Jak na pohledávky a elektronické platební rozkazy v advokátní praxi?
Informačních systémů pro advokáty je celá řada. Horší už je to s nabídkou systémů, které zvládají práci s běžnými spisy a zároveň efektivní práci s pohledávkami. I tady platí, že ne vše je zlato, co se třpytí.
Podle čeho tedy informační systém vybírat a jaké funkce vyžadovat? Řekneme si v rozhovoru s odborníkem na advokátní informační systémy, Janem Tkáčem.
Vy máte přehled nejen o informačních systémech, ale také o požadavcích advokátů na ně. Co je podle Vás nejčastěji řešenou problematikou pohledávek v advokátní kanceláři?
V případě běžných pohledávkových spisů jde v prvé řadě o snížení náročnosti administrativy. Příprava spisu pro platební rozkaz, která se vyznačuje pravidelnými a předem definovanými činnostmi, dnes ještě stále zabírá advokátům dost času. Práce s pohledávkami vyžaduje celkem dost kroků, které je třeba vykonávat a v dnešní době objektivně neexistuje důvod, proč by je nemohl vykonávat nějaký systém.
Je tedy práce s pohledávkami jeden z vhodných adeptů na automatizaci?
Zcela jistě. Vzhledem k jednoduché identifikaci celého procesu, toho, co a kdy je potřeba vykonat, se jedná skutečně o jednu z prvních funkcí, které je třeba automatizovat. Advokát obvykle nemá na růžích ustláno a odměnu často dostává až z úspěšných případů. Proto potřebuje být efektivní a nespotřebovávat na jednotlivé spisy moc lidské práce. Je rozhodně lepší umožnit lidem v advokátní kanceláři trávit ušetřený čas na skutečných případech a s klienty.
A je to jen o automatizaci? Nepotřebují advokáti například také získávat informace z různých rejstříků apod.?
Ano, máte pravdu. Pokud má být informační systém v pohledávkách opravdu nápomocen a reálně usnadňovat práci advokátovi, potom je třeba do automatizace samozřejmě zahrnout propojení systému například na rejstříky, zejména na ISIR – Insolvenční rejstřík a InfoSoud, bez toho by byla automatizace nebyla úplně efektivní. Hodně praktický je i výpis z CEE - Centrální evidence exekucí.
Kdybyste měl poradit, jaký systém má právník vyhledávat, poradil byste nějaký konkrétní?
Vzhledem k tomu, že vyvíjíme systém Informační systém EVOLIO, tak bych poradil samozřejmě ten, protože ten všechny hlavní požadované funkce obsahuje. Jsme v úzkém kontaktu s právníky, analyzujeme jejich praxi, identifikujeme úzká místa a na základě toho EVOLIO vyvíjíme. Automatizace pohledávkového procesu je aktuálně naše nejvyšší priorita. Hromadnými importy pohledávek počítaje a automatizovaným EPR konče.
Na začátku jste zmínil, že krom pohledávek ještě představuje velkou část práce advokáta komunikace a administrativa. Je to také věc, která se dá do určité míry automatizovat?
Dnes již určitě. Je celá řada dalších automatizovaných funkcí, které může dnes advokát na informačním systému “požadovat”. S Evoliem jsme se v oblasti pohledávek soustředili hlavně na odpovědi na EPR, které dnes zpracováváme automaticky – získáváme tak nejen číslo spisu, ale i platební údaje pro soudní poplatek a také dochází k automatickému párování dokumentů včetně stažení vyznačené doložky právní moci v InfoDokumentu.
Je nutné ale připomenout, že veškerá magie hromadného generování výzev a zpracování EPR je postavena na kvalitních datech. Při importu pohledávek máme validační funkce, ale i tak je zapotřebí mít zodpovědné lidi, kteří s daty nakládají. Odměnou je desetinásobná produktivita.
U spousty advokátních kanceláří pohledávková agenda „dožívá“, pohledávek v poslední době ubylo. Dává smysl v takovém případě nasazovat nový systém?
To je nutné posoudit individuálně, v některých případech změna nedává smysl, např. když se o pohledávky stará jeden člověk na půl úvazku. Pokud je agenda větší, už to stojí za úvahu. Pro rozhodování bych použil srovnání s vytápěním domu: I když už nevytápíme všechny místnosti, tak bez zateplení pořád vyhazujeme peníze oknem.
Co je ale důležité, při vývoji Evolia dbáme nejen na funkce, ale také na přívětivost práce s informačním systémem. Intuitivní rozhraní, velká míra přizpůsobivosti systému a neustálý posun ve funkcích právě na základě reálné zpětné vazby od advokátů umožňují rychlé zaškolení obsluhy a ve finále uspoří advokátním kancelářím další peníze.
A poslední otázka: Podporujete v EVOLIU novou formu oddlužení?
Ano, máme připravené formuláře a ulehčení administrace s oddlužením.
