Byznys a paragrafy, díl 42: (Ne)funkčnost automatického průpisu do ESM
Vítáme vás u dalšího dílu naší série Byznys a paragrafy, kterou pro vás připravuje advokátní kancelář LAWYA. Naším cílem je přinášet podnikatelům srozumitelné a praktické informace z oblasti práva, daní a účetnictví. Tentokrát se zaměříme na evidenci skutečných majitelů („ESM“) a zejména na institut automatického průpisu údajů. Přestože měl tento institut podnikatelům významně usnadnit plnění zákonných povinností, praxe ukazuje, že realita je podstatně složitější a údaje v ESM jsou často neaktuální, neúplné nebo zcela nesprávné.
Článek se věnuje praktickým limitům automatického průpisu údajů do evidence skutečných majitelů podle zákona č. 37/2021 Sb. a upozorňuje, že spolehnutí se na automatizaci bez následné kontroly může vést k závažným právním i obchodním důsledkům. Automatický průpis funguje spolehlivě pouze u jednoduchých vlastnických struktur s přímými fyzickými osobami jako s... více
Evidence skutečných majitelů představuje významný nástroj boje proti praní špinavých peněz, financování terorismu a skrývání skutečných vlastníků obchodních struktur. Ačkoli zákon umožňuje v řadě případů automatický průpis údajů z veřejných rejstříků do ESM, tento mechanismus má své limity a právě mylná důvěra v automatizaci může vést k nepříjemným právním i obchodním důsledkům.
Kdo je skutečný majitel a proč existuje automatický průpis
Evidence skutečných majitelů je součástí dlouhodobé evropské snahy o větší transparentnost podnikatelského prostředí a efektivnější boj proti praní špinavých peněz. Jejím smyslem je prostřednictvím veřejného rejstříku identifikovat fyzickou osobu, která v konečném důsledku právnickou osobu vlastní nebo ovládá. Podle § 2 písm. c) zákona č. 37/2021 Sb., o evidenci skutečných majitelů, ve znění pozdějších předpisů („zákon o ESM“), je skutečným majitelem každá fyzická osoba, která v konečném důsledku vlastní nebo kontroluje právnickou osobu nebo právní uspořádání. Každá evidující osoba – právnická osoba nebo svěřenský správce – má povinnost, aby údaje o jejím skutečném majiteli byly zapsány a tyto odpovídaly skutečnému stavu.[1]
Zákon následně v § 4 odst. 1 stanoví určité situace, ze kterých lze při identifikaci skutečného majitele vycházet. Typicky půjde o osobu, která přímo či nepřímo disponuje podílem na hlasovacích právech, základním kapitálu nebo zisku přesahujícím 25 %, případně o osobu, která uplatňuje rozhodující vliv jinými prostředky. Skutečným majitelem tak může být i osoba, která sice daný podíl nevlastní, avšak disponuje možností uplatňovat rozhodující vliv na chod společnosti, například prostřednictvím ovládací smlouvy, personálního propojení, práva jmenovat nebo odvolávat více než polovinu členů statutárního orgánu, vazby na rodinné příslušníky řídících pracovníků nebo ředitelů nebo jiných právních mechanismů. Skutečný majitel tak nemusí být vždy totožný s osobou zapsanou v obchodním rejstříku a v řadě případů jej nelze určit pouze podle formální vlastnické struktury.
S účinností zákona o ESM došlo k zavedení automatického průpisu některých údajů z obchodního rejstříku. Jeho cílem bylo zjednodušit administrativu zejména subjektům s jednoduchou vlastnickou strukturou. V řadě případů tak společnost nemusí podávat samostatný návrh na zápis a údaje se do evidence propíšou automaticky. Automatický průpis však představuje pouze technický nástroj přenosu údajů mezi veřejnými evidencemi. Odpovědnost za správnost a aktuálnost údajů vždy nese samotná evidující osoba.
Kdy automatický průpis zpravidla funguje
Automatický průpis funguje nejlépe u jednoduchých a transparentních vlastnických struktur. Typickým příkladem je společnost s ručením omezeným, jejíž společníci jsou přímo fyzické osoby zapsané v obchodním rejstříku. Stejně tak zpravidla nevznikají komplikace u společností s jediným společníkem nebo tam, kde lze skutečného majitele jednoznačně identifikovat přímo z údajů vedených ve veřejných registrech.
V těchto situacích systém obvykle identifikuje osoby splňující zákonná kritéria průpisu a jejich údaje automaticky promítne do evidence skutečných majitelů. Pro menší společnosti nebo rodinné podniky tak může automatický průpis skutečně představovat efektivní a bezproblémové řešení.
Limity automatického průpisu
Jakmile vlastnická struktura společnosti přesáhne základní model několika přímých společníků, schopnost automatického systému správně určit skutečného majitele výrazně klesá a nelze se spoléhat na to, že automatický průpis zachytí všechny právně významné vztahy. Častým problémem jsou zejména holdingové struktury a řetězení společností, kdy českou společnost vlastní jiná právnická osoba a za ní stojí další společnosti, případně zahraniční subjekty. V takových případech je třeba analyzovat celý řetězec vlastnických a ovládacích vztahů.
Obtíže vznikají také u situací, kdy skutečný vliv nevyplývá přímo z velikosti podílu. Může jít například o osoby disponující právem veta, zvláštními hlasovacími právy nebo jiným způsobem uplatňování rozhodujícího vlivu. Obdobně komplikované bývají případy tichých společníků, svěřenských fondů nebo dalších právních uspořádání, kde zákon vyžaduje individuální posouzení konkrétních okolností.[2] Tyto skutečnosti se zpravidla ve veřejných rejstřících nevyskytují a automatický průpis je proto nedokáže zachytit.
Specifickou kategorií jsou rovněž situace, kdy nelze skutečného majitele určit ani po důkladné analýze vlastnické a ovládací struktury. Zákon pro takové případy pracuje s institutem náhradního skutečného majitele, kterým se zpravidla stávají osoby ve vrcholném vedení společnosti.[3] Jinými slovy, společnost by nikdy neměla zůstat bez zapsaného skutečného majitele. V praxi přitom společnosti o této možnosti nevědí a chybně předpokládají, že pokud nelze určit konečného vlastníka, není třeba do evidence zapisovat nikoho.
Problematické mohou být rovněž změny ve vlastnické struktuře společnosti. Převod podílu, vstup nového investora nebo interní reorganizace skupiny společností mohou způsobit, že údaje evidované v systému přestanou odpovídat skutečnosti. Výsledkem je stav, kdy společnost vychází z předpokladu, že je vše v pořádku, ačkoliv evidence obsahuje neaktuální nebo neúplné údaje. Po takové změně je proto vhodné aktuálnost průpisu vždy ověřit.
Méně známým problémem je skutečnost, že automatický průpis může být nahrazen individuálním zápisem provedeným soudem nebo notářem. Dokud není automatický průpis znovu zajištěn, změny zdrojových údajů se do ESM automaticky nepromítnou a evidující osoba musí aktualizaci zajistit individuálně. Obnovení automatického průpisu lze řešit prostřednictvím soudu nebo notáře.
Důsledky nesprávného zápisu v ESM
Mnoho podnikatelů stále považuje evidenci skutečných majitelů za formální administrativní povinnost. Takový přístup je však riskantní, protože zákon spojuje nesprávný nebo chybějící zápis s velmi konkrétními následky.
Nejvýznamnější sankcí je omezení možnosti vyplatit podíl na zisku nebo jiných vlastních zdrojích osobě, která měla být jako skutečný majitel evidována, avšak evidována není.[4] Současně může dojít také k omezení výkonu hlasovacích práv na valné hromadě.[5] V praxi se tak může stát, že osoba fakticky ovládající společnost nebude moci hlasovat o zásadních korporátních rozhodnutích, dokud nebude evidenční nesoulad odstraněn.
Vedle omezení korporátních práv může za určitých okolností dojít také k uložení pokuty až do výše 500 000 Kč.[6] U evidující osoby však pokuta nepřichází automaticky se vznikem nesrovnalosti; zákon ji váže zejména na nesplnění povinnosti odstranit nesrovnalost ve lhůtě určené soudem. Riziko přitom nedopadá pouze na společnost samotnou, ale za určitých podmínek také na osoby, které neposkytnou potřebnou součinnost při identifikaci skutečného majitele.[7]
Významné komplikace mohou vzniknout také ve vztahu k bankám a dalším finančním institucím. Ty mají povinnost ověřovat skutečné majitele svých klientů podle AML předpisů a jakýkoliv nesoulad mezi evidencí a skutečným stavem představuje potenciální rizikový faktor. Banka může požadovat dodatečné dokumenty, vysvětlení vlastnické struktury nebo odložit některé transakce do doby odstranění zjištěných nesrovnalostí.
Nesprávně vedená evidence může komplikovat také účast společnosti ve veřejných zakázkách nebo při čerpání některých dotačních prostředků. Transparentní identifikace skutečných majitelů je dnes běžnou součástí kontrolních mechanismů a případný nesoulad mezi skutečným stavem a evidovanými údaji může vést k dodatečnému prověřování či komplikacím v zadávacím řízení.
Nesprávný nebo neúplný zápis navíc nemusí zůstat bez povšimnutí. Zákon počítá s řízením o nesrovnalosti, jehož účelem je odstranit rozpor mezi skutečným stavem a údaji vedenými v evidenci skutečných majitelů.[8] Takové řízení může být prvním krokem k dalším sankcím.
Praktická doporučení pro jednatele
Každý jednatel by měl po významnější změně ve vlastnické struktuře společnosti ověřit aktuální výpis z evidence skutečných majitelů a porovnat jej se skutečným stavem. Základní kontrola zpravidla nezabere více než několik minut. Zvláštní pozornost si zaslouží situace, kdy ve struktuře vystupují holdingové společnosti, zahraniční subjekty, svěřenské fondy nebo jiné nestandardní instituty.
Při kontrole by si statutární orgán měl položit především dvě otázky. Zaprvé, zda se údaje do evidence skutečně propsaly. Zadruhé, zda zapsaná osoba skutečně odpovídá zákonné definici skutečného majitele. Kontrola správnosti zápisu by měla být standardní součástí každé významnější korporátní změny, ať už jde o převod podílu, vstup investora, změnu skupinové struktury nebo reorganizaci podnikání.
Pokud zápis neodpovídá skutečnosti nebo pokud si statutární orgán není jistý, zda automatický průpis správně identifikoval všechny skutečné majitele, je vhodné nechat strukturu přezkoumat. Při takové kontrole se zpravidla porovná výpis z ESM a obchodního rejstříku s vlastnickým schématem, společenskými dokumenty, dohodami společníků a u zahraničních článků struktury také s příslušnými zahraničními výpisy. Současně je třeba prověřit zvláštní hlasovací práva, práva veta a práva jmenovat či odvolávat členy orgánů. Náklady na preventivní kontrolu bývají zpravidla zanedbatelné ve srovnání s komplikacemi, které může způsobit nesprávný zápis.
Závěr
Automatický průpis do evidence skutečných majitelů představuje užitečný nástroj, který významně usnadňuje plnění zákonných povinností u jednodušších společností. Nelze však zapomínat, že jeho funkčnost má své limity.
Automatický průpis proto nelze zaměňovat za posouzení toho, kdo je skutečným majitelem společnosti. Zejména u složitějších struktur nebo po významnějších korporátních změnách se vyplatí ověřit, zda údaje v ESM skutečně odpovídají aktuálním vlastnickým a ovládacím vztahům. Pokud si nejste jistí, zda je evidence skutečných majitelů vaší společnosti vedena správně a aktuálně, neváhejte se na nás obrátit.
Sledujte další díly seriálu Byznys a paragrafy. Pokud chcete mít přehled o aktuálních právních změnách a praktických doporučeních, přihlaste se k odběru našeho měsíčního newsletteru, který vám bude přinášet nejnovější právní novinky a užitečné tipy.
Přihlásit se k odběru newsletteru můžete zde.
Děkujeme, že jste s námi, a těšíme se na pokračování společné cesty světem práva a podnikání.
Mgr. Jakub Hanák,
advokát
David Vyhlídal,
právní analytik
LAWYA, advokátní kancelář s.r.o.
Sídlo:
Tučapy 240
683 01, Tučapy
Kontaktní adresa:
Králova 298/4
616 00, Brno
tel.: +420 543 216 310
e-mail: info@lawya.cz
[1] § 9 zákona o ESM.
[2] § 9 odst. 1 zákona o ESM.
[3] § 5 zákona o ESM.
[4] § 53 zákona o ESM.
[5] § 54 zákona o ESM.
[6] § 55 odst. 1 ve spojení s odst. 3 zákona o ESM.
[7] § 55 odst. 2 zákona o ESM.
[8] § 42 a násl. zákona o ESM.
Časté dotazy k tématu
© EPRAVO.CZ – Sbírka zákonů, judikatura, právo | www.epravo.cz
