Dne 13. srpna 2021 byl ve Sbírce zákonů vyhlášen zákon č. 300/2021 Sb., kterým se mění zákon č. 358/1992 Sb., o notářích a jejich činnosti, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „notářský řád“). S výjimkou několika málo ustanovení, která nabydou účinnosti až dne 1. února 2022, nabyl zákon účinnosti dne 1. září 2021. Kromě poměrně rozsáhlé novely notářského řádu byla zákonem č. 300/2021 Sb. provedena rovněž novelizace zákona č. 634/2004 Sb o správních poplatcích, ve znění pozdějších předpisů.

Nejvýznamnější změnou, kterou novela notářského řádu přináší, je možnost sepisování značného množství notářských listin v elektronické podobě. Notářský zápis, který bude sepsán v elektronické podobě, bude muset obsahovat uznávaný elektronický podpis účastníků nebo jejich zástupců, kvalifikovaný podpis notáře a další náležitosti, které běžně musí obsahovat notářský zápis sepisovaný v listinné podobě, s výjimkou otisku úředního razítka notáře, které při elektronickém sepsání notářského zápisu nebude vyžadováno.[1] Prokázání totožnosti účastníků bude možné provést bez jejich fyzické přítomnosti v notářské kanceláři, nýbrž bude učiněno na dálku prostřednictvím videokonference. Účastníci nicméně budou muset prokázat svou totožnost takovým prostředkem pro elektronickou identifikaci, který je používám v rámci kvalifikovaného systému podle zákona o elektronické identifikaci.[2] Pro identifikaci bude tedy možné využít např. uživatelský účet na portálu eidentita.cz. Pro zajištění nejvyšší možné ochrany účastníků před jakýmkoli podvodným jednáním je nově umožněno notářům využívat z informačních systémů údaj o digitální podobě osoby, aby bylo možné ověřit odpovídající podobu účastníka videokonference s podobou této osoby evidovanou v informačních systémech příslušného státu.[3] Prokázání totožnosti pomocí dvou svědků, které je možné při sepisování notářského zápisu v listinné podobě, není při sepisování v elektronické podobě možné.[4] Pokud bude notářský zápis o právním jednání pokladem pro zápis práv nebo skutečností do veřejného rejstříku (stejně tak i změnu nebo výmaz takového zápisu), bude rovněž možné ho sepsat v elektronické podobě[5], stejně tak bude možné v elektronické podobě sepsat notářský zápis o rozhodnutí orgánu právnické osoby[6], dále pak notářský zápis o souhlasu s navrhovaným rozhodnutím uděleným mimo zasedání orgánu právnické osoby[7] i notářský zápis o rozhodování per-rollam[8]. Konečně bude také možné sepsat v elektronické podobě notářský zápis o osvědčení pro zápis do veřejného rejstříku[9] nebo o osvědčení požadavků pro zápis do evidence svěřenských fondů[10]. Díky tomu bude možné založit např. společnost s ručením omezeným zcela online a významným způsobem se rovněž zvýší flexibilita provádění běžných úkonů v rámci prostředí obchodních korporací, jako je např. rozhodnutí orgánů obchodní korporace nebo zápis do veřejného rejstříku. Prozatím však není možné sepsat notářský zápis v elektronické podobě v dědických a rodinných věcech, neboť v této části hodnotí navrhovatelé osobní kontakt účastníků s notářem jako nezastupitelný.[11]

Další změnou, kterou novela notářského řádu přináší, je vznik dvou nových centrálních evidencí vedených Notářskou komorou ČR, a to Evidence ověřených podpisů a Sbírky dokumentů.

V Evidenci ověřených podpisů jsou nově evidovány všechny podpisy, které byly v České republice notářsky legalizovány.[12] Se vznikem Evidence ověřených podpisů úzce souvisí další změna v rámci novelizace notářského řádu, a to možnost ověření pravosti elektronického podpisu. Nově je možné, vyjma standardního vlastnoručního podpisu, legalizovat rovněž i podpis elektronický. V takovém případě se ověřovací doložka vyhotoví v elektronické podobě, opatří kvalifikovaným elektronickým podpisem notáře a spojí se s elektronicky podepsaným dokumentem.[13] Tyto legalizace jsou pak obdobně jako legalizace vlastnoručních podpisů evidovány v nové Evidenci ověřených podpisů. Do Evidence ověřených podpisů je navíc možné nahlížet přes vzdálený přístup, který je přístupný po zadání příslušného evidenčního čísla, ověřovací doložky a osobních údajů osoby, jejíž podpis byl legalizován.[14] Pokud ověřovací doložka obsahuje QR kód, pak je možné jej rovněž využít ke vzdálenému přístupu do evidence. Podle navrhovatelů je díky tomu zaveden kontrolní mechanismus, který má zabránit případným podvodům při právních jednáních, kde je ověření podpisu zásadní, jako je např. převod nemovitostí nebo převod podílu v obchodních korporacích. [15]

Druhou nově vzniklou evidencí je Sbírka dokumentů. Ve Sbírce dokumentů jsou evidovány jak notářské zápisy sepsané v elektronické podobě, tak i notářské zápisy sepsané v listinné podobě, které budou následně převedeny do elektronické podoby a opatřeny kvalifikovaným elektronickým podpisem notáře.[16] Tím tak vznikl centrální archiv všech notářských zápisů, který byl již zaveden v mnoha zahraničních právních řádech, ale v České republice doposud chyběl. Do Sbírky dokumentů je možné, stejně jako do Evidence ověřených podpisů, nahlížet přes vzdálený přístup po zadání příslušného pořadového čísla a data sepsání notářského zápisu. Ve Sbírce dokumentů ale budou veřejně dostupné pouze údaje o účastníkovi notářského zápisu, datum sepsání a předmět úkonu.[17] Samotný obsah notářského zápisu není, vzhledem k ochraně oprávněných zájmů účastníků, veřejně přístupný. Podle navrhovatelů vznik Sbírky dokumentů a její zpřístupnění přes vzdálený přístup zvýší ochranu proti různým podvodným jednáním tím, že umožní ověření skutečnosti, zda daný notářský zápis skutečně existuje a také umožní notářské zápisy uchovávat v elektronické podobě po uplynutí skartační lhůty.[18]

Novela notářského řádu tak s sebou přináší tolik potřebnou digitalizaci notářské činnosti, která usnadní práci mnoha podnikatelům, kteří budou mít možnost všechny notářské zápisy sepsat v elektronické podobě při využití videokonference bez nutnosti fyzické přítomnosti v notářské kanceláři. Pozitivní změnou je rovněž vznik Sbírky dokumentů a Evidence ověřených podpisů, které umožní přes veřejně přístupnou databázi zkontrolovat pravost notářských zápisů a ověřovacích doložek, čímž dojde k významnému zmenšení prostoru pro jakákoli podvodná jednání v této oblasti.

Petr Pokorný