Současná právní úprava opravňuje společníka nepřítomného na jednání valné hromady dodatečně písemně vykonat své hlasovací právo, a to nejdéle do 7 dnů ode dne konání valné hromady, za předpokladu, že společenská smlouva neurčí jinak. Tato právní úprava se v praxi ukázala jako problematická, byť původně měla patrně přispět k větší flexibilitě při přijímání rozhodnutí valné hromady. V důsledku dodatečného výkonu hlasovacího práva může totiž dojít k tomu, že usnesení, jež bylo považováno za přijaté, přijato nebude (s ohledem na změněné kvorum a většinu potřebnou k přijetí usnesení), a naopak. Zejména v případech, kdy je přijetí usnesení osvědčováno notářem, pak toto ustanovení činí notáři závěr o přijetí usnesení problematickým, neboť přijetí usnesení v notářském zápise osvědčuje s vědomím, že tento stav se může v důsledku dodatečného výkonu hlasovacího práva změnit a notářský zápis tak nebude odpovídat skutečnosti. V praxi proto někteří notáři při sepisu společenských smluv navrhují zcela vyloučit právo společníka na dodatečný výkon hlasovacího práva. Důvodová zpráva k novele tomuto problému uvádí: „Navrhovaná změna reaguje na stávající problematické znění. To umožňuje, aby usnesení přijaté na zasedání valné hromady (které může být i osvědčeno notářským zápisem) bylo po uskutečnění dodatečného hlasování následně nepřijato. V okamžiku skončení zasedání valné hromady tak není zřejmá konečná podoba rozhodování. Tato právní nejistota není žádoucí pro společníky, členy statutárního orgánu, kteří zpravidla realizují jednotlivá usnesení, a ani další osoby.“[1]

Novela přináší zcela nové znění ustanovení § 174 zákona o obchodních korporacích, které má dle důvodové zprávy za cíl zvýšit právní jistotu a usnadnit přijímání rozhodnutí podle § 171 odst. 2 zákona o obchodních korporacích. Z porovnání původního a nového znění ustanovení § 174 je zřejmé, že novela významně omezuje dosavadní široce pojaté právo společníka nepřítomného na jednání valné hromady dodatečně písemně vykonávat hlasovací právo, když nově bude dodatečný výkon hlasovacího práva společníka (resp. udělení souhlasu) vázán na rozhodování valné hromady dle § 171 odst. 2 zákona o obchodních korporacích, tj. tehdy, kdy k přijetí usnesení valné hromady se vyžaduje souhlas společníka. Důvodová zpráva k tomuto uvádí: „Napříště se navrhuje volně inspirovat úpravou v obchodním zákoníku, která umožňovala pouze dodatečné projevení souhlasu (srov. § 127 odst. 7 Obch. Z), a úpravou § 99 odst. 6 rakouského zákona o společnosti s ručením omezeným. (…) S ohledem na skutečnost, že úprava § 171 odst. 2 vyžaduje k přijetí určitých usnesení souhlas dotčených společníků a současně nestanoví, že tento souhlas musí být udělen na zasedání valné hromady, navrhuje se ponechat v tomto případě možnost, aby souhlas byl udělen i mimo zasedání.“[2] Nové znění § 174 tedy namísto dodatečného výkonu hlasovacího práva dává společníkovi právo projevit mimo zasedání jeho souhlas s rozhodnutím valné hromady dle § 171 odst. 2 zákona o obchodních korporacích, tj. v situaci, kdy se jeho souhlas vyžaduje. Možnost, že by mohlo být původně přijaté usnesení následně považováno za nepřijaté, tak již nebude připadat v úvahu.

Souhlas s rozhodnutím bude muset být projeven písemně nebo jiným vhodným způsobem určeným ve společenské smlouvě a doručen společnosti nejpozději do 7 dnů od konání valné hromady. Nově tedy bude výslovně stanoveno, že projev vůle společníka musí být ve lhůtě 7 dnů doručen společnosti; dosavadní právní úprava nedává jasnou odpověď na otázku, jestli je písemný projev vůle potřeba v této lhůtě pouze vykonat nebo i doručit společnosti.[3] Oproti současné právní úpravě bude kromě možnosti písemného právního jednání připuštěna možnost projevit souhlas i jiným vhodným způsobem určeným ve společenské smlouvě. Pro zvýšení právní jistoty a zabránění zneužití bude však zároveň výslovně stanoveno, že souhlas s rozhodnutím valné hromady musí být projeven způsobem, který umožní ověřit totožnost oprávněného společníka a určit podíly, s nimiž je spojeno vykonávané právo. Důvodová zpráva[4] k tomuto jako příklad uvádí souhlas písemný s úředně ověřeným podpisem. Vzhledem k následné povinnosti prokázat souhlas notáři (viz níže) bude patrně písemná forma s úředně ověřeným podpisem v praxi nejfrekventovanější.

Přijetí rozhodnutí valné hromady se dle nového odstavce třetího § 174 osvědčuje veřejnou listinou[5]. Touto veřejnou listinou je notářský zápis dle nového ustanovení § 80ga notářského řádu, novelou notářského řádu do textu zákona doplněného, a to notářský zápis o souhlasu s navrhovaným rozhodnutím udělený mimo zasedání orgánu právnické osoby. Notářský zápis o souhlasu společníka s rozhodnutím mimo zasedání valné hromady sepíše notář na žádost právnické osoby. Ze zákonných náležitostí tohoto notářského zápisu vyplývá, že společnost bude mimo jiné povinna předložit notářský zápis pořízený dle § 80b notářského řádu (nejčastěji patrně v praxi sepsaný týmž notářem), obsahující návrh rozhodnutí valné hromady, k němuž byl udělen souhlas mimo zasedání valné hromady, a dále prohlásit, jakým způsobem společník či společníci dodatečně udělili souhlas mimo zasedání valné hromady, a tyto skutečnosti doložit. Ačkoliv zákon v případě dodatečného výkonu hlasovacího práva připouští i jiný vhodný způsob projevení vůle než písemný, těžko si představit, jak tuto skutečnost notáři prokazovat jinak než právě písemným souhlasem společníka (bylo by postačující například čestné prohlášení jednatele společnosti o tom, že jemu známý společník se za ním osobně do společnosti dostavil a projevil výslovný souhlas s navrhovaným usnesením?). Vzhledem k tomu, že v případě rozhodování dle § 171 odst. 2 zákona o obchodních korporacích se jedná o rozhodování o otázkách majících pro společníky zásadní význam (ostatně z tohoto důvodu je vyžadován jejich souhlas), bude nepochybně potřeba zvlášť pečlivě souhlas společníka udělený mimo zasedání notáři doložit.

V případě, že budou notáři doloženy skutečnosti uvedené v prohlášení společnosti o souhlasu společníka mimo zasedání valné hromady, notář uvede v notářském zápise údaj o tom, zda a jaké rozhodnutí bylo po započtení souhlasů udělených mimo zasedání orgánu přijato. 

Závěr

Je otázkou, nakolik byla dosud možnost dodatečného výkonu hlasovacího práva společníky využívána, resp. zda jsou si vůbec společníci vědomi toho, že mohou dle dosud platné právní úpravy dodatečně vykonat hlasovací právo mimo zasedání valné hromady (samozřejmě pokud společenská smlouva nestanoví jinak). Lze souhlasit s důvodovou zprávou[6] v tom, že za situace, kdy má společník možnost se nechat na zasedání valné hromady zastoupit, je možné ve společenské smlouvě upravit hlasování s využitím technických prostředků nebo je možné využít postup rozhodování per rollam, nejeví se široce pojaté právo na dodatečný výkon hlasovacího práva jako nezbytné, zvláště při uvážení problémů, které vyvolává. Praxe nicméně ukáže, zda zvolená náhrada v podobě omezení pouze na souhlas s rozhodnutími dle § 171 odst. 2 zákona o obchodních korporacích bude postačovat.

Mgr. Martin Fajt