Čtete potvrzení zasílaná soudem v návaznosti na Vaše elektronická podání?

Zasíláte soudu elektronická podání podepsaná elektronickým podpisem, ale nečtete již důkladně e-mailová potvrzení, která Vám přijdou od soudu v návaznosti na zaslaná podání? Riskujete, že přehlédnete důležité sdělení od soudu, že Vaše podání vykazuje nějaké nedostatky, a tudíž nebude vůči soudu účinné. I přístup samotných soudů nebyl v otázce ověřování elektronicky zasílaných podání konzistentní a mohlo tak snadno docházet ke zmatení podatele. Podobný případ nedávno rozhodoval Ústavní soud, který svým nálezem ze dne 28. června 2021, sp. zn. II. ÚS 671/21 konečně nastavil obecným soudům jednoznačná vodítka, jak mají postupovat při ověřování elektronicky podepsaných podání, tak, aby nebyli podatelé kráceni na svých právech.

Skutkové okolnosti řešeného případu

Stěžovatel podal dne 30. 12. 2020 prostřednictvím svého právního zástupce návrh na vydání elektronického platebního rozkazu (dále jen „Návrh“) pomocí formuláře zveřejněného Ministerstvem spravedlnosti. Návrh podepsal právní zástupce svým zaručeným elektronickým podpisem založeným na kvalifikovaném certifikátu, tj. uznávaným elektronickým podpisem. Návrh po připojení podpisu nijak neměnil, což formulář k podání Návrhu ani neumožňuje, a ihned po podpisu Návrh odeslal Okresnímu soudu v Děčíně.

Ještě toho dne stěžovatel obdržel automaticky generované e-mailové potvrzení o doručení podání, ve kterém se uvádí, že stěžovatelovo podání bylo doručeno v 15:21:30 a že bude "provedena kontrola datové zprávy ve smyslu vyhlášky 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby."

Toho samého dne stěžovatel obdržel i další automaticky generované e-mailové potvrzení o předání podání k dalšímu zpracování. Dle tohoto potvrzení bylo stěžovatelovo podání "doručené dne 30. 12. 2020 v 15:21:30 a ověřené dne 30. 12. 2020 v 15:23:47 předáno ke zpracování v 15:28:47 a byla mu přiřazena spisová značka EPR 336973/2020.“

Dle záznamu o ověření podání obsaženého ve spise proběhlo automatické ověření v 15:23:47, avšak platnost podpisu stěžovatelova advokáta nebylo možné automaticky ověřit a bylo třeba jeho ruční ověření.

V daném případě tedy proběhlo v den podání Návrhu automatické ověření platnosti elektronického podpisu, během něhož bylo zjištěno, že platnost podpisu nelze automaticky ověřit, avšak stěžovatel nebyl o této skutečnosti informován. Naopak mu byla zaslána automaticky generovaná e-mailová zpráva, podle níž bylo jeho podání "ověřeno" a předáno k dalšímu zpracování. Z této informace stěžovatel dovodil, že podaný Návrh je v pořádku a byl postoupen k dalšímu zpracování.
O to víc byl pak překvapen, když dne 18. 1. 2021 zaslal Okresní soud v Děčíně stěžovateli sdělení, že k jeho Návrhu se nebude přihlížet, neboť není podepsán uznávaným elektronickým podpisem.

Podle soudu bylo u stěžovatelova Návrhu třeba ručně vyhodnotit platnost elektronického podpisu. Při tom bylo zjištěno, že podpis není platný, neboť dokument byl po aplikování podpisu změněn nebo poškozen. Proto stěžovatele přípisem uvědomil, že se k jeho Návrhu nepřihlíží.

Proti postupu Okresního soudu v Děčíně podal stěžovatel ústavní stížnost, ve které namítal, že tímto postupem bylo porušeno jeho ústavní právo na soudní ochranu.
Posouzení případu Ústavním soudem

Ústavní soud konstatoval, že obecný soud, který přijme dokument v elektronické podobě, jako tzv. veřejnoprávní původce (podle ustanovení § 3 odst. 1 písm. a) zákona o archivnictví) má mimo jiné povinnost dle ustanovení § 4 odst. 5 písm. a) vyhlášky o podrobnostech výkonu spisové služby ověřit platnost uznávaného elektronického podpisu a kvalifikovaného certifikátu pro elektronický podpis, na kterém je uznávaný elektronický podpis založen.

Dle ustanovení § 4 odst. 8 vyhlášky o podrobnostech výkonu spisové služby je pak jeho povinností i na základě výsledku tohoto ověření potvrdit odesílateli, že dokument byl doručen a splňuje podmínky pro další zpracování, a to na adresu elektronické pošty odesílatele, pokud ji lze z dokumentu zjistit.

Ústavní soud dospěl k závěru, že Okresní soud v Děčíně nedostál povinnosti informovat stěžovatele o výsledku ověření platnosti elektronického podpisu a jím poskytnuté informace mají naopak matoucí charakter, neboť e-mailová zpráva obsahující sdělení, že podání bylo ověřeno, vyvolává zdání, že podpis v ní obsažený byl vyhodnocen jako platný. Stěžovatel se na základě toto sdělení mohl legitimně domnívat, že jeho Návrh byl řádně podepsán.

Závěrem

Ústavní soud uložil obecným soudům výslovnou povinnost systematicky informovat podatele o výsledku ověření (ne)platnosti elektronických podpisů, aby mohl podatel na základě takového ověření rozhodnout o dalším postupu a zareagovat adekvátně na sdělení soudu.

Tímto postupem má být zajištěno, že podatel bude zpraven bez zbytečného odkladu o skutečnosti, že elektronický podpis byl vyhodnocen jako neplatný, a že z tohoto důvodu k návrhu nebude přihlíženo. Bude pak záviset na podateli, zda a jaké podnikne kroky k tomu, aby své podání opravil a domohl se tak soudní ochrany. Toto je klíčové zejména u podání, kterými se zahajuje soudní řízení, či u podání, pro která jsou stanoveny lhůty, u kterých, v případě jejich nedodržení, hrozí zánik práva.
Je tedy zásadní pečlivě číst automatická oznámení, která jsou a budou zasílána soudy v návaznosti na odeslaná podání, která už by neměla být nejasná a matoucí, jak požaduje Ústavní soud ve svém nálezu. V návaznosti na tyto obdržené informace je pak potřeba obratem reagovat na uvedená zjištění.