Proces digitalizace obchodního rejstříku započal zákonem č. 216/2005 Sb., jímž se mění zákon č. 513/1991 Sb., obchodní zákoník, ve znění pozdějších předpisů, zákon č.99/1963 Sb., občanský soudní řád, ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 189/1994 Sb., o vyšších soudních úřednících, ve znění pozdějších předpisů, a zákon č. 358/1992 Sb., o notářích a jejich činnosti (notářský řád), ve znění pozdějších předpisů. Na základě tohoto zákona byl započat dlouhodobý proces převedení obchodního rejstříku do elektronické podoby.  S účinností od 1.7.2005 byla zavedena povinnost činit návrhy na zápis do obchodního rejstříku na formulářích, které pro tyto účely vydalo Ministerstvo spravedlnosti České republiky a které jsou k dispozici na internetových stránkách www.justice.cz.

Předmětná novela obchodního zákoníku naznačovala další kroky ve směru digitalizace obchodního rejstříku, když v ustanovení § 33 odst. 4 předpokládala, že Ministerstvo spravedlnosti České republiky vyhláškou mj. stanoví způsob převedení listin do elektronické podoby, jakož i způsob nakládání s převedenými listinami. V předmětné novele byla rovněž dáno zmocnění Ministerstvu spravedlnosti České republiky vyhláškou stanovit, které návrhy na zápis a listiny lze podávat pouze v elektronické podobě.

Na základě § 33 odst. 4 ObchZ vydalo Ministerstvo spravedlnosti České republiky s účinností od 1.1.2007 vyhlášku č. 562/2006 Sb., kterou se stanoví způsob převedení listin do elektronické podoby, způsob nakládání s převedenými listinami a obligatorní elektronická podoba listin (dále jen „Vyhláška“).

Vyhláška v první řadě poprvé osvětluje již zažitý pojem „digitalizace“, jíž se v kontextu obchodního rejstříku rozumí způsob převedení listin do elektronické podoby prostřednictvím výpočetní techniky. Ve vztahu k obchodnímu rejstříku se převedením do digitální podoby prostřednictvím výpočetní techniky rozumí uložení dotčených dokumentů do sbírky listin ve formátu Portable Document Format (přípona pdf). Tyto listiny lze rejstříkovému soudu zaslat elektronickou poštou nebo s využitím datového nosiče Compact Disc Recordable (CD-R). Za upozornění stojí skutečnost, že po uplynutí 6 měsíců od provedení jejich digitalizace se listiny dále neuchovávají a příslušný soud je po uplynuté uvedené lhůty má povinnost skartovat.

Obligatorně je předepsána digitální forma pro listiny, které se zakládají do sbírky listin, avšak nedokládají se jimi skutečnosti uvedené v návrhu na zápis nebo změnu nebo výmaz zápisu v obchodním rejstříku. Obligatorně se tedy s účinností od 1.1.2007 v digitalizované podobě do obchodního rejstříku podle § 2 Vyhlášky zakládají např. výroční zprávy, účetní závěrky, zprávy o vztazích mezi propojenými osobami podle § 66a odst. 9 ObchZ a další listiny. Analogicky se listiny dokládající skutečnosti zapisované do obchodního rejstříku, např. rozhodnutí o volbě nebo jmenování do statutárních orgánů, smlouvy o zastavení obchodních podílů, o převodu obchodního podílu a další listiny zakládají do sbírky listin i nadále v nedigitalizované, tedy listinné podobě.

Vzhledem ke skutečnosti, že Vyhláška na základě zákona nestanoví povinnost subjektům podávajícím návrh na zápis, změnu nebo výmaz skutečností do obchodního rejstříku předkládat ostatní v § 2  Vyhlášky neuvedené listiny do digitalizované podoby, ani povinnost těchto subjektů převést listiny dotčené ustanovením § 2 Vyhlášky ve sbírce listin již založené do digitalizované podoby, zůstane tato povinnost i nadále ve smyslu § 33 odst. 3 ObchZ na samotných rejstříkových soudech, které digitalizaci bez zbytečného odkladu provedou. 

Samotný návrh na zápis lze podle § 33 odst. 1 ObchZ podat v listinné podobě nebo elektronické podobě podepsané uznávaným elektronickým podpisem podle zvláštního právního předpisu. Listiny zakládané dle Vyhlášky do sbírky listin v digitalizované podobě je rovněž možné, nikoliv však obligátní, ověřit zaručeným elektronickým podpisem i nastavit jejich zabezpečení (encryption).

Nicméně i přes elektronické podání návrhu na zápis, změnu nebo výmaz skutečností v obchodním rejstříku je podnikatel povinen listiny dokládající zapisované skutečnosti i nadále předkládat rejstříkovému soudu v listinné podobě. Nadto u listin předkládaných v podobě PDF dokumentu, jehož velikost bude větší než 8 MB, je třeba je předat na CD-R médiu, tj. rovněž nikoli pomocí elektronického podání. Elektrická komunikace s rejstříkovým soudem tedy není zdaleka zcela kompletní a i když bude podnikatel podávat návrh elektronicky, některé přílohy bude povinen i nadále předpokládat rejstříkovému soudu poštou či osobně na nosiči dat či v listinné podobě.

Pro doplnění je zapotřebí upozornit, že každá jednotlivá listina se předává rejstříkovému soudu jako právě jeden PDF soubor, není tedy možné rozdělit jednu listinu do více PDF dokumentů ani slučovat více listin do jednoho PDF dokumentu. Rovněž je nutné uvést, že pokud část poskytované listiny bude obsahovat informace, které nemohou být zveřejněny, bude rejstříkový soud nucen PDF dokument odpovídající dané listině celý odmítnout. Velikost předávaných PDF dokumentů je omezena a nesmí přesáhnout 150kB na 1 stránku listiny; např. listina o 100 stránkách může tedy mít maximálně 15 MB.

I po částečné digitalizaci obchodního rejstříku lze tedy komunikaci podnikatele s obchodním rejstříkem provádět elektronicky prozatím jen ve velmi omezené míře. Každopádně lze říci, že reforma obchodního rejstříku vykročila správným směrem. Lze předpokládat, že za účelem úplné digitalizace obchodního rejstříku se dá očekávat další vývoj ve směru zdokonalení digitalizace týkající se i dalších listin zakládaných do obchodního rejstříku tak a jejich zasílání elektronicky tak, aby podnikatel mohl s rejstříkovým soudem komunikovat už jen od svého počítače. 

Mgr. Ivana Páralová, LL.M., samostatný advokát