Praktické zkušenosti s návrhy na zápis skutečných majitelů
Dne 1. června 2021 se stal účinným zákon 37/2021 Sb., o evidenci skutečných majitelů („nový zákon o skutečných majitelích“), který podstatným způsobem změnil dosavadní právní úpravu evidence skutečných majitelů právnických osob včetně obchodních korporací a požadavků s tím spojených.
Nový zákon přinesl hned několik zásadních změn. Předně zákon zavedl velmi citelné sankce a následky v případě, pokud skutečný majitel nebude zapsán do rejstříku. Dále došlo ke změně vymezení skutečného majitele a zpřístupnění evidence skutečných majitelů, byť v omezeném rozsahu, široké veřejnosti.
Vedle možnosti uložení pokuty za přestupek podle zákona o skutečných majitelích až do výše 500 tisíc korun (a to jak samotné společnosti, tak i jejímu skutečnému majiteli) a to i opakovaně, zavedl nový zákon o skutečných majitelích i závažné společensko právní následky (omezení při výplatě podílu na zisku i na jiných vlastních zdrojích, dále při výplatě likvidačního zůstatku apod., omezení společníka při výkonu jeho hlasovacích práv) a další pokuty vyplývající z § 44a zákona 253/2008 Sb. o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu.
Vzhledem k výše uvedenému začaly (nejen) obchodní korporace po 1. červnu 2021 urychleně řešit zápisy svých skutečných majitelů, i když tuto povinnost již měly od 1. ledna 2019 a již i před tímto datem informace o skutečných majitelích od nich vyžadovaly zejména banky.
Obchodní korporace, které v řádných termínech zajistily zápis do stávající evidence, mají lhůtu 6 měsíců na zajištění souladu zapsaných údajů se zákonem (lhůta tak skončí 1. 12. 2021).
Níže si dovolím sdělit několik praktických zkušeností s návrhy na zápis skutečných majitelů u obchodních korporací se zahraniční vlastnickou strukturou.
Pro zápis skutečného majitele lze využít zápis notářem nebo zápis soudem. Z hlediska poplatků je využití zápisu notářem výhodnější, neboť soudní poplatek pro zápis soudem činí 4 tisíce korun českých, odměna notáře je podstatně nižsí. Ze zkušeností však můžeme konstatovat, že soudní úředníci jsou mnohdy mnohem tolerantnější, pokud jde o dokládání listin potřebných k zápisu.
K řízení o zápis skutečného majitele obchodní korporace je příslušný krajský soud, v jehož obvodu je její obecný soud. Řízení se zahajují návrhem na zahájení řízení o zápisu, který v případě obchodních korporací podává typicky evidující osoba, a to v elektronické podobě na speciálním formuláři. Návrh na zápis lze podat pouze prostřednictvím formuláře a pouze elektronickou formou. Z praxe lze usoudit, že nejčastější formou podávaní návrhu bude podání prostřednictvím datové schránky obchodní korporace nebo jejího zástupce. Podrobnosti jeho náležitostí, formy a datové struktury stanoví vyhláška 180/2021 Sb. Účastníky o návrhu na zápis jsou evidující osoba a případně navrhovatel, pokud je osobou odlišnou od evidující osoby. Pokud soud návrh na zápis skutečného majitele nezamítne (v jednom případě se nám také stalo, že soud zápis „odmítnul“), tak zkoumá, zda z písemností k návrhu doložených vyplývají údaje o skutečnostech, které se do evidence skutečných majitelů zapisují. O případném vyhovění návrhu na zápis rozhoduje soud bez jednání a do pěti pracovních dnů ode dne vydání usnesení o vyhovění návrhu zápis provede. Zajímavostí je, že soud nejprve prozkoumá výše uvedené a pokud dojde k tomu, že na základě návrhu a dalších doložených dokumentů lze skutečného majitele zapsat, tak až v tomto okamžiku vyzývá navrhovatele k zaplacení soudního poplatku ve výši 4 tisíce korun. Nedojde tak tedy k případům, kterých se mnozí navrhovatelé krátce po 1. červnu 2021 obávali vzhledem k tomu, že se jedná o zcela novou právní úpravu, a to že soudní poplatek bude muset být zaplacen předem a následně budou návrhy soudem (a to možná i opakovaně) zamítány a navrhovatel tak bude přicházet o nemalé zaplacené soudní poplatky.
Zapisované skutečnosti musí být doloženy příslušnými dokumenty, které musí být k návrhu přiloženy. Zákon naštěstí nepočítá s potřebou dokládání souhlasu skutečného majitele se zápisem. Jedním z nutných dokumentů je ten, který bude dokládat identifikační údaje zapisovaného skutečného majitele. V případě českých občanů je možné jejich totožnost ověřovat v evidenci obyvatel, ke které má soud přístup. V případě cizinců je možné ověřit identifikační údaje například z adresy uvedené ve výpisu ze zahraniční evidence, doložky notáře, kopií občanského průkazu nebo cestovního pasu. V cestovním pase se však nenachází zapisovaný údaj – adresa pobytu. Praktickým řešením je například ruční zápis adresy majitele pasu na kopii pasu, obsahující datum a podpis majitele pasu.
Další významnou skupinu náležitostí návrhu na zápis představují údaje týkající se postavení skutečného majitele a struktury vztahů. Je-li skutečný majitel již zapsán v zahraniční evidenci skutečných majitelů, je možné doložit výpis. Zde však upozorňujeme na to, že zahraniční právní úprava se může lišit od české právní úpravy, což může mít za následek, že fyzické osoby zapsané jako skutečný majitel u zahraničního společníka české obchodní korporace nemusí odpovídat definici skutečného majitele této české obchodní korporace a zápis na základě zahraniční evidence skutečných majitelů by nebyl správný.
Často je však struktura vztahů vedoucí až ke skutečnému majiteli – fyzické osobě velmi komplikovaná. Soudu se pochopení této struktury jistě ulehčí doložením organigramu vlastnické struktury naznačující vlastnické vztahy ve skupině s uvedením procentuálních podílů vedoucí až ke skutečným majitelům. Tyto skutečnosti je třeba doložit výpisy ze zahraničních evidencí, což jsou zejména výpisy z obchodních rejstříků. V zahraničních evidencích často nejsou na rozdíl od českého obchodního rejstříku uvedeni akcionáři či společníci, proto doporučujeme přiložit k výpisům také výpisy ze seznamu společníků a akcionářů. Podklady by neměly být starší 6 měsíců, což u výpisů z obchodních rejstříků nečiní problémy, nicméně u výpisů ze seznamu společníků a akcionářů zůstávají tyto dle našich zkušenností po několik let neměnné a zahraniční obchodní korporace nemají potřebuje je aktualizovat. Řešením je opět ruční zápis na těchto výpisech provedený příslušným statutárním orgánem v tom smyslu, že údaje jsou aktuální i k současnému datu. Písemností dokládající postavení skutečného majitele může být také zakladatelské právní jednání, rozhodnutí orgánu o vyplacení podílu na prospěchu či prohlášení společníků o jednání ve shodě či určité prohlášení statutárního orgánu o předmětných skutečnostech. Podklady se dokládají pouze v elektronickém formátu, bez apostily či superlegalizace. Krátce po 1. červnu 2021 vyvstávaly otázky, zda je možné dokládat elektronicky vydané výpisy ze zahraniční evidence, myšleno tedy výpisy získané online bez jakéhokoliv ověření (razítka), či zda se má spíše jednat o scany originálních nebo ověřených dokumentů. Praxe však ukázala, že soudy bez dalšího akceptují první variantu, tedy online výpisy. Nutno podotknout, že všechny cizojazyčné dokumenty (s výjimkou kopií občanských průkazů, pasů a organigramů) je potřeba opatřit překladem do českého jazyka. Překlad postačuje v neověřené formě.
Na závěr si dovolíme ještě upozornit na častou chybu navrhovatelů, která bývá důvodem pro zamítnutí návrhu soudem. Takovou chybou bývá uvedení data, od kterého je osoba skutečným majitelem, které předchází den vzniku české obchodní korporace, tedy její zápis do obchodního rejstříku. Skutečný majitel kupříkladu nabyl svůj podíl či náhradní skutečný majitel (zapisovaný člen nejvyššího vedení obchodní korporace stojící na vrcholu vlastnické strukutury) byl jmenován do funkce před mnoha lety, zatímco česká obchodní korporace byla do českého obchodního rejstříku zapsaná před několika měsíci. Dnem, od kterého se osoba stala skutečným majitelem, je tedy právě den zápisu české obchodní korporace do obchodního rejstříku.
Rödl & Partner, advokáti, v.o.s.
Platnéřská 2
110 00 Praha 1
Tel.: +420 236 163 111
e-mail: prag@roedl.cz
© EPRAVO.CZ – Sbírka zákonů, judikatura, právo | www.epravo.cz
