Korporátní rozhodnutí prostřednictvím moderních technologií (nejen) za časů koronaviru
Možná více než kdy jindy si ekonomické dopady současné situace spočívající v náhlém výpadku příjmu žádají pružnou a rychlou reakci ze strany orgánů právnických osob. Různá omezení, ať už státní, korporátní, či čistě osobní často způsobují nemožnost se osobně sejít a pořádat zasedání orgánů a utvářet korporátně právní rozhodování v rámci obchodní společnosti.
Aby mohly společnosti bezprostředně reagovat na krizovou situaci, je přitom často zapotřebí okamžitě činit zásadní personální rozhodnutí anebo řešit otázky k obstarání okamžité likvidity, ať už prostřednictvím úvěrů nebo poskytnutím zajištění věřitelům. Může se přitom jednat o otázky, jejichž působnost buď přímo zákon, nebo zakladatelské právní jednání svěřuje valné hromadě.
I současná právní úprava přitom poskytuje určité možnosti, za kterých lze kontinuálně navázat na vnitřní rozhodovací procesy společnosti. Jedná se zejména o možnosti pořádání zasedání orgánů společnosti distančně za využití technických prostředků anebo přijímání rozhodnutí mimo zasedání (per rollam). Lze však konstatovat, že se i tak společnosti musí předem připravit na takové interní procesy a že zákonná úprava bohužel vykazuje v některých ohledech zpoždění oproti moderním technologiím.
Zapojení moderních technologií do rozhodovacího procesu
Úprava právnických osob v občanském zákoníku obecně připouští, aby zakladatelské právní jednání umožnilo a stanovilo podmínky pro rozhodování orgánů za použití technických prostředků.[1] Takové moderní technické prostředky mohou v zásadě spočívat v zapojení jakýchkoliv technologií, které umožní členům orgánů se zasedání orgánu účastnit, vyjadřovat se k průběhu zasedání a podílet se hlasováním na přijetí rozhodnutí orgánu.
V současné době je přitom podstatné, že korporátní rozhodování technickými prostředky je až do 30. června 2021 umožněno na základě tzv. Lex Covid[2] prakticky všem bez ohledu na to, zda to mají upraveno ve svém zakladatelském právním jednání, či nikoliv.
Za zapojením technických prostředků si lze představit širokou škálu technologií přes videokonferenční hovor, e-mailové zprávy, chatovací aplikaci, až po zvláštní programové rozhraní přímo vytvořené pro takový účel. Zároveň je také možné, aby někteří anebo všichni členové orgánu odevzdali své hlasy ještě před konáním zasedání (korespondenční hlasování) a aby tak na zasedání orgánu už pouze osobně anebo na dálku projednali předmět zasedání a přijali rozhodnutí.
Konkrétní pravidla pro svolávání zasedání orgánu, přijímání rozhodnutí, vyhotovování zápisů a další okolnosti je pochopitelně vhodné co nejvíce specifikovat v zakladatelském právním jednání, aby se předešlo nejasnostem, které zapojení technických prostředků může obnášet. Zákon ostatně sám předpokládá přijetí dispozitivní úpravy v zakladatelském právním jednání. Takováto pravidla by měla zahrnovat způsob svolávání zasedání, rozesílání elektronických pozvánek, vedení elektronického zasedání, hlasování (případně vyšší nároky na usnášeníschopnost a hlasovací většiny), přijímání rozhodnutí, sepisování zápisů a jejich rozesílání, a to vše s ohledem na konkrétní technologii, která bude ke konání zasedání využita.
Ačkoliv obecně pro zapojení technických prostředků postačí poměrně neformální technologie, výjimkou je konání valných hromad v kapitálových společnostech, pro které právní úprava vyžaduje přísnější požadavky, a tím spíše v případě konání valných hromad, pro jejichž osvědčení zákon vyžaduje osvědčení notářským zápisem.[3] Ani v takovém případě však není vyloučeno, aby byly moderní technologie do rozhodovacího procesu zapojeny a aby došlo k přijetí rozhodnutí.
Valné hromady přes půl světa v jediný okamžik
Pro konání valných hromad obchodních korporací zákon stanoví zvýšené požadavky na ověření totožnosti a zjištění podílu, případně akcií, se kterými je spojeno hlasovací právo, přičemž z povahy zákona vyplývá, že tento požadavek je kogentní a nelze se od něho odchýlit jiným ujednáním zakladatelského právního jednání.[4] Jedná se o požadavek, kterým chtěl zákonodárce vyloučit případné zneužití rozhodování nejvyšších orgánů kapitálových korporací ze strany třetích osob, které by se za skutečné společníky pouze chtěly vydávat. Právní úprava bohužel přímo nespecifikuje, jakým způsobem lze konkrétně dostát požadavkům na ověření totožnosti osob a zda jim patří podíl nebo jsou vlastníky akcií, a tak je posouzení těchto aspektů do značné míry záležitostí doktríny.
Požadavek ověření totožnosti je sice v případě konání valné hromady obecně akcentován, nicméně pro naplnění smyslu a účelu zákona zřejmě postačí, pokud společnost v zakladatelském právním jednání zavede spolehlivý způsob ověření totožnosti, který bude buď vycházet z osobní znalosti jednotlivých členů představenstva (např. videohovor) anebo bude vycházet z předem stanovených zabezpečovacích prvků zajišťujících, že pouze konkrétní společník bude mít přístup k technickým prostředkům k prokázání svojí totožnosti.
Takovéto technické prostředky prokázání identity mohou spočívat v zavedení přístupových údajů, nebo podpisových vzorů, ale také ve využití již existujících elektronických prostředků jako datových schránek nebo uznávaného elektronického podpisu. Uvedené bezpečnostní prvky lze vzájemně kombinovat, měly by však zajišťovat, že pouze společník bude mít přístup k uvedenému způsobu ověření totožnosti.[5]
Druhý požadavek na určení podílů, s nimiž je spojeno hlasovací právo, je v zásadě také bezproblémový, jelikož společnost může vycházet z jí vedeného seznamu společníků, v případě zaknihovaných akcií z výpisu z emise společnosti k rozhodnému dni.
Valné hromady lze uskutečnit prostřednictvím technických prostředků i v případě, kdy zákon stanoví požadavek osvědčení průběhu valné hromady notářským zápisem. Notářský řád nevyžaduje, aby notář v rámci osvědčení valné hromady zjišťoval totožnost jejích účastníků, a tato úloha tak zůstane na předsedovi valné hromady, který může toliko prohlásit, že mu byla totožnost účastníků prokázána způsobem stanoveným v zakladatelském právním jednání. V zásadě se bude vyžadovat osobní přítomnost alespoň členů statutárního orgánu a osoby, která bude vykonávat funkci předsedy valné hromady.[6] V rámci notářského zápisu je pochopitelně vhodné přímo popsat, jaké technické prostředky, případně programové vybavení bylo využito pro účast na valné hromadě, jakým způsobem byly doručeny pozvánky na valnou hromadu a jakým způsobem probíhalo hlasování (např. zvednutím ruky, slovním vyjádřením nebo využitím jiných technických prostředků).
Rozhodování mimo zasedání
Jako další možnost rozhodování umožňuje platná právní úprava rovněž přijímání rozhodnutí mimo zasedání orgánu právnické osoby (rozhodování per rollam), kdy zúčastnění členové orgánu přijmou rozhodnutí, aniž by bylo nutné svolávat a konat zasedání orgánu. Rozhodování mimo zasedání probíhá tak, že se členům orgánu rozešle návrh rozhodnutí, včetně podkladů pro přijetí rozhodnutí, a společníci poté ve stanovené lhůtě zasílají své souhlasy nebo nesouhlasy s rozhodnutím.
Uvedený způsob přijímání rozhodnutí orgánu je vhodný zejména u rozhodnutí, na jejichž přijetí panuje mezi členy orgánu široká shoda, ale vzhledem k časovým nebo geografickým okolnostem se nemohou sejít k projednání záležitosti osobně, ani nahradit osobní setkání prostřednictvím technických prostředků zajišťující současnou komunikaci.
Rozhodování mimo zasedání v písemné formě je po dobu trvání mimořádných opatření do konce roku 2020 povoleno všem právnickým osobám i bez výslovného ujednání v zakladatelském právním jednání. Obecně lze však připustit rozhodování per rollam pouze výslovným ujednáním zakladatelského právního jednání (s výjimkou valných hromad společnosti s ručením omezeným, které je připuštěno přímo ze zákona).
I rozhodování per rollam lze zefektivnit zapojením technických prostředků. Zákon ponechává poměrně široké pole působnosti pro dispozitivní úpravu rozhodování per rollam v zakladatelském právním jednání. Lze si tak např. představit, že bude návrh rozhodnutí zaslán členům orgánu prostřednictvím e-mailové zprávy anebo přes zabezpečenou internetovou aplikaci. Zakladatelské právní jednání může dále stanovit, že souhlas nebo nesouhlas s návrhem rozhodnutí mohou poté společníci vyjádřit ve stanovené lhůtě prostřednictvím technických prostředků (např. vyjádřením opatřeným uznávaným elektronickým podpisem nebo odeslaným z datové schránky).
Rozhodování per rollam může dle současné právní úpravy narazit na své meze v případě, kdy zákon vyžaduje pro rozhodnutí valné hromady formu notářského zápisu. V takovém případě zákon u společnosti s ručením omezeným vyžaduje na souhlasu úředně ověřený podpis společníka, v případě akciové společnosti dokonce souhlas ve formě veřejné listiny. Rozhodování per rollam tedy naráží na jisté administrativní překážky v případě, kdy by mělo být například činěno mezi společníky, kteří pocházejí z jiných zemí, ačkoliv i zde by byl teoreticky takový způsob možný.[7] V takovém případě však bude většinou snazší konat valnou hromadu v reálném čase na dálku prostřednictvím technických prostředků.
A co jednočlenné orgány?
U jednočlenných orgánů (jediný společník, jednatel, apod.) se vůle utváří v mysli jediné osoby a je z logiky věci nemožné, aby o záležitostech spadajících do působnosti takového orgánu byly pořizovány záznamy, které by de facto pouze zachycovaly myšlenkové pochody jediné osoby (výjimkou je případ, kdy postavení jediného člena orgánu vykonává kolektivní orgán jiné právnické osoby). Je tedy rozhodné, kdy je vůle takového jediného člena orgánu projevena navenek. Ze své podstaty se tedy na takovéto rozhodovací procesy uplatní pravidla pro právní jednání.
Využití technických prostředků pro rozhodnutí jediného společníka je poměrně snadné v případech, kdy zákon nevyžaduje, aby bylo rozhodnutí orgánu přijato ve formě notářského zápisu. Z hlediska nahrazení technických prostředků např. postačí, pokud je rozhodnutí učiněno s uznávaným elektronickým podpisem anebo převedené do elektronické podoby prostřednictvím autorizované konverze.
Odlišná je nicméně situace, kdy zákonná úprava vyžaduje přijetí rozhodnutí orgánu ve formě notářského zápisu, a to především v případě rozhodnutí jediného společníka v působnosti valné hromady. Na rozdíl od osvědčování valné hromady, se na osvědčování rozhodnutí jednočlenných orgánů vztahují pravidla pro pořizování notářských zápisů o právních jednáních,[8] kde musí být totožnost jednající osoby notáři prokázána nade vši pochybnost a nelze se v takovémto případě spolehnout na ztotožnění členů valné hromady předsedou valné hromady nebo statutárním orgánem.
Zde je na místě zmínit, že právní úprava umožňuje, aby byla notáři prokázána totožnost účastníka rovněž i potvrzením dvou svědků, kteří účastníka osobně znají.[9] Je však sporné, zda by v takovém případě notářům postačila přítomnost pouze prostřednictvím komunikačních technologií a spíše se kloníme k názoru, že je nutné, aby byl jediný společník vždy při sepisování notářského zápisu osobně přítomen.[10] Jakkoliv bychom se uvedené výkladové obtíže pokusili překlenout prostřednictvím právního výkladu, lze očekávat, že za současného právního stavu budou notáři v zájmu právní jistoty na možnost osvědčovat rozhodnutí jednočlenných orgánů na dálku nahlížet negativně.
Budoucnost korporátních rozhodnutí
S rostoucím tlakem na využití technologií je žádoucí, aby byly společnosti připraveny na využívání moderních komunikačních prostředků i v rámci vnitřních rozhodovacích procesů. Takovými technologiemi mohou být videokonferenční hovory, ale rovněž i speciální programové vybavení umožňující uskutečnit rozhodovací procesy právnických osob.
Zároveň lze již v současné době najít široké uplatnění elektronického podpisu, ať už pro identifikaci člena orgánu anebo pro účely rozhodnutí jediného společníka z jiného koutu světa a zaslat jej společnosti v rámci několika okamžiků. S rostoucí použitelností uznávaného elektronického podpisu lze zároveň do budoucna očekávat i možnost využití této technologie pro účely takových právních jednání, pro které by byl jinak zapotřebí úředně ověřený podpis.[11] Taková možnost najde svoje uplatnění především v případě rozhodování mimo valnou hromadu v případě společností s ručením omezeným, pro které by jinak byla zapotřebí forma veřejné listiny. Rozšíření použitelnosti elektronického podpisu se však (pokud bude zachována současná úprava) nedotkne rozhodování mimo valnou hromadu akciové společnosti anebo přijímání rozhodnutí jediného společníka, pro které je zapotřebí ověření ve formě veřejné listiny.[12]
Celosvětová nákaza koronavirem vytyčila právu obchodních společností nové výzvy. Současná právní praxe by na tyto výzvy měla reagovat a umožnit podnikatelské sféře pokračovat v její činnosti přes veškerou vzdálenost, která od sebe může zúčastněné osoby dělit. Je jisté, že žádné technické prostředky nemohou plně nahradit osobní setkání, ale v rámci ztížených podmínek mohou alespoň umožnit společnostem reagovat na náhlé problémy.
Mgr. Lukáš Srbecký,
partner
JUDr. Ing. Vít Švestka,
koncipient
CERHA HEMPEL Kališ & Partners
Týn 639/1
110 00 Praha 1
Tel.: +420 221 111 711
e-mail: office@cerhahempel.cz
[1] Ustanovení § 158 odst. 2 občanského zákoníku.
[2] Ustanovení § 18 odst. 2 a 19 zákona č. 191/2020 Sb., o některých opatřeních ke zmírnění dopadů epidemie koronaviru SARS CoV-2 na osoby účastnící se soudního řízení, poškozené, oběti trestných činů a právnické osoby a o změně insolvenčního zákona a občanského soudního řádu, ve znění novely provedené zákonem č. 601/2020 Sb.
[3] Např. ustanovení § 172 odst. 1 a § 416 odst. 2 zákona o obchodních korporacích.
[4] Ustanovení § 167 odst. 2 a § 398 odst. 2 zákona o obchodních korporacích.
[5] Jako poměrně sporný způsob ověření totožnosti vnímáme např. komunikaci prostřednictvím e-mailu, sociálních sítí nebo hromadných komunikačních aplikací, které nejsou přímo určeny pro rozhodování na valné hromadě. Ačkoliv se spíše kloníme k názoru, že i takovýto způsob identifikace by měl být přípustný, v zájmu právní jistoty bychom doporučili využívat jiné způsoby ztotožnění, případně jejich kombinaci.
[6] Ustanovení § 77 odst. 2 notářského řádu dává notáři právo (nikoliv však povinnost) požadovat po předsedovi valné hromady a nejvýše dvou dalších zúčastněných osobách, aby notářský zápis podepsaly.
[7] Úřední ověření podpisu lze zajistit ověřením v rámci služeb českého zastupitelského úřadu, superlegalizace anebo apostily. Cizí veřejná listina může být za podmínek stanovených zákonem nebo dvoustrannou mezinárodní smlouvou uznána za veřejnou listinu i v České republice.
[8] Ustanovení § 77 notářského řádu.
[9] Ustanovení § 64 odst. 1 notářského řádu.
[10] Lze dovodit a contrario z § 77 odst. 2 notářského řádu, které nevyžaduje, aby byla zjišťována totožnost účastníků valné hromady. Zároveň z požadavku § 63 odst. 1 písm. h) notářského řádu, vyplývá, že notářský zápis o právním jednání musí vždy obsahovat podpis účastníka, což pochopitelně vyžaduje jeho osobní přítomnost.
[11] V první polovině roku 2022 nabude účinnosti část zákona č. 12/2020 Sb., o právu na digitální služby a o změně některých zákonů, na jehož základě bude zavedena obecná možnost nahradit požadavek úředního ověření podpisu uznávaným elektronickým podpisem.
[12] S ohledem na unijní úpravu obsaženou ve směrnici 2009/101/ES nelze ani do budoucna očekávat, že by došlo v těchto případech k odstranění požadavku osvědčování těchto jednání formou notářského zápisu.
© EPRAVO.CZ – Sbírka zákonů, judikatura, právo | www.epravo.cz
