Jak využít automatizaci pro úspěch vaší kanceláře
Advokátní profese čelí stále novým povinnostem. Jak se s nimi snadno vypořádat, usnadnit si v týmu advokátní kanceláře život a zároveň zvyšovat komfort klientů popisuje v rozhovoru Martin Kašpar, prokurista společnosti Wolters Kluwer a produktový manažer case managment systému Praetor.
Advokátní profese čelí stále novým povinnostem. Jak Praetor usnadňuje advokátům se s nimi vypořádat?
Poslední roky jsou ve znamení zvýšení tlaku na povinnosti týkající se AML a advokátních úschov. Obsluhu obou oblastí usnadňujeme díky specializovaným modulům. ČAK vydala metodiku k AML a z té jsme čerpali pro usnadnění identifikace, prověřování, vyhodnocování i evidence údajů k osobám. V rámci advokátních úschov dlouhodobě zjednodušujeme hlášení do EKÚ ČAK i identifikace bankám.
Jedním z bolavých míst advokátní praxe je fakturace. Co doporučujete pro největší usnadnění této agendy?
Dobře si nastavit proces, aby sice vyhovoval potřebám kanceláře, ale zároveň byl jednoduchý a díky tomu co nejvíce automatizovatelný.
Praetor umožňuje široké možnosti nastavení jednotlivých kroků a stavů fakturace, včetně automatického odesílání dokončených faktur na zadaný e-mail klienta. Návazně je pak potřeba řešit i proces upomínání. Novinkou je proto nyní možnost si z dlužné faktury od klienta založit spis na vymáhání a generovat upomínky.
Díky přesunu komunikace do online prostoru je na straně advokátů stále větší potřeba využívat advokátní systém a komunikovat s klienty kdykoliv. Je možné Praetor využívat i bez notebooku na mobilním telefonu?
Mobilní aplikace je našim klientům již dávno k dispozici a umožňuje rychle vykázat činnost, číst dokumenty ze spisu nebo hledat kontakty. Samozřejmě funguje pro Android i iOS.
Navíc advokát může zprovoznit pro své klienty i klientskou zónu, která je obdobou internetového bankovnictví. Klient advokáta si pak může sledovat vývoj své kauzy nebo nahrávat dokumenty. Možnosti užití jsou od základního dataroomu až po zcela inovativní přístup ke klientské komunikaci. Řada advokátů si uvědomuje, že to je soudobý standard toho, jak lidé přistupují k informacím a že chtějí mít online dostupnou i svou advokátní kancelář. Internetové bankovnictví také začínalo postupně, pozvolna a dnes si bez něj už neumíme život představit. Obdobně to bude i s klientskou zónou.
Jak zpřehlednit komunikaci s klienty?
Advokátní služba zahrnuje specifickou komunikaci, kdy se jedna část odehrává jen organizačně na domluvení schůzky a pak osobně. Případně se jedná o výměnu dat a čilou elektronickou komunikaci. K tomu je pak právě vhodná klientská zóna nebo nastavení automatického přiřazování mailů do spisu v Praetoru. Doporučil bych konzultaci a pak navrhnout vhodné řešení. Záleží určitě na typu agendy a případná specifika kanceláře.
Jak konkrétně je v Praetoru ošetřena komunikace přes datové schránky?
Obsluha datových schránek funguje velmi dobře. Klienti si mohou nastavit do Praetora libovolný počet datových schránek, obsluhovat je samostatně, případně využít jen nahlížecí účet. Všechny stažené zprávy se do systému ukládají. Zároveň Praetor chytře páruje datové zprávy přímo na příslušný spis podle soudu a spisové značky.
Kanceláře jsou zaplaveny obrovským množstvím dat a ukazatelů pro větší efektivitu, málokdo má ale čas se jimi zabývat. Co v tomto ohledu umožňují reporty v Praetoru?
Praetor obsahuje několik nástrojů pro reporty a uživatelé si je mohou vytvářet sami nebo požádat o konzultaci a my jim pomůžeme sestavit report podle potřeb a oblastí, které je zajímají. Umíme nejenom ekonomické reporty k výnosům, nákladům a efektivitě právníků a ziskovosti u klientů, ale realizovali jsme už i bezpečnostní reporty upozorňující na možné nestandardní jednání uživatelů nebo report k lhůtám a úkolům.
Spolupráce s desítkami advokátních kanceláří nám přinesla bohaté know how v požadavcích na reporting, díky čemuž umíme klientům efektivně pomoci.
Jaké další procesy kanceláře je možné si díky Praetoru zjednodušit?
Samozřejmostí jsou běžné procesy od „client check“, „conflict check“ a AML, přes domlouvání online setkání v klientské zóně, fakturační proces až po nasazení automatů – robotů – pro tvorbu a připomínání opakujících se úkolů spojených třeba se správou daní nebo jinou opakující se agendou pro klienta.
Jak dlouho trvá taková implementace advokátního systému do konkrétní kanceláře nebo společnosti?
Prakticky záleží na situaci v advokátní kanceláři.
Nejsnazší a nejrychlejší implementace je začít s prázdnou databází u nás v cloudu. Pak je implementace skutečně otázka jednotek dní. Dnes se rozhodnete a zítra můžete mít vyškolené uživatele a začít pracovat.
Náročnější je, pokud je potřeba importovat data z nějakého jiného systému. Pokud jsou konzistentní a struktura dat je jasná, tak může být vše během pár týdnů hotovo.
Máme zkušenosti ze stovek implementací a desítky proběhly v každém typickém scénáři. Data jsme již převáděli z více než deseti konkurenčních nebo nevyhovujících systémů nebo samostatných datových zdrojů. Zatím jsme vždy dořešili ke spokojenosti klienta. Přechodu se není potřeba bát, jsme připraveni konzultovat individuální situaci v advokátní kanceláři a nabídnout uživatelům maximální podporu.
© EPRAVO.CZ – Sbírka zákonů, judikatura, právo | www.epravo.cz
