Obsah článku: 

Ať už byl zadavatelův postup týkající se zadávání veřejných zakázek napaden u Úřadu prostřednictvím návrhu (dle ust. § 250 a násl. zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, ve znění pozdějších předpisů; dále jen „zákon o zadávání veřejných zakázek“), nebo prostřednictvím podnětu k zahájení řízení z moci úřední, je jeho povinností předložit Úřadu dokumentaci o zadávacím řízení. V případě návrhu tato povinnost zadavatele vyplývá z ust. § 252 odst. 1 zákona o zadávání veřejných zakázek („Zadavatel je povinen doručit Úřadu své vyjádření k obdrženému návrhu do 10 dnů od jeho doručení. Společně s tímto vyjádřením zašle Úřadu dokumentaci o zadávacím řízení nebo soutěži o návrh.“), v případě podnětu se pak jedná o povinnost uloženou Úřadem na základě ust. § 258 odst. 1 téhož zákona („Zadavatel je povinen do 10 dnů ode dne doručení výzvy Úřadu odeslat dokumentaci o zadávacím řízení prostřednictvím datové schránky nebo jako datovou zprávu podepsanou uznávaným elektronickým podpisem, s výjimkou dokumentů uvedených v § 252 odst. 4, které je povinen v téže lhůtě odeslat Úřadu v listinné podobě, prostřednictvím datové schránky nebo jako datovou zprávu podepsanou uznávaným elektronickým podpisem.“).

Úřad byl však znám tím, že požadoval dodržení velmi specifických pravidel týkajících se podoby předkládané dokumentace o zadávacím řízení. Především Úřad již v oznámení o zahájení řízení (příp. ve výzvě dle ust. § 258 odst. 1 zákona o zadávání veřejných zakázek) vždy zadavatele poučoval: „K povinnosti zadavatele stanovené v § 252 odst. 1 zákona spočívající v zaslání dokumentace o zadávacím řízení nebo soutěži o návrh Úřad uvádí, že dokumentem tvořícím součást dokumentace o zadávacím řízení se rozumí vždy originál dokumentu v té podobě, ve které byl původně vyhotoven (ať už v listinné nebo elektronické podobě). Originálem dokumentu vyhotoveného v listinné podobě se pak rozumí pouze vlastní originální vyhotovení listiny a nikoliv její opis, kopie nebo jiné technické zobrazení, byť by byly Úřadu zaslány prostřednictvím datové schránky.“

Doručování značného množství originálů jednotlivých dokumentů je nicméně poměrně komplikované. Datovou schránkou není možné zaslat některé běžně používané formáty souborů (např. soubory mailové pošty „*.msg“ či komprimované archivy typu „*.zip“ a „*.rar“; srov. přílohu č. 3 k prováděcí vyhlášce č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek, ve znění pozdějších předpisů), samotná zpráva datové schránky má velmi omezenou přípustnou velikost příloh (v současné době jen 20 MB; srov. ust. § 5 odst. 1 vyhlášky č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek, ve znění pozdějších předpisů), rozhodně ne každý zadavatel či jeho zastupující advokát má možnost podat datovou zprávu podepsanou uznaným elektronickým podpisem (ani k tomu není žádným právním předpisem nucen), a množství dokumentů je v originále vyhotoveno v listinné podobě a musejí tedy být zaslány poštou.

Důsledkem uplatňování těchto velmi striktních pravidel bylo, že zadavatelé nezřídka strávili i půlku pracovního dne jen odesíláním desítek datových zpráv a sestavováním listinného „balíku“, který byl podáván Úřadu běžnou poštou. Velká část dokumentace je přitom zpravidla všem (tj. i Úřadu) dostupná na profilu zadavatele. Často je přitom zaslání celé originální dokumentace nadbytečné, neboť se posuzovaný postup zadavatele týká jen dílčího kroku či konkrétního ustanovení zadávací dokumentace, pročež je nadbytečné zasílat např. všechny doručené nabídky apod. Lze jednoznačně konstatovat, že tato specifická pravidla Úřadu představovala pro zadavatele značnou administrativní zátěž, která nemohla být jednoduše ospravedlnitelná.

Bylo zřejmě jen otázkou času, kdy bude nějaké zadávací řízení zrušeno právě pro nedoložení požadovaných originálů, a právě k tomu došlo v případě města Brandýs nad Labem – Stará Boleslav. Zadavatel se proti zrušení zadávacího řízení z důvodu dle ust. § 263 odst. 4 zákona o zadávání veřejných zakázek („Nedoručí-li zadavatel v řízení o přezkoumání úkonů zadavatele před uzavřením smlouvy Úřadu podle § 252 odst. 1 nebo § 254 odst. 5 dokumentaci o zadávacím řízení ve stanovených lhůtách, a to ani v dodatečné pětidenní lhůtě stanovené Úřadem, Úřad uloží nápravné opatření spočívající ve zrušení zadávacího řízení nebo přezkoumávaného úkonu vymezeného v oznámení o zahájení řízení.“) bránil a u Krajského soudu v Brně uspěl, Úřad se nicméně bránil kasační stížností.

Nejvyšší správní soud svým rozsudkem ze dne 31. 3. 2021, č. j. 1 As 223/2020-51, však kasační stížnost zamítl a jednoznačně stanovil, že ze zákona o zadávání veřejných zakázek nevyplývá povinnost zadavatele dodat Úřadu dokumentaci o zadávacím řízení v originálech: „Nejvyšší správní soud se ztotožňuje s výkladem krajského soudu, který poukázal na předchozí judikaturu kasačního soudu, ze které vyplývá, že prosté kopie mohou sloužit jako důkazní prostředky před správními i civilními soudy, a proto není důvod, aby toto pravidlo neplatilo i ve správním řízení. Řízení o přezkoumání úkonů zadavatele je běžným správním řízením, a proto je stěžovatel oprávněn vyžadovat originály listin v případech, kdy existují důvodné pochybnosti o jejich pravosti či obsahu (rozsudek Nejvyššího správního soudu ze dne 17. 10. 2014, č. j. 4 As 171/2014 – 26). Za běžných okolností nemůže a priori odmítnout důkaz prostou kopií. Výjimkou tak mohou být pouze situace, kdy ve správním řízení vyvstane odůvodněná potřeba ověřit, že dokument skutečně existoval a co bylo jeho obsahem (srov. rozsudek Nejvyššího správního soudu ze dne 29. 6. 2011, č. j. 7 As 68/2011 – 75).“

Tento rozsudek byl navíc jako směrodatný publikován ve Sbírce Nejvyššího správního soudu pod č. 4182/2021, pročež by měl do budoucna sloužit jako prakticky nezpochybnitelný základ pro další postupy Úřadu.

Byť se nejedná o převratnou změnu v matérii zadávání veřejných zakázek jako takové, jistě rozsudek Nejvyššího správního soudu potěší mnohé zadavatele i administrátory. Zadavatelé již nemohou být Úřadem nuceni k dokládání originálů dokumentace o zadávacím řízení tak, jak to do nynějška Úřad vyžadoval. Úřad se musí spokojit i s prostými kopiemi jednotlivých dokumentů, které bude výrazně jednodušší zaslat prostřednictvím datové schránky – formáty souborů, které datová schránka nedokáže poslat, mohou být nahrazeny PDF kopií zachycující obsah těchto souborů, elektronicky podepsané soubory o větších velikostech (typicky elektronické nabídky) mohou být rozděleny na více nepodepsaných souborů a dokumenty, které byly vyhotoveny jako listinné, budou moci být zaslány naskenované prostřednictvím datové schránky a odpadne tedy doručování běžnou poštou.

Dodrží-li tak zadavatelé zákonem vymíněné způsoby doručování (datová schránka, elektronicky podepsaná datová zpráva), budou moci již předání dokumentace vyřídit rychleji, jednodušeji a kompletně od počítače. Do budoucna by snad ještě stálo za úvahu vyloučit z povinnosti předávání ty dokumenty, které zadavatel v jejich originální povaze uveřejnil na profilu zadavatele a které jsou tedy Úřadu dostupné i bez zadavatelovy přímé aktivity.