem vůle a ověřením totožnosti jednajícího).
Vlastnoruční podpis na rozhodnutí by měl zajišťovat, že dané rozhodnutí je skutečně „projevem vůle“ příslušného správního orgánu, neboť lze předpokládat, že oprávněná úřední osoba, která rozhodnutí vlastnoručně podepsala, se s jeho obsahem dostatečně důkladně seznámila a dané připojením podpisu stvrzuje. Mnohem důležitější je tedy skutečnost, zda oprávněná úřední osoba se s obsahem rozhodnutím, které podepisuje, fakticky seznámila, než skutečnost, zda na originál rozhodnutí tato osoba připojila svůj vlastnoruční podpis nebo otisk osobního podpisového razítka.
Nejvyšší správní soud (v rozhodnutí č.j. 2 Azs 5/2004 – 48) uvedl, že „rozhodnutí správního orgánu není nicotné bez přistoupení dalších okolností jen proto, že není podepsáno oprávněnou osobou, a to ani pokud jde o prvopis rozhodnutí založený ve správním spise. Toto rozhodnutí bylo sice vydané za účinnosti předchozího správního řádu[2], nicméně jeho závěry jsou použitelné i dnes. Proto lze konstatovat, že chybějící vlastnoruční podpis na originálu rozhodnutí nepůsobí sám o sobě nicotnost rozhodnutí.
Na druhou stranu by se o nicotnost rozhodnutí mohlo jednat tehdy, pokud by absence podpisu oprávněné úřední osoby odrážela skutečnost, že rozhodnutí bylo vydáno bez vědomí oprávněné úřední osoby.
Závěrem lze shrnout, že podpis na originálu rozhodnutí by měl být podpisem vlastnoručním. Pokud by nicméně originál rozhodnutí vlastnoruční podpis oprávněné úřední osoby neobsahoval, neměla by zřejmě tato skutečnost automaticky vést k závěru, že rozhodnutí je v důsledku toho vadné, nebo nicotné.
Mgr. Michaela Fedrová,
2. ročník doktorského studia na Právnické fakultě UK v Praze
--------------------------------------------------------------------------------
[1] Zákon č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů
[2] Zákon č. 71/1967 Sb, správní řád
© EPRAVO.CZ – Sbírka zákonů, judikatura, právo | www.epravo.cz
