Práce advokátní kanceláře v době koronaviru: Pár užitečných nástrojů

Komunikace na dálku

Namísto osobních schůzek videokonference nebo konferenční hovory, namísto prezentací a interních briefingů živé sdílení obrazovky. S tím vším nám v dnešní době pomohou dostupné technologie.

Nejefektivnějším nástrojem komunikace na dálku je podle průzkumu Harvard Business Review sdílení dokumentů v cloudu, na druhé příčce se umístily videokonference.

Konferenční hovory včetně sdílení obrazovky vám umožní například nástroj Teams od Microsoftu či Google Hangout. Pro samostatný konferenční hovor lze využít i Skype, WhatsApp, Face Time, Zoom nebo Viber.

Právě nepřeberná nabídka nástrojů může být tím háčkem. Při výběru totiž musíte sledovat jednoduchost ovládání jak pro vás, tak pro klienta na druhé straně. Pokud máte účet Office 365, pak je jednoznačnou volbou Microsoft Teams. Pokud naopak používáte firemní účet u Google, tak je vhodný Google Hangout nebo novější a jednodušší produkt Google Duos.

Pro řadu lidí bude vyhovující starý dobrý Skype, který se hodí hlavně tehdy, pokud jsou v něm již zaregistrováni oba volající. Pokud naopak potřebujete pozvat ke callu někoho nového, se Zoomem ho připojíte k videokonferenci opravdu jednoduše na jedno kliknutí.

Úkoly, termíny a procesní lhůty

Ideální samozřejmě je, pokud již máte zaveden nástroj na řízení projektů. Nestane se vám tak to, že byste promeškali lhůtu nebo zapomněli na termín ujednaný s klientem. Třešničkou na dortu je  možnost přidělovat úkoly jednotlivým členům týmu. Právě při nedostatku osobní komunikace face-to-face je o to důležitější vědět, kdo má na dané činnosti pracovat.

Advokátní spisy můžete spravovat například se softwarem Praetor, SingleCase nebo naším Evoliem. Vycházíme ze zkušeností v Evoliu, kde lze úkoly přidělovat, uživatelé k nim mohou připisovat různé komentáře, úkoly lze schvalovat nebo k nim nastavovat různé štítky a termíny. Některé úkoly se nadto generují samy ze služeb přímo napojených na advokátní software. V Evoliu to umožňuje například vazba na InfoSoud či Insolvenční rejstřík. 

Pokud ještě nepoužíváte nástroj pro správu úkolů v rámci svého informačního systému, můžete využít například Trello, které umožňuje třídit úkoly v jednotlivých nástěnkách a označovat štítky, anebo třeba Asanu. Oba nástroje je možné používat v týmech a k úkolům přiřazovat termíny a checklisty.

Sdílení dokumentů

Velká část advokátní agendy obnáší práci s dokumenty. Pokud používáte advokátní informační systém, měl by umožňovat přístup ke spisům i jejich dokumentům z domova. S tím tradiční rivalové na českém trhu nemají problém.

Při spolupráci s klienty můžete dokumenty nejen posílat emailem, ale také nasdílet v online podobě. Využít k tomu lze Google Disk, OneDrive, iCloud pro Apple dokumenty nebo třeba DropBox.

Rizika online práce: Nejen koronavirus vás ohrožuje

V minulých týdnech se ukázalo, že i v době nouzové situace se najdou tací, kteří budou chtít na vaše data zaútočit. Příkladem může být útok na informační systém Fakultní nemocnice v Brně. Jedním z nástrojů, které hackeři používají je ransomware. Ten vám zašifruje data a hackeři za ně požadují výkupné.

Základní cestou, jak se může ransomware dostat na váš počítač, je tzv. sociální inženýrství. Obvykle dorazí email s věrohodně působícím obsahem a přílohou. Po kliknutí na přílohu dojde ke spuštění viru. Proto se vyplatí přemýšlet nad obsahem emailu dříve, než přílohu otevřete. V poslední době se výrazně zlepšila použitá čeština, takže email může působit opravdu důvěryhodně. Vždy se dívejte na emailovou adresu odesílatele.

Cloudové informační systémy pro advokáty jsou v tomto bezpečnější než informační systém instalovaný na vlastním serveru. Ransomware totiž ví, že nejcennějším data máte v databázích, a tak je umí najít v lokální síti. Poté se do nich dokáže vlomit a zašifrovat je.

Práce na spisu a efektivní vykazování

Při práci na dálku je někdy obtížné rozlišit, kolik času člověk strávil nad produktivní prací, a kolik obstaráváním dětí, které jsou doma kvůli uzavřeným školám. Na trackování produktivního času také existuje řada nástrojů, které jsou volně dostupné.

Nejznámější jsou asi Toggl nebo Timely, které umožňují evidenci odpracovaného času na jednotlivých projektech. Ale i tuto funkcionalitu je možné pojmout do advokátního softwaru. V současnosti to umí Evolio, Praetor i SingleCase. Například v Evoliu se vykázaná práce zobrazí v přehledném týdenním kalendáři. V poslední verzi dokonce Evolio pomocí umělé inteligence uživateli napovídá, které další aktivity by si měl vykázat. To se hodí hlavně pro notorické „nevykazovače“, kteří na konci měsíce horko těžko vzpomínají na to, co vlastně ve spisech dělali.

Práce na dálku musí být postavená na vzájemné důvěře mezi šéfem a týmem. Aby bylo možné vyhodnotit efektivitu práce na home office, a to jak svou, tak celého týmu, měl by mít advokát možnost vyhodnotit pracovní vytíženost. Určitě není nutné, aby lidé brali tento reporting jako projev nedůvěry. Možná sami zjistí, z jakého místa v bytě se jim pracovalo lépe, zda jim vyhovuje při práci poslouchat hudbu nebo ne a v kterou denní dobu jsou nejproduktivnější.

Listovní zásilky bez návštěvy pošty

S klienty obvykle komunikujete po e-mailu, s úřady datovou schránkou.

Napojení na datové schránky české advokátní systémy řeší různě. Někteří z nich zpracovávají datovky v externím programu. Mezi ně patří SingleCase, který vedle samotného advokátního systému nabízí aplikaci s názvem Datovka. Naproti tomu Evolio je s datovými schránkami napřímo provázáno, sdružuje veškerou komunikaci včetně emailů a datovek, v modulu podatelny, který funguje obdobně jako Outlook. 

Někdy je ale potřeba odeslat listovní zásilku ve fyzické podobě – například upomínku s výzvou k úhradě. Česká pošta nabízí zajímavou službu Hybridní pošta (Pošta online). Elektronicky do ní nahrajete dokument, který pošta vytiskne, naobálkuje a okamžitě předává k doručení.

Hybridní poštu si můžete zaregistrovat a posílat v ní dopisy stejně snadno jako emaily. Zajímavým způsobem se s touto službou propojilo Evolio. Umožňuje nejen odeslání hybridní pošty, ale dál sleduje stav doručení a také stáhne elektronickou verzi podacího lístku.

Ing. Jan Tkáč