Jednoduchý přístup do datové schránky?
Máte svou datovou schránku? Máte už první zkušenosti se zasíláním datových zpráv? Zdá se Vám přístup přes Internet prohlížeč komplikovaný? Máme pro Vás řešení – datové zprávy na jedno kliknutí v Outlooku.
Pokud teprve uvažujete si zřídit datovou schránku, tak níže najdete inspiraci, jak jednoduše přistupovat do datové schránky.
Připojení do datové schránky - Datové schránky jsou součástí informačního systému datových schránek (ISDS). Pro přístup do datové schránky se musíte přihlásit do systému ISDS.
Existují 2 způsoby, jak se přihlásit do své datové schránky
- přihlášení přes webové rozhraní – tento přístup je hodně komplikovaný (po zadání jména a hesla musíte ještě vkládat číselný kód zobrazený na obrazovce)
- přihlášení pomocí speciálních aplikací, např. MS Outlook konektor do datové schránky
Výhody aplikace MS Outlook konektor do datové schránky:
- jednoduché připojení do datové schránky a zprávy z datové schránky na jedno „kliknutí“
- není nutné komplikované přihlašování přes Internet prohlížeč.
- příjem/odeslání zprávy datové schránky
- datové zprávy máte v Outlooku jako „klasické“ e-maily, včetně příloh datových zpráv
- datovou zprávu můžete jednoduše přeposlat jako e-mail
- jednodušší archivování datových zpráv v MS Outlook (po 90 dnech jsou datové zprávy v ISDS smazány, ale v MS Outlook je máte stále k dispozici)
Pro většinu firem je MS Outlook konektor dostačující řešení pro přístup do datových schránek a práci s datovými zprávami. Velkou výhodou je, že základní verze je ZDARMA. Zákazník si tak může vyzkoušet danou aplikaci a následně se může rozhodnout pro některou z rozšířených verzí (STANDARD nebo BUSINESS). MS Outlook konektor je ke stažení na stránkách http://www.profiemail.cz/DS.
Obr.1 - Nastavení přístupů do více dat.schránek (verze Business)
Obr.2 – Příklad datové zprávy zaslané z MS Outlook klienta
Od 1.1.2010 došlo k rozšíření možností, jak využít datové schránky. Dříve jste mohli zaslat datovou zprávu pouze úřadům (tzv. orgánům veřejné moci). Díky novelizovanému znění zákona 300/2008 Sb. bylo od 1.1.2010 odstraněno omezení, kvůli kterému dosud mohly právnické osoby, fyzické osoby a podnikatelé prostřednictvím své datové schránky komunikovat pouze s orgány veřejné moci. Od 1.1.2010 můžete zasílat dokumenty i někomu jinému, než je orgán veřejné moci, například můžete zaslat datovou zprávu svému zákazníkovi nebo dodavateli. Taková zpráva se nazývá „poštovní datová zpráva“ (dříve se používal pojem „komerční datová zpráva“). Poštovní datovou zprávu můžete využít např. pro zasílání faktur nebo smluv, zjednodušeně řečeno pro zasílání dokumentů, u kterých potřebujete mít jednoznačně zaručeno potvrzení doručení a současně zajištěno doručení do dané firmy.
Jak funguje zasílání „poštovních datových zpráv“?
Abyste mohli posílat nebo přijímat poštovní datové zprávy, tak musíte udělat následující kroky:
- Příjem poštovní datové zprávy - > povolit příjem těchto zpráv v “NASTAVENÍ“ v datové schránce
- Posílání poštovní datové zprávy - > uzavřít smlouvu s Českou poštou
Příjem „poštovní datové zprávy“ je bezplatný. Zaslání „poštovní datové zprávy“ je zpoplatněno dle ceníku České pošty. Další informace na stránkách České pošty.
- Základní verze, která je zdarma
- Rozšířená verze STANDARD
- Rozšířená verze BUSINESS.
Základní verze ZDARMA
Základní verze ZDARMA je určena pro zákazníky, kteří dostávají jednu či dvě zprávy měsíčně a chtějí tyto zprávy mít uloženy v Outlooku. Základní verze umožňuje připojení do datové schránky a příjem/odeslání zprávy datové schránky, podporuje zasílání poštovních datových zpráv. Zprávy jsou uloženy pouze ve složce Doručená pošta.
Rozšířená verze STANDARD
Verze STANDARD je určena pro firemní zákazníky, kteří mají jednu datovou schránku a požadují uchovávání datových zpráv v samostatné složce ARCHIV.
- datové zprávy v samostatné složce ARCHÍV (uchování zpráv starších 90 dnů)
- lze jednoduše a transparentně nastavit archivaci a zálohování, filtrování i třídění zpráv (možnost zobrazit i další pole datové schránky, např. „Doručeno do dat.schránky“ , „Odesláno do dat.schránky“, „Do vlastních rukou“).
Rozšířená verze BUSINESS
Verze BUSINESS je určena pro firemní zákazníky, kteří mají více datových schránek nebo pro uživatele, kteří používají bezpečnější přihlášení do datové schránky pomocí uživatelského komerčního certifikátu. Je vhodná i pro uživatele, kteří mají jednu datovou schránku, ale dostávají velké množství zpráv nebo požadují další pokročilé funkce práce s datovou schránkou (stahování doručenek, stahování pouze nových nepřečtených zpráv apod.)
Rozšířená verze MS Outlook konektor – BUSINESS má stejné vlastnosti jako verze STANDARD. Navíc má tyto vlastnosti:
- umožňuje přihlášení do více datových schránek (lepší ovládání přístupu)
- podporuje přihlášení pomocí uživatelského certifikátu
- umožňuje jednoduše třídit zprávy ve složce ze všech datových schránek
- umožňuje stahování doručenek
- umožňuje stahovat pouze nepřečtené datové zprávy
Další informace o aplikaci MS Outlook konektor najdete na stránkách http://www.profiemail.cz/DS .
