Postup při výměně akcií hromadná listina za jednotlivé listinné akcie – praktické rady

Společnost může vydat majitelům listinné akcie jako hromadné listiny nahrazující tyto jednotlivé akcie. V současnosti převládl názor, že pokud držitel hromadné listiny požaduje změnu na listinné akcie, je třeba postup upravit ve stanovách (přestože existovaly protichůdné názory, zvítězit formalismus). Poznamenejme, že z praktických důvodů byly hromadné listiny vydávány poměrně často v objemech rovnajících se podílům zakladatelů.

Návrh ustanovení do stanov (možné řešení – zejm. u akcií na jméno je vhodné nahrazené hromadné listiny archivovat s ohledem na případné předchozí rubopisování):

„Společnost je oprávněna vydat akcie jako hromadné listiny nahrazující jednotlivé akcie stejného druhu a stejné jmenovité hodnoty jednoho majitele (tj. hromadná akcie – pozn. autora). O vydání akcií ve formě hromadné akcie rozhoduje představenstvo. Akcionář má právo na výměnu hromadné akcie za jednotlivé akcie nebo jiné hromadné akcie, požádá-li o to písemně představenstvo společnosti. Představenstvo je povinno písemně vyzvat akcionáře k výměně akcií do třiceti pracovních dnů ode dne, kdy je společnosti doručena žádost o výměnu. Ve výzvě představenstvo stanoví lhůtu k výměně akcií, která nesmí být kratší patnácti pracovních dnů od odeslání výzvy. Nepředloží-li akcionář ve stanovené lhůtě hromadnou akcii k výměně, jeho právo na danou výměnu zaniká; tím není dotčeno jeho právo požádat o výměnu znova. Náklady na výměnu nese společnost. Hromadnou akcii vzatou z oběhu představenstvo znehodnotí slovy ”vyměněna” a uloží ji do archívu společnosti.“

Rozhodování ve věci je svěřeno představenstvu jako orgánu společnosti odpovědnému za její obchodné vedení.

Postup při výměně v několika krocích:

Vlastník hromadné listiny požádá společnost písemně žádostí adresovanou představenstvu společnosti o výměnu této listiny za jednotlivé listinné akcie.
Žádost by měla být doplněna dokumenty prokazujícími existenci majitele a oprávnění osob podepsaných pod žádostí za ni jednat (čestné prohlášení, výpis z OR, plná moc atd.) – to je důležité zejména u akcií na majitele.
Žádost by měla obsahovat zejména identifikaci vlastníka (viz výše) a identifikaci nahrazovaných hromadných akcií (čísla akcií) a předmět žádosti (zejm. zda žádá o výměnu za jednotlivé listinné akcie nebo za jiné hromadné listiny) a dále by měla obsahovat spojení na odpovědné osoby v případě, že tuto problematiku řeší konkrétní zaměstnanec nebo externí poradce společnosti pro urychlení komunikace.
V případě, že je žádost neúplná, vyvine společnost přiměřené úsilí o doplnění žádosti vlastníka a vyzve vlastníka hromadné akcie k výměně akcií do třiceti pracovních dnů ode dne, kdy je společnosti doručena žádost o výměnu. Ve výzvě představenstvo stanoví lhůtu k výměně akcií, která nesmí být kratší patnácti pracovních dnů od odeslání výzvy (viz výše navrhované ustanovení stanov).
Při vlastní výměně akcií musí vlastník hromadné listiny tuto listinu předložit; dále může společnost požadovat identifikační průkaz vlastníka nebo výpis z OR či jiné evidence vlastníka. O provedené výměně je vhodné provést zápis podepsaný jak vlastníkem hromadné listiny, tak i zástupcem společnosti.
Vyměňovanou hromadnou listinu lze skartovat (u akcií na jméno) nebo znehodnotit a archivovat (na jméno – důvod viz výše). Mění-li se v souvislosti s výměnou seznam akcionářů, společnost jej příslušně upraví.

Celý proces nepostrádá jisté obtíže spojené zejm. se změnou stanov a může být zdlouhavý, nicméně praxe tuto otázku řeší již víceméně jednoznačně.