Služební cesta: Na jaké náhrady máte nárok?

Služební cesta vlastním automobilem je pro zaměstnance výhodná. Dostane proplaceno 3,80 Kč za každý ujetý kilometr plus cenu projetého benzinu. K žádosti o proplacení nákladů na cestu by měl doložit kopii velkého technického průkazu a doklad od čerpací stanice.

Co je pracovní cesta?

Pracovní cestou se rozumí doba od nástupu zaměstnance na cestu k výkonu práce do jiného místa, než je jeho pravidelné pracoviště, doba výkonu práce v tomto místě a doba návratu zaměstnance z této cesty.

Poskytování náhrad výdajů při pracovních cestách a při změnách místa výkonu práce je upraven pro všechny zaměstnavatele v zákoně 119/1992 Sb. o cestovních náhradách.

Zaměstnanci vyslanému na pracovní cestu přísluší:

1. Náhrada prokázaných jízdních výdajů
2. Náhrada prokázaných výdajů na ubytování
3. Stravné
4. Náhrada prokázaných vedlejších výdajů
5. Náhrada prokázaných jízdních výdajů za cesty k návštěvě rodiny, trvá-li pracovní cesta delší dobu.

1. Jízdné

Pokud zaměstnanec použije při pracovní cestě hromadný dopravní prostředek, předkládá k proplacení jízdenky. Pokud se dohodne se zaměstnavatelem, že použije soukromé motorové vozidlo, přísluší mu za každý jeden km jízdy sazba základní náhrady a náhrada za spotřebované pohonné hmoty. Sazba základní náhrady za 1 km jízdy činí 3,80 Kč.

Při výpočtu výše náhrady za spotřebované pohonné hmoty se vychází z ceny pohonné hmoty prokázané zaměstnancem (dokladem od čerpací stanice). Pokud zaměstnanec doklad nemá, použije se vyhláška 647/2004 Sb., která stanoví průměrnou cenu pohonné hmoty.
Spotřeba vozidla se vypočte aritmetickým průměrem hodnot spotřeb uvedených ve velkém technickém průkazu vozu. Díky jednotné základní náhradě je zákonné jízdné za použití soukromého motorového vozidla výhodné pro majitele malých automobilů s nízkou spotřebou. Zaměstnavatel může se zaměstnancem sjednat poskytování náhrady za použití silničního motorového vozidla ve výši ceny jízdenky hromadného dopravního prostředku v případě, že vyšle zaměstnance na služební cestu vlakem nebo autobusem, ale zaměstnanec raději pro větší pohodlí jede svým vozem.

Příklad náhrady jízdného

Zaměstnanec ujel vlastním automobilem 550 km. Spotřeba podle velkého technického průkazu: městský provoz – 7,5 l/100 km, mimo město – 6,8 l /100 km, dálnice – 5,9 l/100 km.

Výpočet:
(7,5 + 6,8 + 5,9 / 3) = 6,73
6,73/100 = 0,0673 litru na 1 km
550 x 0,0673 = 37,01 litrů celkem.

Náhrada za PHM: 37,01 x 27,40 (benzin 95 super) = 1 014 Kč
Základní náhrada: 3,80 x 550 = 2 090 Kč

Náhrada celkem: 3 104 Kč.

Odpovědnost za škodu na vozidle

Ve svém vlastním zájmu by zaměstnanec neměl vyjíždět na pracovní cestu bez řádně vyplněného a zaměstnavatelem schváleného cestovního příkazu. V opačném případě by zaměstnavatel mohl, pokud dojde k dopravní nehodě a vzniku škody, prohlásit, že jej na žádnou pracovní cestu nevyslal a vyhne se tak odpovědnosti za škodu.

V případě, že zaměstnavatel určí jako způsob dopravy autobus nebo vlak, ale zaměstnanec použije soukromé vozidlo a dojde ke vzniku škody na něm, zaměstnavatel za vzniklou škodu neodpovídá. Zaměstnavatel bude hradit škodu na vozidle zaměstnance pouze tehdy, pokud ji zavinil někdo jiný než zaměstnanec. Zaměstnavatel tak nehradí například škodu způsobenou odhozením kamínku do skla vozu protijedoucím řidičem. Zaměstnanec musí škodu vymáhat na pojišťovně nebo na protijedoucím řidiči.

Kdo zaplatí škodu?

Zaměstnanec jel na služební cestu vlastním automobilem, zaměstnavatel s tím souhlasil. Cestou zaměstnanec auto naboural a způsobil si tak škodu. Kdo mu ji zaplatí?

Jestliže zaměstnavatel dal opravdu souhlas a řádně vyplněný cestovní příkaz, má ze zákona povinnost uhradit zaměstnanci vzniklou škodu. Zaměstnavatel by měl být sám pojištěn a z tohoto pojištění škodu hradit. Zaměstnavatel také může od zaměstnance vyžadovat, aby si soukromě sjednal u svého automobilu havarijní pojištění, chce-li jezdit na služební cesty. Ovšem pozor, zaměstnavatel se může zprostit odpovědnosti za škodu na vozidle, pokud byl zaměstnanec opilý nebo při jízdě nedodržel pravidla silničního provozu.

Jízdní výdaje k návštěvě rodiny

Zaměstnanci přísluší náhrada prokázaných jízdních výdajů za cesty k návštěvě rodiny do místa trvalého pobytu rodiny, trvá-li pracovní cesta více než sedm po sobě následujících kalendářních dnů, a to každý týden. V kolektivní smlouvě nebo v pracovní smlouvě, může být dohodnuta tato náhrada za delší dobu, nejdéle však za jeden měsíc.

Vedlejší výdaje

Nutnými vedlejšími výdaji jsou například parkovné, telefonní hovory, dálniční poplatky, havarijní pojištění. Také tyto výdaje je zaměstnanec povinen prokázat dokladem o úhradě. Pokud se tak nestane, záleží pouze na zaměstnavateli, jestli mu je uzná a proplatí.
Požádá-li zaměstnanec o poskytnutí zálohy na náhrady, je zaměstnavatel povinen mu toto zálohu do výše předpokládané náhrady poskytnout. Zálohu lze řešit zapůjčením platební karty zaměstnavatele.

Lhůty pro uplatnění

Zaměstnanec je povinen do deseti pracovních dnů po dni ukončení pracovní cesty předložit zaměstnavateli písemné doklady potřebné k vyúčtování pracovní cesty a též vrátit nevyúčtovanou zálohu. Zaměstnavatel je povinen do deseti pracovních dnů ode dne předložení písemných dokladů provést vyúčtování pracovní cesty zaměstnance a uspokojit jeho nároky.

Zahraniční pracovní cesta

Zaměstnavatel se dohodne se zaměstnancem na poskytování náhrad za cesty k návštěvě rodiny do místa trvalého pobytu. Neplatí zde ustanovení o poskytnutí náhrady jízdného každý týden, pokud trvá pracovní cesta více než sedm dní. Pokud zaměstnanec na pracovní cestě ujede v zahraničí vlastním automobilem alespoň 350 km, náleží mu náhrada za používání soukromého vozidla v cizí měně.

2. Stravné

Vyslal vás zaměstnavatel na služební cestu? Nezapomeňte si nechat proplatit stravné. V případě tuzemských cest dostanete minimálně 58 Kč za den u jednodenních a 138 za den u vícedenních.

Výši stravného určuje zaměstnavatel v rámci rozpětí stanoveného v zákoně o cestovních náhradách. Může být sjednána v kolektivní smlouvě, vnitřním předpisu firmy nebo v pracovní smlouvě, vždy nejméně ve výši dolní hranice stanovené zákonem. Za jednodenní pracovní cestu na území České republiky náleží zaměstnanci stravné ve výši minimálně 58 Kč (trvala-li cesta 5-12 hodin), nebo 88 Kč (trvala-li cesta 12-18 hodin). U vícedenních pracovních cest činí nárok na stravné minimálně 138 Kč za kalendářní den. Nižší denní sazby stravného při pracovní cestě mohou dostávat zaměstnanci, u nichž častá změna pracoviště vyplývá z povahy povolání. Toto musí být sjednáno v pracovní smlouvě.

Bez stravenek

Pokud zaměstnavatel zabezpečí zaměstnanci bezplatné stravování, stravné už neposkytuje. Zabezpečí-li bezplatné stravování částečně, stravné se úměrně krátí. Výhody zaměstnance na pracovišti a na pracovní cestě nelze kumulovat. Je-li vyslán na pracovní cestu, ztrácí nárok na dotovanou stravenku, ať už v závodní jídelně, nebo restauračním zařízení mimo pracoviště. Znemožní-li zaměstnavatel vysláním na pracovní cestu, která trvá méně než pět hodin, zaměstnanci stravovat se obvyklým způsobem, může mu poskytnout stravné až do výše 58 Kč. V zákoně je uvedeno “může”, tudíž nemusí.

Nárok na stravné

Za každý kalendářní den pracovní cesty na území ČR přísluší zaměstnanci stravné, které činí:

• 58 Kč až 69 Kč, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin,
• 88 Kč až 106 Kč, trvá-li pracovní cesta 12 až 18 hodin,
• 138 Kč až 165 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.

Stravné při zahraniční pracovní cestě

Při zahraniční pracovní cestě přísluší zaměstnanci stravné v cizí měně. Výše stravného je stanovena vyhláškou, kterou každoročně stanoví Ministerstvo financí (pro rok 2005 vyhl. 647/2004 Sb.). Zaměstnavatelé mohou poskytovat zaměstnancům stravné nižší, než je stanovená základní sazba stravného, nejvýše však o 25 %, pokud tuto možnost sjednají v kolektivní smlouvě, vnitřním předpisu nebo v pracovní smlouvě.

Stravné podle státu

Stravné v cizí měně ve výši základní sazby stravného (viz tabulka zemí – vyhl. 613/2004 Sb.) přísluší zaměstnanci, pokud doba zahraniční pracovní cesty strávená mimo území České republiky trvá v kalendářním dni déle než dvanáct hodin. Trvá-li tato doba dvanáct a méně hodin, přísluší zaměstnanci stravné ve výši, která se určí násobkem dvanáctiny poloviční výše základní sazby stravného a počtu celých hodin zahraniční pracovní cesty strávených mimo území České republiky. Za dobu zahraniční pracovní cesty strávenou mimo území České republiky, která trvá méně než jednu hodinu, stravné v cizí měně nepřísluší.

Kapesné a záloha

Zaměstnavatel může zaměstnancům při zahraniční pracovní cestě poskytovat vedle stravného kapesné v cizí měně do výše 40 % stravného. Zaměstnavatel je povinen poskytnout zaměstnanci při zahraniční pracovní cestě zálohu v cizí měně, například formou cestovního šeku nebo zapůjčením platební karty zaměstnavatele.

Základní sazby stravného v cizí měně pro rok 2005 ve vybraných zemích

Zdroj: vyhláška 613/2004 Sb.

Zdroj: Osobní finance, Jana Bartoňková