Rozhodování per rollam ve světle novely zákona o obchodních korporacích

V tomto článku, který je prvním ze série článků naší advokátní kanceláře o zmiňované novele ZOK, bychom Vám chtěli blíže přiblížit právě změny, které novela přináší ve vztahu k přijímání rozhodnutí valné hromady mimo její zasedání (per rollam).
 

Současná právní úprava

Podle stávajícího § 175 a násl. ZOK je možné přijmout rozhodnutí mimo zasedání valné hromady společnosti s ručením omezeným (per rollam), nevyloučí-li to společenská smlouva. Pokud ZOK vyžaduje, aby rozhodnutí valné hromady bylo osvědčeno veřejnou listinou, postačuje nyní, aby byl úředně ověřen podpis společníků na jejich vyjádření (tzv. hlasovacím lístku). Rozhodne-li se společnost využít rozhodování per rollam, může proběhnout změna společenské smlouvy bez jakéhokoli zapojení notáře. V krajním případě je tak možné změnit veškerá ustanovení společenské smlouvy, aniž by notář přezkoumal soulad přijatého usnesení (tj. změny společenské smlouvy) se zákonem či se společenskou smlouvou. Dosavadní úprava rozhodování per rollam je z tohoto důvodu častým terčem kritiky, neboť nesprávně promítá příslušnou směrnici do národní právní úpravy.[2]

Častým důvodem pro přijetí rozhodnutí formou per rollam namísto svolání valné hromady bývá začasté úspora právě na nákladech za sepsání notářského zápisu. Při rozhodování per rollam spočívají náklady pouze v poplatku za ověření podpisu každého společníka, což je v případě méněčlenných společností prakticky zanedbatelná částka.

Úprava rozhodování per rollam v případě akciové společnosti obsažená v § 418 a násl. ZOK již nyní vyžaduje, aby rozhodnutí akcionáře mělo formu veřejné listiny, pokud ZOK vyžaduje, aby rozhodnutí valné hromady bylo osvědčeno veřejnou listinou. Z tohoto důvodu není v akciových společnostech rozhodování per rollam příliš časté, pokud je vyžadována forma notářského zápisu.

Nová právní úprava

Navrhované znění § 175 odst. 3 ZOK (a obdobně § 419 odst. 2 ZOK pro akciové společnosti)[3] výslovně stanoví, že „návrh rozhodnutí per rollam musí mít formu veřejné listiny; v takovém případě se společníkům zasílá kopie veřejné listiny o návrhu rozhodnutí. Ve vyjádření společníka se uvede i obsah návrhu rozhodnutí valné hromady, jehož se vyjádření týká; podpis na vyjádření musí být úředně ověřen. Ustanovení § 172 odst. 1 se použije obdobně.“ Z předmětného ustanovení je zřejmé, že zůstává zachován požadavek na úřední ověření podpisu společníka na jeho vyjádření. Nová úprava bude ale navíc vyžadovat, aby byl ve formě notářského zápisu pořízen návrh rozhodnutí rozesílaný společníkům. Následně má být o průběhu rozhodování per rollam pořízen další notářský zápis.

Vyžaduje-li rozhodnutí valné hromady formu notářského zápisu, počítá nová právní úprava s dvoufázovým postupem. V první fázi bude vyhotoven notářský zápis o návrhu rozhodnutí per rollam, jehož kopie bude rozeslána společníkům. Společníci se mohou k navrženému rozhodnutí vyjádřit, přičemž jejich podpis musí být úředně ověřen. V druhé fázi předloží osoba, která návrh společníkům rozeslala, notáři potřebné listiny a jiné podklady, aby tento mohl v dalším notářském zápisu ověřit přijetí rozhodnutí.

S novým požadavkem ZOK na formu návrhu na rozhodnutí per rollam a potřebu notářského zápisu o rozhodování per rollam koreluje také novela notářského řádu[4]. V § 80i notářského řádu budou s účinností k 1. 1. 2021 zavedeny nové „druhy“ notářských zápisů: (i) notářský zápis o návrhu rozhodnutí, které má být přijato mimo zasedání orgánu právnické osoby, a (ii) notářský zápis o rozhodování mimo zasedání orgánu právnické osoby. V § 80j a § 80k notářského řádu jsou uvedeny obsahové náležitosti jednotlivých notářských zápisů, které vycházejí z dosavadní právní úpravy notářských zápisů o právním jednání a o rozhodnutí orgánu právnické osoby se zohledněním specifik vyplývajících z povahy rozhodování per rollam (např. prohlášení organizátora rozhodování per rollam o tom, že byl návrh rozhodnutí per rollam zaslán všem společníkům).

Výše uvedený postup pro přijetí rozhodnutí per rollam se obdobně uplatní také v případě akciových společností. Novela ZOK tak sjednocuje doposud odlišnou právní úpravu rozhodování per rollam u kapitálových společností. Zásadní odlišnost nicméně nadále zůstává v tom, že stanovy akciové společnosti musí rozhodování per rollam výslovně připustit, zatímco u společnosti s ručením omezeným je rozhodování per rollam přípustné automaticky.

Nedodržení formy notářského zápisu

V souvislosti se zavedením nových formálních požadavků na rozhodování per rollam upravuje novela ZOK také následky pro případ jejich nedodržení. Důvodová zpráva k novele ZOK přitom vychází z toho, že „[j]akkoliv to není z ustanovení směrnice zcela zřejmé, její smysl a účel vyžaduje, aby rozhodnutí, která nebudou „úředně ověřena“ (tj. nebudou osvědčena notářským zápisem), neměla právní účinky.“[5]

Uvedený závěr se v novele promítá do § 45 odst. 3 ZOK, který nově stanoví, že není-li rozhodnutí orgánu obchodní korporace v případech vyžadovaných zákonem osvědčeno veřejnou listinou sepsanou nejpozději do 60 dnů ode dne jeho přijetí, nemá právní účinky.

Na škodu věci novela používá (nejen na tomto místě) obratu „právní účinky“, který je v současném znění ZOK obsažen pouze v § 601 v souvislosti s účinností převodu družstevního podílu vůči družstvu. Z důvodové zprávy plyne, že „[novela] stanoví pouze důsledky absence notářského zápisu a neřeší, z jakého důvodu tomu tak je, tj. zda je rozhodnutí zdánlivé či neplatné.“[6] Ačkoli tedy novela a důvodová zpráva k ní nechává otevřené, zda neexistence právních účinků představuje neplatnost či zdánlivost rozhodnutí, domníváme se, že při absenci notářského zápisu je dané rozhodnutí zdánlivé. Pokud by snad teorie v tomto případě naopak dovodila neplatnost, mělo by se podle našeho názoru jednat o neplatnost absolutní.

Novela zavádí „ochrannou“ 60denní lhůtu, v rámci níž může být požadovaná forma notářského zápisu dodatečně splněna. Důvodem je běžná praxe, že ačkoli je notář na usnášení orgánu přítomen, nevyhotoví notářský zápis okamžitě, ale až s několikadenním zpožděním. Zdánlivost rozhodnutí tak nastává až uplynutím 60 dní po jeho přijetí a pouze za předpokladu, že v této lhůtě nebude notářský zápis vyhotoven.

Lze jen uvítat, že dochází ke sjednocení právních následků v případě nedodržení předepsané formy notářského zápisu v režimu ZOK, a to pomocí obecně platného ustanovení. Bohužel ZOK doposud nezná pojem „nemá právní účinky“, čímž se podle našeho názoru zbytečně otevírá prostor pro právní nejistotu.

Význam nového § 45 odst. 3 ZOK nicméně dalece přesahuje rozhodování per rollam, což ostatně přiznává také důvodová zpráva. Uvedené ustanovení se totiž neaplikuje pouze na rozhodnutí nejvyššího orgánu obchodní korporace, ale rovněž na rozhodnutí volených orgánů (např. i rozhodnutí představenstva podle § 515 odst. 1 ZOK). Podle důvodové zprávy se toto ustanovení použije také na rozhodnutí jediného společníka či akcionáře v působnosti nejvyššího orgánu, pokud by takové rozhodnutí nebylo vyhotoveno ve formě notářského zápisu.

Přechodná ustanovení

Nové požadavky ohledně formy na rozhodování per rollam, vyžaduje-li zákon formu notářského zápisu, se uplatní od účinnosti novely, tj. od 1. 1. 2021. Podle přechodných ustanovení se nicméně nadále použijí dosavadní právní předpisy, pokud bylo přede dnem nabytí účinnosti novely učiněno právní jednání vedoucí k rozhodnutí orgánu obchodní korporace.

V případě rozhodování per rollam je právním jednáním vedoucím k rozhodnutí rozeslání návrhu rozhodnutí per rollam společníkům či akcionářům. Bude-li návrh rozeslán společníkům společnosti s ručením omezeným před koncem tohoto roku, bude možné přijmout změnu (celé) společenské smlouvy bez zvýšených nákladů na odměnu notáře.

Závěr

Lze uzavřít, že novelou rozhodování per rollam bude konečně řádně transponována směrnice o obchodních společnostech a že bude zajištěna kontrola zákonnosti přijatých rozhodnutí v případech, kdy zákon vyžaduje pro dané rozhodnutí formu notářského zápisu. Na druhou stranu se domníváme, že v těchto případech dojde k útlumu ve využívání rozhodování per rollam, a to právě z důvodu zvýšené administrativní a finanční zátěže.

Kladně lze zhodnotit sjednocení úpravy per rollam v kapitálových společnostech. Obdobně lze zhodnotit také obecnou úpravu následků v případech, kdy rozhodnutí orgánu obchodní korporace nebylo učiněno v zákonem předepsané formě notářského zápisu. Pro tyto případy bohužel novela zavádí doposud neznámé „nemá právní účinky“, což podle našeho názoru může vyvolat určité výkladové potíže.

Mgr. Martin Heinzel,
advokát

Mgr. Jakub Málek,
partner
 

PEYTON legal advokátní kancelář s.r.o.

Futurama Business Park
Sokolovská 668/136d
186 00 Praha 8 – Karlín

Tel.:      +420 227 629 700
E-mail:   info@plegal.cz