Několik poznámek k nové úpravě outsourcingu v pojišťovnictví

V důsledku transpozice směrnice Solvency II,[1] která se promítá do zákona o pojišťovnictví,[2] dochází v oblasti činnosti pojišťoven a zajišťoven k významným změnám. Jednou z oblastí, kterou nová regulace významně ovlivní, je i využívání outsourcingu. Záměrem tohoto článku je přiblížit hlavní aspekty úpravy outsourcingu v rámci Solvency II, která požadavky na outsourcing v oblasti pojišťovnictví do značné míry přibližuje režimu outsourcingu pro banky a obchodníky s cennými papíry.

Outsourcingem se obecně rozumí situace, kdy pojišťovna určité své hospodářské činnosti nevykonává sama, ale zajišťuje jejích výkon prostřednictvím externího poskytovatele. Solvency II definuje outsourcing v oblasti pojišťovnictví, jako „ujednání v jakékoli podobě mezi pojišťovnou nebo zajišťovnou a poskytovatelem služeb bez ohledu na to, zda podléhá dohledu nebo ne, podle něhož dotyčný poskytovatel služeb vykonává proces, službu nebo činnost – ať již přímo nebo prostřednictvím jejich dalšího externího zajištění – kterou by jinak vykonávala sama pojišťovna nebo zajišťovna".[3] Z uvedené dikce lze dovodit, že oproti stávající definici outsourcingu[4], bude možné pod tento pojem podřadit nejen jakékoliv opatření vedoucí k tomu, že třetí osoba vykonává činnosti, které by jinak vykonávala pojišťovna sama, ale i dílčí prvky těchto činností či procesy a poskytnutí technických či jiných prostředků, které výkon takovýchto procesů umožňují. Vymezení outsourcingu v Solvency II rovněž výslovně upravuje možnost subdelegace outsourcovaných činností a vytváření řetězců několika poskytovatelů. To by mělo umožnit flexibilnější využívání služeb třetích osob s příslušnou odborností a technickým či personálním vybavením, které by jinak musela mít pojišťovna sama.

Mezi nejvýznamnější změny patří rozdělení outsourcovaných činností a funkcí na běžné a významné.[5] O kategorii významných činností hovoří Solvency II jako o kritických či důležitých provozních funkcích či činnostech a zároveň uvádí jejich vymezení, kategorie běžných činností představuje potom reziduální kategorii. Nová právní úprava proto konzistentně s praxí v bankovním sektoru[6] považuje za významné takové činnosti:

(a) jejichž selhání může mít významný vliv na finanční stabilitu, ohrozit schopnost plnit povinnosti vyplývající z vykonávané činnosti včetně povinnosti řádného a plynulého poskytování služeb;
(b) jejichž výkon je podmíněn udělením oprávnění k činnosti příslušným orgánem;
(c) které představují změnu předpokladů, na jejichž základě byl pojišťovně povolen výkon činnosti, nebo
(d) které mají nebo by mohly mít významný vliv na funkčnost nebo efektivnost řídicího a kontrolního systému.

S kategorií outsourcovaných významných činností je spojen i přísnější režim na řízení rizik. Jako příklad lze uvést požadavek na vyloučení vzniku nepřiměřeného rizika[7], zajištění adekvátní součinnosti poskytovatele s pojišťovnou a také ČNB pro účely výkonu dohledu, zajištění trvalého přístupu k údajům outsourcované činnosti pro pojišťovnu, ČNB a auditory. Dále je požadováno oznámení záměru uzavřít outsourcingovou smlouvu ohledně významných činností ze strany pojišťovny na ČNB.[8]

Aby pojišťovna vůbec mohla přistoupit k využití outsourcingu, musí splnit řadu podmínek - vedle stanovení obecné strategie využití outsourcingu, půjde o přijetí a praktickou implementaci příslušných vnitřních předpisů upravujících postup při výběru poskytovatelů služeb, uzavírání smluv o outsourcingu, kontrolu výkonu outsourcovaných činností včetně kontroly dodržování sjednaných kvalitativních požadavků a servisních standardů či identifikace a řízení rizik souvisejících s outsourcingem.

Solvency II klade velký důraz i na zajištění kontinuity činnosti pojišťoven. Ve vztahu k řadě oblastí včetně outsourcingu stanovuje požadavky na vytvoření kontingenčních plánů pro případ mimořádné situace - typicky havárie či přírodní pohromy. V případě outsourcingu je specifickým požadavkem na tyto plány pro mimořádné situace úprava postupu v případě, kdy poskytovatel outsourcingu nebude nadále schopen pokračovat v řádném zajišťování outsourcované činnosti. Pro tento účel musí pojišťovna zajistit dostatečné personální, technické či organizační záložní zdroje a systémy, které jí umožní omezit negativní dopady vyplývající z narušení řádného poskytování outsourcovaných služeb. Neopomenutelnou součástí přípravy na mimořádné situace je též pravidelné testování záložních způsobů zajišťování outsourcovaných služeb

Pokud se jedná o obsahové náležitosti smlouvy o outsourcingu, ty by měly umožnit pojišťovně splnění všech povinností, které jí plynou z právních předpisů, včetně úpravy podmínek outsourcingu. Pro případ, že bude sjednána možnost poskytovatele delegovat tyto činnosti na další osoby, měla by smlouva vymezit podmínky takové sub-delegace. V souvislosti se smlouvou o outsourcingu je dále vhodné zdůraznit požadavek, aby ČNB měla právo provádět inspekci na místě přímo u poskytovatele služby a aby měla přístup ke všem relevantním údajům, které má v držení poskytovatel externích služeb, ať je tento poskytovatel regulovaným subjektem, či nikoli. V současnosti ustanovení upravující postup a podmínky pro zpřístupnění informací orgánům dohledu, není ve smlouvách o vyčlenění činnosti příliš běžné a i v tomto směru bude třeba stávající smlouvy zrevidovat.

Další požadavky na smlouvu o outsourcingu jsou podrobněji obsaženy v návrhu prováděcího opatření k Solvency II.[9] Návrh uvádí kupříkladu podrobné vymezení práv a povinností smluvních stran, stanovení dostatečně dlouhé výpovědní doby při ukončení smluv nebo povinnost nastavit podmínky pro přístup k informacím ohledně outsourcovaných činností a způsobu jejich provádění včetně přístupu do provozovny poskytovatele jak ze strany pojišťovny, tak jejích auditorů a ČNB.

Solvency II přináší zásadní reformu pravidel pro činnost pojišťoven. V oblasti outsourcingu je jejím cílem posílení schopnosti pojišťoven zvládat rizika spjatá s outsourcingem jejich činností. Nová úprava outsourcingu v pojišťovnictví z obecného hlediska nepochybně představuje další krok ke sjednocení režimu jednotlivých sektorů finančního trhu podle vzoru, který se v současnosti uplatňuje u bank. Může být otázkou, zda koncept "one-size-fits-all" je ideálním řešením, nicméně tento trend se aktuálně zdá být nezvratným. Z hlediska jednotlivých pojišťoven nová právní úprava představuje zpřísnění dosavadního režimu. Vedle nezbytnosti upravit vnitřní procesy, toky informací, nastavení odpovědností a kontrolních pravomocí a přijetí nových vnitřních předpisů vyvolá nový režim nepochybně potřebu provést důkladnou inventarizaci a revizi outsourcingových smluv a jejich úpravu či sjednání smluv zcela nových. Spolu s těmito změnami bude potřebné vytvoření efektivního smluvního rámce k prosazení svých požadavků. Vedle nastavení specifických servisních standardů půjde zpravidla o zakotvení určitého eskalačního procesu, a to je nejen vně společnosti, ale v případě vnitroskupinového outsourcingu i v rámci skupiny.

Je tak zcela zřejmé, že opatření, která budou pojišťovny muset přijmout, se neomezí pouze na samotné smlouvy o outsourcingu, ale promítnou se též do řízení rizik, systému vnitřní kontroly a významně zasáhnou vůbec do celého systému corporate governance pojišťoven.

Vzhledem k tomu, že termín účinnosti nového režimu Solvency II pro pojišťovny se již blíží, a rozsah předpokládaných úprav a změn rozhodně nebude zanedbatelný, je vhodné začít s přípravou příslušných opatření co nejdříve.

Zdeněk Husták,
of counsel

BBH, advokátní kancelář, v. o. s.

Klimentská 1207/10
110 00 Praha 1

Tel.: +420 234 091 355
Fax: +420 234 091 366
e-mail: legal@bbh.cz

--------------------------------------------------------------------------------
[1] Směrnice Evropského parlamentu a Rady 2009/138/ES, ze dne 25. listopadu 2009, o přístupu k pojišťovací a zajišťovací činnosti a jejím výkonu (Solventnost II).
[2] Zákona 277/2009 Sb., o pojišťovnictví, ve znění pozdějších předpisů.
[3] Čl. 13 bod 28 Solvency II
[4] § 5 odst. 6 zákona 277/2009 Sb., o pojišťovnictví, ve znění pozdějších předpisů.
[5] Pojem významné činnosti existuje i v platné úpravě Zákona o pojišťovnictví, a to v § 23 odst. 1 písm. d), nicméně vzhledem k úpravám, které přinese transpozice Solvency II se tento článek zaměřuje na nově zavedeném rozlišení.
[6] § 216 vyhlášky 123/2007 Sb., o pravidlech obezřetného podnikání bank, spořitelních a úvěrních družstev a obchodníků s cennými papíry
[7] Jedná se tedy o ještě přísnější uplatnění obecných zásad řízení rizika vznikajícího z outsourcingu
[8] § 6a odst. 3 Zákona o pojišťovnictví ve znění navrhované novely
[9] CEIOPS Advice for Level 2 Implementing measures on Solvency II: System of Governance October 2009.