Byznys a paragrafy, díl 17.: Přístup do datové schránky právnické osoby při úmrtí jednatele

Datová schránka je v podstatě stěžejní komunikační kanál společnosti vůči státní správě. Umožňuje bezplatně odesílat a přijímat úřední dokumenty jako výzvy, rozhodnutí či přiznání, a to prakticky kdykoli a odkudkoli. Od 1. 1. 2023 datové schránky automaticky zřizovány všem podnikajícím osobám – fyzickým podnikatelům (OSVČ) i právnickým osobám – které je do té doby neměly[1].

Oprávněná osoba, administrátor a pověřená osoba

K datové schránce je vždy přiřazena tzv. oprávněná osoba, která má plné dispoziční právo. U schránky právnické osoby je to člen statutárního orgánu zapsaný v Obchodním rejstříku[2]. Oprávněná osoba může přenechat rutinní obsluhu schránky dalšímu pracovníkovi nebo kolegovi. Pro tento účel lze jmenovat administrátora datové schránky, který má oprávnění zakládat a spravovat účty dalších uživatelů, a pověřené osoby, které mají přístupové právo k samotné datové schránce či vybraným datovým zprávám. Správný postup je nesdílet s nikým své přístupové údaje do datové schránky, ale zřídit jí vlastní účet – buď jako administrátora, nebo jako pověřenou osobu.

V praxi tedy k firemní datové schránce mají hlavní přístup jednatelé a ti mohou ustanovit další pověřené osoby či administrátory schránky. Toto omezení je dáno snahou o bezpečnost systému a jasnou odpovědnost za obsah příchozích a odchozích zpráv.

Reklama

Jak na řízení o kasační stížnosti (online - živé vysílání) - 4.9.2025

4.9.2025 09:003 975 Kč s DPH
3 285 Kč bez DPH

Koupit

Úmrtí jediného jednatele a nemožnost přístupu do schránky

Pokud zemře jediný jednatel společnosti, nastává specifický problém. Oficiální portál datových schránek zdůrazňuje, že v takovém případě schránka nezaniká ani se automaticky nezrušuje – zůstává nadále aktivní, což je s ohledem na existenci právnické osoby žádoucí. Problém je ale v tom, že po smrti jediného statutárního zástupce právnické osoby reálně nikdo další nemusí být schopen se k této schránce přihlásit. Systém datových schránek umožňuje přístup buď jinému statutárnímu zástupci, nebo osobě pověřené ještě za života původního jednatele. Pokud ale žádný takový přístup neexistuje, společnost zůstane odříznutá od všech datových zpráv.

Tato situace s sebou nese závažná rizika – zejména fikci doručení listiny desátým dnem od jejího dodání do datové schránky. Veškeré písemnosti, které do datové schránky přijdou, jsou tedy považovány 10. dnem za úředně doručené, ať už je někdo přečte, či nikoli. V praxi to znamená, že společnost nezná obsah datových zpráv a přitom již mohou běžet lhůty z nich vyplývající. Pokud tedy společnost, resp. její jednatel za svého života nepověřil žádnou další osobu k přístupu do datové schránky, hrozí, že některé lhůty propadnou bez vědomí zástupců společnosti. Po uplynutí lhůt pak již není možné uplatnit opravné prostředky a situace se může zkomplikovat exekucemi apod. Proto absence zástupce s přístupem k datové schránce je kritické riziko.

Pakliže zemře jediný statutární zástupce a společnost nemá nikoho dalšího s nastaveným přístupem, nelze datovou schránku obsluhovat, dokud nebude v obchodním rejstříku zapsán nový statutární zástupce. Do té doby sice schránka fyzicky přijímá zprávy, ale kvůli absenci oprávněné osoby nelze zprávy vyzvednout.

Zákon stanoví, že v situaci, kdy společnost nemá jednatele nebo když jednatel dlouhodobě neplní své povinnosti, může valnou hromadu svolat jakýkoliv společník. Pokud zájmy společnosti vyžadují, může tak učinit také dozorčí rada, je-li zřízena[3]. Pro společnost bez jednatele to znamená, že společníci nejsou bezmocní – mohou prostřednictvím valné hromady rozhodnout o náhradě jednatele. Tím se obnoví schopnost firmy jednat – včetně obnovení přístupu k datové schránce prostřednictvím nově zvoleného jednatele.

Prevence rizik

Aby ke krizovým situacím nedocházelo, doporučuje se předejít ztrátě přístupu do datové schránky ještě za života jednatele. Základní možností je předem stanovit pověřenou osobu či administrátora, který bude mít přístup i v případě, že původní jednatel nebude k dispozici. Mělo by jít o člověka, kterému jednatel plně důvěřuje a který může pravidelně schránku kontrolovat, vyzvedávat zprávy a případně je vytištěné či konvertované odevzdávat společnosti. Administrátor navíc dokáže nastavit i další pověřené osoby a upozornění na nové zprávy.

Dalším opatřením je udělit jménem společnosti plnou moc třetí osobě, která by mohla v naléhavém případě jednat za firmu a požádat o zpřístupnění schránky. Zatímco plná moc obvykle končí smrtí zmocnitele, u právnické osoby se takto udělená plná moc sama o sobě smrtí jejího statutárního zástupce neztrácí účinnost. Podmínkou je samozřejmě, že plná moc byla udělena v dostatečném rozsahu a legitimně. Takto může zmocněnec okamžitě žádat u správy datových schránek o přístup i poté, co původní jednatel zemřel.

Ve společnosti by se tedy měly předem určit minimálně dvě oprávněné osoby. Pro případ, že by tito lidé rovněž z nějakého důvodu onemocněli či zanechali funkcí, je dobré mít připravenou plnou moc pro spolehlivého externistu (např. advokáta). Zejména u menších společností se vyplatí pamatovat na situaci, kdy by schránku spravoval pouze jednatel – pak je tento prvek prevence naprosto klíčový.

Závěr

Praxe ukazuje, že nejúčinnější je jednoduchá prevence: mít vždy alespoň dvě nezávislé osoby s přístupem (administrátor a pověřená osoba), mít zapnuté notifikace a interně určeno, kdo schránku kontroluje v běžném režimu i při krizích. Při změnách ve vedení společnosti je klíčová rychlost – přímý zápis notářem do obchodního rejstříku, okamžité zneplatnění starých přístupů a okamžitá obsluha schránky nově oprávněnou osobou. Pokud jednatel chybí nebo nejedná, společníci mají v ruce nástroj v podobě svolání valné hromady podle § 183 ZOK. V krajních případech lze žádat o jmenování opatrovníka právnické osoby.

Sledujte další díly seriálu Byznys a paragrafy, a pokud chcete mít přehled o aktuálních právních změnách a praktických doporučeních, přihlaste se k odběru našeho měsíčního newsletteru, který vám přináší nejnovější právní novinky a užitečné tipy.

Přihlásit se k odběru newsletteru můžete >>> zde.

Děkujeme, že jste s námi, a těšíme se na společnou cestu světem práva a podnikání.