Blíží se konec roku a s ním související podceňování dokumentační povinnosti
Blíží se konec roku, což je období, kdy se v rámci skupin spojených osob většinou provádí celá řada transakcí a jedná se tak většinou o velmi intenzivní období. Jak už to v praxi bývá, nejdůležitější je splnit přání zákazníků a požadované termíny. Administrativa pak často zůstává opomenuta, respektive k dokončení během klidnějšího období. V praxi se však může stát, že takové klidnější období nepřijde a související administrativa se nedodělá. To se může projevit například tak, že nejsou uloženy podklady, které jsou následně potřeba při probíhající daňové kontrole. Je to problém?
Než si odpovíme na tuto otázku, pojďme si nejprve udělat stručný přehled toho, jaké transakce mezi spojenými osobami často v období kolem konce roku probíhají. Často bývají prováděny takzvané transfer pricing adjustmenty, tedy dorovnání ziskovosti společností s omezeným funkčním a rizikovým profilem na tržně obvyklou úroveň. Počítány a následně fakturovány jsou také takzvané true-upy, tedy vyrovnání nákladů či výnosů na skutečnou úroveň v případech, kdy se objevily nějaké mimořádné vlivy či kdy docházelo k průběžné fakturaci dle plánu s následným dorovnáním na skutečnou výši. V praxi se také setkáváme s takovým nastavením vztahů mezi spojenými osobami, kdy je výše plnění v průběhu roku pouze evidována a k fakturaci dochází až právě na konci roku.
Všechny výše popsané situace jsou mezi spojenými osobami obvyklé a obecně řečeno že i akceptovatelné. Zároveň však platí, že jde většinou o vysoké částky a že mezi nezávislými obchodními partnery bychom takové transakce většinou hledali marně. Jedná se tak o určitou deviaci od tržně obvyklých vztahů a specifikum vztahů mezi spojenými osobami. Právě proto je třeba takovým transakcím věnovat náležitou pozornost. Jak už to tak bývá, ďábel je skrytý v detailu.
Podáním daňového přiznání daňový subjekt tvrdí svou daňovou povinnost v určité výši, přičemž takto tvrzená daňová povinnost má odpovídat principu tržního odstupu. To znamená, že není zkreslena transakcemi, které by byly realizovány za jiných než tržně obvyklých podmínek. Takové tvrzení je však v případě daňové kontroly potřeba správci daně doložit. Nechci radit, ale správná otázka by v tuto chvíli měla znít, jakými důkazními prostředky je možné takové tvrzení doložit.
Jednoznačná a jednoduchá odpověď na tuto otázku však neexistuje, respektive není v daňových ani jiných předpisech uvedena. Volba důkazních prostředků, kterými daňový subjekt doloží a prokáže svá tvrzení, je čistě věcí daňového subjektu. Při volbě vhodných důkazních prostředků a tedy i (ideálně průběžně) ukládaných podpůrných dokumentů, je dobré myslet na to, k čemu mají takové důkazní prostředky sloužit.
V první řadě je v případě daňové kontroly potřeba prokázat, že fakturovaná plnění mezi spojenými osobami skutečně proběhla. V druhém kroku je třeba prokázat, že ten, kdo nese náklad, získává z daného nákladu také nějaký ekonomicky racionální benefit, který se váže k jeho zdanitelným výnosům. Jako poslední krok je třeba prokázat, že cena a jiné podmínky takové prověřované transakce jsou tržně obvyklé.
Obecná shoda panuje v tom, že za dostatečné důkazní prostředky prokazující splnění výše uvedených testů nelze považovat pouze faktury a smlouvy. Smlouva je většinou výchozím dokumentem, faktura je pak samozřejmostí, protože nebýt faktury, nebylo by platby. Ale pro prokázání toho, že transakce je tržně obvyklá, je potřeba mnohem více detailů a dokumentů.
A právě doba, kdy jsou transakce realizovány anebo detailně řešeny – což, jak jsme si uvedli na začátku tohoto článku, je velmi často období kolem konce roku – je ideálním okamžikem pro tvorbu, sběr a ukládání dokumentů a výpočtů, které mohou být v budoucnu použity jako vhodné a klíčové důkazní prostředky prokazující, že daňová povinnost tvrzená v daňovém přiznání odpovídá principu tržního odstupu.
Konec roku bývá velmi hektický, takže se administrativě nepřikládá většinou takový důraz. Důležité je dokončit zakázky či projekty a vystavit faktury. Administrativu je samozřejmě možné dodělat následně, ale myslete na to, že čím delší doba uplyne od realizace daného obchodního případu či jednání, kde byly sjednány podmínky, tím hůře se konkrétní podklady získávají. V praxi je zpětné dohledání kvalitních důkazních prostředků skutečně velmi komplikované.
Pokud byste potřebovali poradit s volbou vhodných podkladů k archivaci a průvodním komentářům k nim, případně s nastavením procesu archivace takových podkladů, neváhejte se obrátit na tým našich poradců. Rádi vás nasměrujeme a pomůžeme vytipovat a uložit relevantní a dostatečné podklady.
Podporu vám dokážeme dát případně i při komunikaci se zástupci skupinových společností – a to zejména v takových případech, kdy je získání podkladů od nich obtížné. Dokumentační povinnost a související administrativu skutečně není radno podcenit.
Ing. Martin Koldinský
soudní znalec
Associate Partner
Platnéřská 2
110 00 Praha 1
Tel.: +420 236 163 111
e-mail: martin.koldinsky@roedl.com
© EPRAVO.CZ – Sbírka zákonů, judikatura, právo | www.epravo.cz
