Konec apostil u veřejných listin o osobním stavu aneb soumrak apostilování v EU?

Uznávání veřejných listin vydaných orgány jednoho státu ve státu druhém je dlouhodobý právní problém. Velké množství „papírování“ má za následek jednak průtahy v soudních řízeních, zvýšení finančních nákladů nebo i časové prodlevy spojené s opatřováním si razítek či úředního překladu. Evropská unie se již od roku 2010 intenzivně zabývá zjednodušením stávajícího systému uznávání veřejných listin v cizině – apostilace, popř. superlegalizace.

Apostilace je ověřením zpravidla veřejné listiny nebo ověřené kopie listiny, kterým se potvrzuje pravost takové listiny, resp. skutečnost, kdo ji podepsal a v jaké funkci, a to opět pro účely použití takové apostilované listiny v zahraničí.

Superlegalizace je tzv. vyšším ověřením listiny pro její použití v zahraničí, tímto ověřením správní orgán příslušného státu ověřuje pravost v tomto státě vydané veřejné listiny nebo úředně ověřené listiny.

Pokud jsou dotčené státy signatáři Haagské úmluvy o zrušení požadavku ověřování cizích veřejných listin z 5.10.1961, není mezi nimi vyžadována superlegalizace, ale „pouze“ apostila. I v takovém případě však nutnost ověřování listin apostilou může být zcela zrušena dalšími opatřeními, historicky zejména dvojstrannými mezinárodními smlouvami.

Evropská unie se ve svých aktuálních legislativních konceptech[1] zaměřila zejména na veřejné listiny týkající se osobního stavu. Jedná se totiž o dokumenty osvědčující základní informace o občanech Evropské unie a jsou jimi velmi často používány v rámci přeshraničním pohybu[2]. V souvislosti s cílem zajistit volný pohyb osob vydal Evropský parlament spolu s Radou Evropské unie dne 6. července 2016 Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/1191, o podpoře volného pohybu občanů zjednodušením požadavků na předkládání některých veřejných listin v Evropské unii a o změně nařízení (EU) č. 1024/2012 (dále jen „Nařízení“), jež má vstoupit plně v účinnost dne 16. února 2019. Toto nařízení si klade za cíl zejména omezení byrokracie spojené s ověřováním taxativně stanovených veřejných listin, sjednocení právní úpravy a zvýšení účinnosti při odhalování podvodných a padělaných listin v členských státech Evropské unie.

Obsah Nařízení

Působnost Nařízení se váže na vybrané veřejné listiny[3] vydávané orgány jednoho členského státu za účelem předložení v jiném členském státu Evropské unie. Tyto listiny by měly být tímto „osvobozeny od legalizace nebo podobné formality a měly by být zjednodušeny jiné formality[4].“ Důležité je si uvědomit, že toto zjednodušení se nebude týkat všech veřejných listin, nýbrž jen v Nařízení taxativně uvedených. Konkrétně půjde o veřejné listiny, jejichž hlavním účelem je stvrzení jedné nebo více skutečností, mezi které Nařízení řadí narození, skutečnosti, že je osoba na živu, úmrtí, jména, manželství, včetně způsobilosti uzavřít manželství a rodinného stavu, rozvodu nebo prohlášení manželství za neplatné, registrované partnerství, včetně způsobilosti k uzavření registrovaného partnerství a statutu partnerství, zrušení registrovaného partnerství nebo prohlášení za neplatné, rodičovství, osvojení, bydliště nebo místo pobytu, státní příslušnosti, neexistence záznamu v rejstříku trestů[5] (dále také jen „Veřejné listiny“).

Co se problematiky vidimace listin týká, Nařízení se vztahuje pouze na ověřené kopie Veřejných listin, nicméně již ne kopie ověřených kopií[6].

Nařízení stanoví mimo jiné zákaz požadovat po občanovi jiného členského státu předložení ověřené kopie Veřejné listiny spolu s předložením originálu této Veřejné listiny[7]. Pokud členský stát povoluje předložení ověřené kopie Veřejné listiny, musí orgány daného členského státu přijmout ověřenou kopii vyhotovenou v jiném členském státě[8].

Další novinky spočívají v oblasti překládání ověřených překladů Veřejných listin. Nově správní orgán státu Evropské unie, kterému je Veřejná listina předkládána, nebude smět vyžadovat překlad, pokud je tato listina vyhotovena v úředním jazyce státu, v němž je předkládána, nebo i v neúředním jazyce, který ovšem tento stát akceptoval. Dalším krokem vpřed je ustanovení, podle kterého ověřený překlad vyhotovený osobou oprávněnou k vyhotovování takových překladů podle práva některého členského státu se přijímá ve všech členských státech[9].

Ke zjednodušení v oblasti překladů Veřejných listin se zavádí tzv. vícejazyčný standardní formulář. Vzor tohoto formuláře nalezneme v příloze Nařízení a je vydáván ve všech úředních jazycích Evropské unie. Hlavní výhodou takového formuláře je, že správní orgán členského státu EU v zásadě nesmí vyžadovat překlad Veřejné listiny, k níž je přiložen tento speciální formulář. Nařízení zde však stanoví jistou formu správního uvážení, a to v podobě možnosti správního orgánu zvážit, zda považuje informace obsažené ve vícejazyčném standardním formuláři za dostatečné pro zpracování Veřejné listiny, a pokud nikoliv, může stanovit účastníkovi řízení povinnost opatřit si překlad dokumentu navzdory vyplněnému formuláři. Vícejazyčné standardní formuláře nejsou samostatným dokumentem[10], poněvadž jejich účelem je pouze vyjádřit obsah Veřejných listin, k nimiž jsou připojeny. Vícejazyčné formuláře mají sloužit ke snížení nákladů za překlady Veřejných listin. Nařízení však již počítá s tím, že obsah některých Veřejných listin nelze předložit na formuláři (např. soudní rozhodnutí), a proto pro tyto Veřejné listiny bude nadále potřebné opatřit v případě potřeby apostilní doložku[11].

Nařízení také stanoví speciální mechanismus spolupráce mezi orgány jednotlivých zemí Evropské unie přijímajících Veřejnou listinu a zeměmi Evropské unie vydávající tuto listinu pro případ pochybností o pravosti Veřejné listiny. Jakmile správnímu orgánu vyvstanou pochybnosti o pravosti předložené Veřejné listiny (např. o oprávněnosti osoby, která listinu podepsala, o pravosti podpisu, pečeti, razítka aj.) a orgán státu, v němž byla listina předložena, není schopen tuto problematickou situaci vyřešit, má právo požádat orgán státu, který listinu vydal, aby poskytl dodatečné informace. Jedná se o opatření v rámci boje proti podvodným a falešným veřejným listinám[12].

Závěr

Vyžadování apostilních doložek, popř. superlegalizace veřejných listin představuje stále velký a nákladný problém v právní praxi. Vydáním tohoto Nařízení Evropská unie jistě nastínila správný směr, kam by se měla nejednotná právní úprava apostil a legalizačních doložek posunout. Nicméně je třeba zdůraznit, že Nařízení ani zdaleka neřeší veškeré problémy. Apostilní doložky trápí zejména přeshraniční podnikatele, kteří jsou nuceni veškeré své dokumenty ve formě veřejných listin opatřovat příslušnými ověřeními, což mnohdy znamená velké časové i peněžní náklady. Na druhou stranu je třeba kladně ohodnotit přístup Evropské unie, která se snaží tento problém vyřešit.

Při přijímání Nařízení se podařilo prosadit, že v roce 2021 se zváží rozšíření zjednodušení ověřování veřejných listin i na veřejné listiny týkající se právního postavení a zastupování obchodních společností, diplomů, osvědčení a jiných dokladů o dosažené kvalifikaci a veřejné listiny osvědčující uznané zdravotní postižení[13]. Konečným cílem mají být společné evropské veřejné listiny.