Automatizace právních business procesů

O zajímavém tématu si dnes budeme povídat s Janem Tkáčem, šéfem společnosti, která pro advokáty vyvinula informační systém EVOLIO.

Jak jsou na tom české advokátní kanceláře s možností automatizace?

Pojem automatizace je hodně široký, ale v praxi advokátních kanceláří jde hlavně o automatizaci, která by pomohla řídit procesy skládající se z řady dílčích kroků, a které se dají v rámci právní praxe standardizovat. Například založení firmy nebo zpracování platebního rozkazu a navazující komunikace.

Dalším požadavkem kanceláří na automatizaci je spíše zkvalitnění informací, aby se například dokument z datové zprávy ocitl na správném místě a dozvěděli se o něm správní lidé.

Co v tomto ohledu nabízí české advokátní systémy, je případně nějaká alternativa?

V rámci českých systémů má zajímavé řešení SingleCase a Evolio. V případě SingleCase jde o propojení na službu Integromat, která umožňuje nastavit sekvenci kroků, které se mají provést. Integromat navíc nabízí propojení s dalšími systémy, takže můžete například založit nový spis na základě příchozího emailu.

V Evoliu jsme přišli s vlastním modulem pro automatizaci. Šlo nám hlavně o to, aby data ze spisů zbytečně „nepotulovala“ po internetu do jiných systémů. To je asi hlavní výhoda, nicméně i my pracujeme na propojení s Integromatem, protože pro některé požadavky se hodí nejvíc.

Je ještě nějaká alternativa, kterou mohou použít majitelé starších advokátních systémů?

Ano, novinkou jsou tzv. RPA systémy. Jde o robotickou automatizaci, která funguje tak, že se spustí na počítači a předstírá, že je uživatelem. Otevírá místo něj programy, kliká na tlačítka. Z toho hlediska má robotická automatizace své limity, ale pro některé účely se využít dá. Odbourává hlavně mechanickou ruční práci uživatelů.

K čemu používají automatizaci uživatelé Evolia?

Automatizace se uchytila nejrychleji u advokátních kanceláří, které využívají modul pro správu pohledávek. U nás jsme se zaměřili na maximální automatizaci elektronických platebních rozkazů a všech následných kroků až po generování exekučních návrhů a předávání dat exekutorovi.

Musím také přiznat, že naši uživatelé jsou ve využití automatizace kreativnější, než jsme čekali. Vytvořili si například systém chytrých notifikací, generují úkoly a hodně se zabývají automatizací datovek a emailů. Teprve nám dochází, jak silný a užitečný nástroj to vlastně je.

Může se stát, že automatizace nekontrolovaně změní data a nikdo na to nepřijde?

Profesionální nástroje pro automatizaci musí dokumentovat své kroky. V praxi je to tak, že každý průběh automatu je zaznamenán včetně dat, která do jednotlivých kroků vstupovala a vystupovala. Chyba se tedy dá dohledat. Pokud by někdo záměrně zkusil ovlivnit konkrétní spis, tak se to z logu pozná.

Dává automatizace smysl pro velmi malou advokátní kancelář?

Pro samostatné advokáty moc ne. Pokud je kancelář tříhlavá, tak tam o tom bude rozhodovat osobnost advokátů a jejich snaha pracovat efektivně. Čím je kancelář větší, tím více může díky automatizaci získat.

Napadá mě ale jedna výjimka, kterou jsou elektronické platební rozkazy. Tam máme automatizaci tak rozsáhlou, že i stovky EPR měsíčně lze zvládnout ve 2-3 lidech. Nicméně jde o specializovanou agendu, která se týká malého množství kanceláří.

Jak je na tom Evolio ohledně ostatních novinek?

Snažíme se naše zákazníky potěšit s každou novou verzí. V posledních verzích jsme se věnovali vylepšování vykazování práce, které chceme mít perfektní. Je to mravenčí práce, každý uživatel by si to představoval trochu jinak.

Dále se věnujeme rozvoji podatelny, ve které se schází datovky i emaily. Komunikace je pro advokáty mimořádně důležitá, proto se snažíme, aby posílání i příjem zpráv byl v Evoliu co nejvíce komfortní.

 A pak je tady hromada dílčích novinek. Přidali jsme službu hlídání změn v obchodním rejstříku, do spisu přibyla depozita a nezapomínáme na vylepšování běhu Evolia na mobilech.
 

Ing. Jan Tkáč