Procesní úkony účastníků mají nejčastěji podobu návrhů v nejširším slova smyslu. Zákon je též nazývá podání (§ 42). … Zvláštní významné postavení mezi procesními úkonu účastníků mají dispoziční úkony.[2]

Náležitosti formy a obsahu podání upravuje občanský soudní řád v ust. § 41 až 43.

Podle § 41 odst. 1 o.s.ř. mohou účastníci provádět své úkony jakoukoli formou, pokud zákon[3] pro některé úkony nepředepisuje určitou formu.

Podle § 42 o.s.ř. podání je možné učinit písemně. Písemné podání se činí v listinné nebo elektronické podobě prostřednictvím veřejné datové sítě nebo telefaxem.[4] Písemné podání obsahující návrh ve věci samé učiněné telefaxem nebo elektronické podobě je třeba nejpozději do 3 dnů doplnit předložením jeho originálu, případně písemným podáním shodného znění. K těmto podáním, pokud nebyla ve stanovené lhůtě doplněna, soud nepřihlíží. V případě podání v elektronické podobě podepsaného uznávaným elektronickým podpisem nebo podání v elektronické podobě podle zvláštního právního předpisu se nevyžaduje doplnění podání předložením jeho originálu.

Účastník může své podání doručit soudu taktéž osobně, nejčastěji do podatelny soudu. Účastník nemůže podání odevzdat na podatelně soudu na nosiči dat (DV, flash disk apod.), tj. nevytištěné, neboť zákon výslovně stanoví, že elektronicky lze činit podání jen prostřednictvím veřejné datové sítě. Osobní podání na podatelně soudu může pro účastníka řízení přinést řadu výhod, zejména okamžité potvrzení o přijetí podání (zejména pokud jde o návrh na zahájení řízení, odvolání, dovolání či jiný mimořádný opravný prostředek) v podobě podacího razítka otištěného na stejnopisu, který podateli zůstane pro jeho osobní potřebu. Tímto stejnopisem opatřeným podacím razítkem soudu tak účastník v případě potřeby může snadno, rychle a bez zbytečných nákladů prokázat, že své podání příslušnému soudu doručil.

Dalším způsobem může být podání učiněné elektronicky prostřednictvím veřejné datové sítě. Je možné tak učinit prostřednictvím elektronické pošty, datovou schránkou[5] nebo přes webové rozhraní Ministerstva spravedlnosti.

Každé podání učiněné vůči soudu musí být podepsané (elektronické podání není výjimkou), jinak se k němu nepřihlíží. V elektronické podobě musí být podání podepsáno uznávaným elektronickým podpisem podle zvláštního právního předpisu[6]. K podepisování elektronickým podpisem lze použít pouze uznávaný elektronický podpis, podepisuje-li se elektronický dokument, kterým se právně jedná vůči veřejnoprávnímu podepisujícímu nebo jiné osobě v souvislosti s výkonem jejich působnosti.

Uznávaným elektronickým podpisem je zaručený nebo kvalifikovaný elektronický podpis[7]. Po přechodnou dobu dvou let (tj. od 19. 9. 2016) bylo možné vůči soudu činit podání podepsané uznávaným elektronickým podpisem podle zákona o elektronickém podpisu[8]. Podle nařízení EIDAS[9] (jakožto evropského právního předpisu přímo použitelného na území všech členských států EU) je možné vůči státním orgánům ČR činit podání v elektronické podobě podepsané kvalifikovaným elektronickým podpisem ve smyslu tohoto nařízení. Účastníci řízení z dalších členských států EU mohou tedy svá podání podepisovat elektronicky podle právního řádu země svého bydliště či sídla. I taková podání musí soud (veřejnoprávní orgán) umět přijmout jako řádně podepsaná.

Podáním učiněným v elektronické podobě se rozumí dokument ve formě datové zprávy, v němž účastník v občanském soudním řízení projevil vůli směřující k uplatnění procesních práv, ke splnění procesních povinností nebo k jiným procesním následkům, jež jsou spojeny s tímto projevem vůle, popřípadě část takového dokumentu, v níž je obsažen účastníkův projev vůle. Totéž obdobně platí v trestním řízení pro podání stran nebo jiných subjektů, které mají obdobné postavení jako strany (§ 59 odst. 1 tr. řádu). Elektronický nosič (tzv. obálka nebo kontejner) doprovázející takový dokument je součástí podání v uvedeném smyslu, ledaže by z obsahu projevené vůle účastníka (strany či jiné osoby) vyplývalo něco jiného.[10]

Ústavní soud ve svém nálezu[11] dovodil, že doručil-li účastník řízení na elektronickou podatelnu soudu podání, které obsahuje zaručený elektronický podpis, který je neplatný, má soud povinnost jej o této skutečnosti informovat. Pokud soud nesplní svou právní povinnost informovat podatele o nedostatku spočívajícím v neplatnosti připojeného elektronického podpisu, poruší tím podatelovo právo na přístup k soudu zaručené čl. 36 odst. 1 Listiny[12].

Podle § 2 odst. 2 Instrukce MSp č. 133/2012-OD-ST podáním v elektronické podobě se rozumí procesní úkon obsažený zejména v dokumentech v digitální podobě datového formátu PDF, PDF/A, DOC, DOCX, XLS, XLSX, ZFO, TXT a RTF. Podání v elektronické podobě může být obsaženo i v těle datové zprávy.

Podle odst. 3 téhož ustanovení se datovou zprávou pro účely instrukce rozumí elektronická data, která lze přenášet prostředky pro elektronickou komunikaci a uchovávat na technických nosičích dat, používaných při zpracování a přenosu dat elektronickou formou, jakož i data uložená na technických nosičích ve formě datového souboru. Do datové zprávy může být vložen dokument. Datové zprávy a dokumenty v nich obsažené lze přenášet emailem, prostřednictvím datových schránek, webové aplikace k tomu určené (např. ePodatelna) či prostřednictvím dálkového přístupu přímým vyplněním elektronického formuláře s využitím internetové aplikace.

Podle odst. 4 téhož ustanovení se dokumentem rozumí každá písemná, obrazová, zvuková nebo jiná zaznamenaná informace v elektronické (digitální) podobě, která může být vložena do datové zprávy. Dokumenty mohou být rovněž obsaženy na technickém nosiči dat. Datovým formátem dokumentu se rozumí standardizovaný způsob organizace dat dokumentu. Dokumenty mohou být v textovém datovém formátu (např. datové formáty PDF, PDF/A, DOC, DOCX, TXT, XLS, XLSX a ZFO), statickém obrazovém (např. datové formáty PNG, JPEG, JFIF, TIF, TIFF), dynamickém obrazovém (např. datové formáty MPEG) anebo zvukové (např. datové formáty MP2, MP3, WAV). Dokumenty mohou být vloženy i do dokumentů ve formátu PDF, ZFO, DOCX a XLSX.

Určitou výhodu nabízí možnost učinit podání prostřednictvím datové schránky. Oproti běžné elektronické komunikaci prostřednictvím elektronické pošty systém datových schránek používá šifrovaného spojení mezi uživatelem informačního systému datových schránek a vlastním systému prostřednictvím protokolu HTTPS.

Datové schránky jsou zaručenou službou přístupu k informacím (datům, datovým zprávám, dokumentům apod.) a důvěryhodnou třetí stranou (provozovatel systému) a mezi registrovanými (a autentizovanými) uživateli.[13]

Podle § 18 zákona o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, fyzická osoba, podnikající fyzická osoba a právnická osoba[14] může provádět úkon vůči orgánu veřejné moci, má-li zpřístupněnu svou datovou schránku a umožňuje-li to povaha tohoto úkonu, prostřednictvím datové schránky. Úkon učiněnou takovou osobou nebo pověřenou osobou, pokud k tomu byla pověřena, prostřednictvím datové schránky má stejné účinky jako úkon učiněný písemně a podepsaný, ledaže jiný právní předpis nebo vnitřní předpis požaduje společný úkon více z uvedených osob. K této problematice se mnohokrát vyjadřovala judikatura tak, že podání učiněné prostřednictvím datové schránky podatele není třeba doplňovat ve smyslu ust. § 42 odst. 2 o.s.ř.[15] Tento názor později vyslovil i Nejvyšší soud  ČR ve svém Stanovisku.

Nepovažuje-li se z určitých důvodů elektronický dokument v podobě datové zprávy za podepsaný úkon ve smyslu § 18 odst. 2 zákona č. 300/2008 Sb., ve znění pozdějších předpisů (např. byl-li odeslán z cizí datové schránky), musí být – z hlediska požadavků ustanovení § 42 odst. 3 o. s. ř. a § 59 odst. 1 tr. řádu – opatřen uznávaným elektronickým podpisem (§ 6 odst. 1, 2 zákona č. 297/2016 Sb., dříve § 11 odst. 1, 3 zákona č. 227/2000 Sb., ve znění účinném do 18. 9. 2016) jednající fyzické osoby elektronický dokument v podobě datové zprávy obsahující podání.
Bylo-li podání v elektronické podobě opatřeno uznávaným elektronickým podpisem ve smyslu § 6 odst. 1, 2 zákona č. 297/2016 Sb. (dříve podle § 11 odst. 1, 3 zákona č. 227/2000 Sb., ve znění účinném do 18. 9. 2016), nepoužije se tzv. fikce podpisu podle § 18 odst. 2 zákona č. 300/2008 Sb., ve znění pozdějších předpisů, i když bylo učiněno prostřednictvím datové schránky.[16] Tato situace zejména nastane, pokud je samotný elektronický dokument opatřen uznávaným elektronickým podpisem jedné osoby, jež je následně zaslán datovou zprávou prostřednictvím datové schránky osoby odlišné od podatele. Je-li tedy samotný elektronický dokument řádně podepsán, způsob, jakým byl doručen soudu, zda tedy prostřednictvím datové schránky podatele či jiné osoby, je irelevantní. Datová schránka v tomto případě slouží výhradě jako nosič datové schránky, jako obálka.

Datové schránky zřizuje Ministerstvo vnitra na základě žádosti, nebo povinně ze zákona vybraným osobám, zejména právnické osoby uvedené v § 5 zákona o el.úkonech a další osoby věnující se vybraným profesím, jako jsou například advokáti, exekutoři, notáři, insolvenční správci a další. Běžný občan si může nechat zřídit datovou schránku na svou žádost.[17] Zároveň platí pravidlo, že každá fyzická osoba může užívat pouze jednu datovou schránku.[18] Ačkoliv lze datovou schránku zpřístupnit i jiné osobě předáním přístupových údajů, nic to nemění na důsledcích užívání datové schránky. Vždy je úkon vztahován k držiteli datové schránky. Každá datová schránka je tedy jedinečná a je označena vlastním identifikátorem. Tento identifikátor je vytvářen automatizovaně s využitím algoritmů pro generování náhodných čísel.[19]

Dalším způsobem podání je využití webových formulářů Ministerstva spravedlnosti (v rámci projektu e-justice). Tato podání můžeme rozlišit ještě na podání prostá, která jsou samostatným podáním, nebo podání, která jsou zároveň i nosičem i dalších dokumentů (např. návrh na vydání elektronického platebního rozkazu nebo elektronická přihláška pohledávky do insolvenčního řízení) podle § 2 odst. 4 Instrukce MSp č. 133/2012-OD-ST. Je-li podání zároveň i nosičem, je nutné toto podání nejdříve elektronicky podepsat. Bez elektronického podpisu by formulář tohoto podání (nosiče) vůbec účastníku neumožnil toto podání odeslat. Tento formulář se zároveň chová jako nosič, tedy jako prostředník pro přenos informací. Toto si můžeme představit, jako kdybychom do těla zprávy elektronické pošty vepsali samotné podání a jako přílohy této zprávy připojili další dokumenty. Tento nosič je tak zároveň podáním, které musí být v souladu s ust. § 42 o.s.ř. podepsáno a datováno, v tomto případě tuto skutečnost nahradí vygenerovaný uznávaný elektronický podpis.

Zejména s ohledem na rozdílný postup v případě vad je nutné rozlišovat podání, která obsahují návrh na zahájení řízení, a ostatní podání. Podání, která obsahují návrh na zahájení řízení, v případě neodstranitelných vad, soud prvního stupně odmítá. K ostatním podáním se nepřihlíží.

Nejvyšší soud[20] dospěl v závěru, že ač výčet typů je taxativní, je nutné toto vztahovat pouze na podání, kterými se zahajuje nebo disponuje s řízením. Řádně se omluvit, a tím se například vyhnout vydání rozsudku pro zmeškání, je možné taktéž telefonicky, ačkoli tato forma není ve výčtu výslovně zmíněna. Tuto možnost předjímá občanský soudní řád v ust. § 153b odst. 1, jenž formu podání vůbec nevymezuje a podobné omezení se v praxi soudů standardně neuplatňuje ani při výkladu ust. § 101 odst. 2 o.s.ř. Není-li ve volajícím vyvolán pocit, že by soud měl pochybnosti o obsahu jeho telefonického sdělení, může být účastník plným právem přesvědčen o tom, že učinil maximum, zejména za situace, kdy např. z důvodu dopravních komplikací účastník (ale i další zúčastněné osoby) nestíhá se dostavit k soudu k nařízenému jednání, když nemá jinou možnost, než telefonicky, sms zprávou nebo elektronickou poštou zaslanou ze svého mobilního telefonu informovat soud o své neúčasti při jednání.

Novelou o.s.ř. od 1.1.2014 došlo k odstranění možnosti učinit podání ústně do protokolu. Toto však nevylučuje možnost, aby v případě, kdy soud s účastníky jedná a pořizuje o tom protokol (nejčastěji při jednání) ve smyslu ust. § 40 odst. 2 o.s.ř., mohli účastníci této příležitosti využít a učinit své podání (s procesními i hmotněprávními účinky). Soud v tomto případě do protokolu zachytí přednes jejich podání, tedy přednes jejich projevu vůle. Projev vůle účastníka je tak zachycen v protokolu soudu s odpovídajícími právními účinky. 

K otázce včasnosti podání telefaxem se vyjádřil Ústavní soud[21] tak, že „při posuzování včasnosti faxového podání je tedy třeba se zabývat otázkou, kdy podání došlo k soudu. Je přitom ustálenou soudní praxí, zahrnuje v to i praxi samotného Ústavního soudu, že se příjem faxového podání neomezuje na pracovní dobu soudu a že rozhodným okamžikem je okamžik doručení podání na faxový přístroj soudu. Údaj o tom, kdy se s faxovým podáním pověřený zaměstnanec soudu seznámil nebo kdy byl příslušný dokument vyňat z faxového přístroje, není rozhodný.“

K otázce včasnosti podání prostřednictvím datové schránky se vyjádřil Nejvyšší správní soud[22] tak, že „podání prostřednictvím datové schránky vůči orgánu veřejné moci je učiněno okamžikem dodání datové zprávy do datové schránky orgánu veřejné moci. Lhůta stanovením soudním řádem správním, výzvou nebo rozhodnutím soudu je zachována, bylo-li podání učiněné vůči soudu prostřednictvím datové schránky nejpozději poslední den této lhůty dodáno ve formě datové zprávy do datové schránky soudu.“

Dojde-li na straně informačního systému datových schránek k technickým obtížím, pro které odeslaná datová zpráva účastníka nebyla dodána (tedy i doručena) do datové schránky soudu, je nutné tuto situaci chápat jako obtíže na straně soudu, tedy není možné nedoručení do datové schránky soudu přičítat k tíži účastníka. Účastník má možnost předložit soudu vytištěný záznam o tom, že se pokusil o odeslání datové zprávy, případně má možnost požádat Ministerstvo vnitra o vydání potvrzeného záznamu.

Obdobně je nutné chápat i situaci, kdy účastník své podání činí prostřednictvím elektronické pošty na elektronickou adresu soudu. Byla-li tato datová zpráva učiněna na správnou elektronickou adresu pro příjem elektronických podání a nepřekročila-li stanovenou velikost (maximální velikost datových zpráv vůči soudům je všeobecně známá a dostupná informace), z důvodů technického rázu na straně ePodatelny nedojde k řádnému doručení, účastník by měl být automaticky informován ePodatelnou o tom, že provedl pokus o doručení datové zprávy a zároveň by měl dostat automatickou informaci o důvodu, pro který nemohla být datová zpráva soudu doručena. Poté tedy účastník má opět možnost prokázat tímto zaslaným potvrzením skutečnost, že pro včasné podání učinil maximum.