Povinná identifikace podnikatele na obchodních listinách

Povinnosti stanovené zákonem se týkají všech podnikajících fyzických i právnických osob bez výjimky a dále také ostatních osob, pokud se povinně zapisují do obchodního rejstříku. Přitom není v zásadě důležité, komu jsou tyto obchodní listiny adresovány. V této souvislosti je nutné upozornit na určitá úskalí, která zákon skrývá, a to že pojmy, jako jsou např. obchodní dopisy apod., jsou poněkud neurčité. Tato právní nejistota je způsobena tím, že zákon zde bohužel vůbec nepřináší bližší definici pojmů používaných pro dokumenty podléhající přísnější právní úpravě. Nelze tedy vyloučit, že pod označení, se kterými zákon operuje, mohou být řazeny i dokumenty, které se svým obsahem např. obchodním dopisům blíží, aniž by je jejich původce takto označoval nebo za tyto považoval. Například právě pojem obchodních dopisů  může působit v praxi na nezasvěceného laika velmi vágně, bez konkrétní představy, co si má pod tímto vlastně vybavit. Z tohoto důvodu a z praktického hlediska nelze tedy než doporučit, aby podnikatel  při určování, zdali se jedná v konkrétním případě o obchodní listinu či nikoliv, přihlížel zejména k jejímu obsahu (tj.  týká-li se obchodního styku) a uvážil, zda je možné podřadit posuzovaný dokument mezi dokumenty zákonem vyjmenovaného typu, a to bez ohledu na to, jak posuzovaný dokument v praxi nazývá. V případě pochybností lze doporučit i spornou listinu zákonnými údaji o podnikateli opatřit. V  této souvislosti je však nutné s ohledem na připravovanou novelu zákona rovněž upozornit na rozšíření povinnosti identifikace podnikatele rovněž na jím uzavírané smlouvy, a také na jeho internetové stránky, v rámci kterých tento  prostřednictvím dálkového přístupu zpřístupňuje veřejnosti informace o své činnosti. Nově tedy podnikatel bude muset, pokud tato novela zákona bude schválena parlamentem, uvádět své identifikační údaje v zákonem požadovaném rozsahu nejen na obchodních listinách, ale např. také na svých internetových stránkách  a smlouvách uzavíraných s dalšími podnikatelskými i nepodnikatelskými subjekty.

Co se týče samotného povinného obsahu obchodních listin, zákon ukládá každému podnikateli, aby na všech objednávkách, obchodních dopisech a fakturách uváděl údaj o své obchodní firmě, nebo jménu či názvu, nemá-li obchodní firmu, dále o svém sídle nebo místu podnikání a identifikačním čísle. Jak již bylo uvedeno výše,  v současnosti se připravuje novela zákona, která přinese rozšíření výčtu dokumentů s povinnou identifikací ještě o smlouvy a prezentaci podnikatele na  internetových stránkách. Tímto jsou stanovena základní identifikační kritéria pro každého podnikatele, ať už je osobou fyzickou (živnostník, znalec, advokát, autorizovaný architekt apod.) či osobou právnickou (v praxi asi nejčastěji obchodní společnosti či družstva). Navíc pro podnikatele zapsané v obchodním rejstříku je stanovena rovněž povinnost uvádět na obchodních listinách údaj o tomto zápisu, včetně spisové značky. V případě, kdy podnikatel není zapsán v obchodním rejstříku, ale je povinně veden v jiné zákonem upravené evidenci (např. živnostenském rejstříku, seznamu advokátů apod.), musí na obchodních listinách uvádět též údaj o zápisu do takové evidence. Pokud podnikatel, např. obchodní společnost, uvádí na obchodních listinách rovněž údaj o výši svého základního kapitálu, může tak činit pouze tehdy, jestliže byl zcela splacen. Výše uvedené však představuje pouze základní identifikační povinnost pro všechny podnikatele a nebrání jim tedy, aby na těchto listinách uváděli navíc rovněž další užitečné informace, jako jsou kontaktní údaje (např. email, telefon či fax), číslo bankovního účtu pro platby za služby, odkazy na své internetové stránky apod. Tyto údaje však samozřejmě musí být pravdivé, nesmí klamat a být zavádějící. Je tedy nutné konstatovat, že možnost účelového výběru údajů, které podnikatel na svých obchodních listinách uvádí, je v praxi velmi omezená, a to v podstatě jen na údaje, které podnikatel uvádí dobrovolně, tj. nad rámec stanovený zákonem (kontaktní údaje apod.).
 
Z hlediska dopadu identifikační povinnosti na zahraniční subjekty je nutné upozornit, že zákon stanoví požadavky na identifikaci podnikatele na území České republiky bez ohledu na to, jestli se jedná o podnikatele tuzemského či zahraničního. Důležitým kritériem je zde pouze prvek podnikání na našem území, tj. zejména fakt, že zahraniční podnikatel se nechal zapsat do obchodního rejstříku nebo zřídil na našem území organizační složku svého podniku, která byla zapsána do obchodního rejstříku. Pouze v takovém případě je, až na zákonem stanovené výjimky, oprávněna zahraniční osoba na našem území podnikat a podléhá také výše uvedené identifikační povinnosti. Zahraniční podnikatel je tedy na všech obchodních listinách týkajících se jeho podniku nebo organizační složky tohoto podniku povinen uvádět stejné údaje jako tuzemský podnikatel s tím, že k nim připojí i údaj o zápisu podniku nebo jeho organizační složky do obchodního rejstříku, včetně spisové značky. Pokud se však jedná o podnikající fyzickou osobu, která je státním příslušníkem členského státu EU nebo jiného státu, který tvoří EHP, uvádí stejné údaje jako tuzemská osoba nezapsaná v obchodním rejstříku. Další výjimka platí pro podnikatele se sídlem nebo bydlištěm v zemi mimo  EU, kdy tato osoba nemusí uvádět  údaj o svém zápisu do obchodního nebo obdobného rejstříku (evidence podnikatelů), jestliže právo, kterým se tato osoba řídí, takový zápis neukládá. Zmíněná novela zákona však velmi logicky navrhuje rozšířit možnost neuvádět z objektivních příčin (tj. kdy lokální právo zápis do takové evidence neukládá nebo neumožňuje) údaj o zápisu v evidenci podnikatelů rovněž i na osoby s bydlištěm nebo sídlem v rámci EU a EHP. V budoucnu by tedy měl zmizet poněkud paradoxní požadavek na podnikatele se sídlem nebo bydlištěm v EU povinně uvádět údaje o svém zápisu v evidenci, která nemusí v praxi v dotčeném členském státě vůbec existovat. Toto je však jediná úleva, kterou se ve vztahu k požadované identifikaci zahraničních podnikatelů pokouší nová právní úprava přinést.

Závěrem nutno poznamenat, že v současnosti úplnosti identifikace podnikatele na obchodních listinách nebývá věnována výraznější pozornost, a to jak ze strany samotných podnikatelů, tak i příslušných kontrolních orgánů. Nicméně nedostatky v požadované identifikaci mohou mít v případě kontrolních zjištění příslušných orgánů pro podnikatele neblahé důsledky, jelikož porušování povinností kladených zákonem na identifikaci podnikatele na obchodních listinách podléhá v České republice nikoliv zanedbatelné sankci. Takové jednání, tj. neuvedení zákonem požadované identifikace podnikatele (živnostníka, znalce, akciové společnosti apod.) na obchodních listinách, je penalizováno jako přestupek na úseku podnikání a podléhá tak právní úpravě obsažené v zákoně č. 200/1990 Sb., o přestupcích, v platném znění. Tento přestupkový zákon přímo stanoví, že tohoto přestupku se dopustí ten, kdo poruší povinnost uvádět na všech objednávkách, obchodních dopisech a fakturách zákonem požadované údaje. Stejně tak je penalizováno rovněž totožné protiprávní jednání zahraničních osob, resp. jejich poboček na našem území. Zde je nutno zdůraznit, že porušení povinností kladených na identifikaci podnikatele zákonem se může laicky řečeno značně prodražit, jelikož za ni může správní orgán uložit pokutu podle závažnosti až do výše  50 000 Kč. V krajním případě může správní orgán dokonce uložit podnikateli sankci ve formě zákazu činnosti, a to až do jednoho roku, což by mohlo mít pro dotčeného podnikatele i likvidační důsledky. Z tohoto důvodu nelze než doporučit zaměřit se na obsah listin používaných při podnikání v obchodním styku a v případě jejich nesouladu se zákonem provést příslušné úpravy či doplnění o požadované údaje tak, aby se podnikatel vyhnul případné a zcela jistě nikoliv příjemné penalizaci nebo i možnému zákazu činnosti.

Filip Záděra
Advokátní kancelář HOLEC, ZUSKA a Partneři