Některé právní aspekty smluv na vývoj a implementaci SW – předání a převzetí plnění

Fáze předání a převzetí plnění (díla) patří, stejně tak jako u jiných plnění, i v oblasti IT mezi jednu z nejdůležitějších částí smlouvy, jejíž náležité formulaci by měla být věnována dostatečná pozornost. Je to způsobeno zejména tím, že s řádným a včasným předáním plnění je obecně spojeno splnění závazku dodavatele a s ním související vznik jeho nároku na zaplacení sjednané ceny plnění objednatelem. Takto to může vypadat poměrně jednoduše, nicméně úskalí se skrývá právě v tom, co je u této smlouvy předmětem plnění. Nejedná se totiž o nějaké běžné spotřební zboží, u kterého lze např. jen prostou prohlídkou rozeznat, zda splňuje požadované vlastnosti. Jedná se o předmět plnění, u kterého je potřeba dbát mj. i na jeho dostatečnou specifikaci. Ta zahrnuje nejenom dostatečnou specifikaci činností dodavatele a na ně navazujících výstupů v rámci plnění, ale rovněž dostatečnou technickou specifikaci, která bude obsahovat zejména technické a funkční parametry příslušného SW, který má být vytvořen a implementován, kdy splnění těchto požadavků je potřeba dostatečným způsobem ověřit.

Objednateli k ověření, zda došlo ke splnění závazku druhé smluvní strany, slouží právě procedura (často nazývaná akceptační procedura), při které je prostřednictvím dohodnutých postupů ověřováno, zda předané plnění splňuje smlouvou požadované vlastnosti (funkční apod.). Takovéto ověření splnění závazku je velmi důležité, neboť obecně z obchodního zákoníku vyplývá[2], že dodavateli právo na zaplacení ceny díla vznikne až v okamžiku, kdy je takové dílo řádně provedeno, tj. je bez jakýchkoliv vad a nedodělků. Dle jiného ustanovení obchodního zákoníku pak dílo má vady, jestliže provedení díla neodpovídá výsledku určenému ve smlouvě[3]. Toto pak v praxi může způsobit řadu problémů, resp. odlišných postojů objednatelů a dodavatelů na to, kdy lze závazek dodavatele považovat za splněný, s čímž je spojen vznik nároku dodavatele na uhrazení ceny předmětu plnění (díla). Na straně jedné objednatelé mohou trvat na tom, že jakékoliv vady, byť nepatrné, které nemají dopad na funkčnost dodávaného plnění, způsobí to, že dodavatel nesplnil svůj závazek a tudíž nemá nárok na uhrazení ceny předmětu plnění. Na straně druhé pak dodavatelé, pokud nedostanou zaplaceno v situaci, kdy (dle jejich názoru) je toto např. účelově objednatelem oddalováno, mohou jiným způsobem oddalovat předání klíčových částí předmětu plnění. Jakkoliv lze uvést, že nelze dopředu odhadnout, jak bude faktické plnění předmětu smlouvy probíhat, je zcela jistě účelné a vhodné některá rizika minimalizovat a to mj. dostatečnou smluvní úpravou, což platí i v případě předání a převzetí plnění.

Proces ověřování, tzv. akceptační procedura 

V rámci akceptační procedury je ověřováno, zda předávaný předmět plnění odpovídá smlouvou stanoveným specifikacím/požadavkům a to provedením příslušných testů. V některých případech za takovouto specifikaci předmětu plnění může být považováno i dodatečné upřesnění v rámci první fáze předmětu plnění (nazvané např. implementační projekt, implementační studie, koncepce architektury, cílový koncept apod.), kdy dochází k detailnějšímu popisu činností/postupů a v některých případech i funkcionality dodaného plnění. I když v rámci takového dodatečného upřesnění rovněž většinou dochází i k detailnější specifikaci samotné akceptační procedury, včetně např. nastavení samotných testovacích plánů atd., jsme toho názoru, že základní pravidla samotné akceptace by měla obsahovat již smlouva samotná.

Proces ověřování řádného provedení díla ostatně upravuje i samotný obchodní zákoník[4], cit.: „Jestliže podle smlouvy má být řádné provedení díla prokázáno provedením dohodnutých zkoušek, považuje se provedení díla za dokončené teprve, když tyto zkoušky byly úspěšně provedeny“. Dle tohoto ustanovení se tedy dílo považuje za dokončené úspěšným provedením dohodnutých zkoušek. Protože však detailnější úprava v obchodním zákoníku chybí, je důležité smluvní úpravu nepodcenit.

Akceptační proceduru lze považovat za proces ověření smlouvou definovaných[5] a požadovaných vlastností předmětu plnění a to prostřednictvím nastavených kritérií, dle kterých dochází k ověření, zda předávaný předmět plnění byl proveden v souladu se smlouvou, tj. má smlouvou požadované vlastnosti či nikoliv.

Mezi základní pravidla dle našich zkušeností patří zejména:

• popis pravidel průběhu akceptační procedury;
• základní kategorizace vad předávaného plnění; a
• výsledky (stavy) provedené akceptační procedury.

V rámci popisu pravidel průběhu akceptační procedury máme na mysli zejména smluvní úpravu otázek typu, kdo akceptační proceduru provádí (objednatel a dodavatel či je to např. nezávislá třetí osoba s příslušnou kvalifikací), v jaké lhůtě je dodavatel povinen plnění k akceptačnímu řízení předávat, v jaké lhůtě je objednatel povinen provést oponentní řízení a seznámit s jeho výsledky dodavatele, po jakých celcích v rámci předmětu plnění se plnění akceptuje, popis povinných náležitostí akceptačního protokolu apod.

V rámci základní kategorizace vad předávaného plnění se pak jedná o rozdělení vad do několika skupin (kategorií) podle jejich závažnosti. Lze se např. často setkat s rozdělením do třech skupin[6] na vady kritické, závažné a ostatní či např. na vady kategorie A, B a C. V této souvislosti je potřeba dbát pozornost zejména na to, aby byla stanovena co nejvíce objektivní definice příslušné skupiny vad, která umožní příslušnou vadu zjištěnou v rámci akceptačního řízení bez větších výkladových potíží přiřadit do konkrétní skupiny vad. Toto je klíčové, neboť kategorizace vad, resp. zařazení vady do konkrétní skupiny, má pak přímý dopad na výsledek akceptačního řízení předávaného plnění a tedy i na posouzení, zda předmět plnění byl splněn řádně a včas. Současně dle nastavené kategorizace vad mohou být někdy upraveny i lhůty pro odstranění vad zjištěních při akceptaci, a to právě podle této kategorizace vad.

V rámci výsledků (stavů) akceptační procedury máme na mysli zejména rozdělení těchto výsledků[7] na výsledek „Akceptováno bez výhrad“ či „Akceptováno s výhradami“ či „neakceptováno“.  Jakkoliv je nastavení odvislé od konkrétní praxe, při určení jednotlivých výsledků akceptační procedury je některými klienty preferováno i to, že tyto výsledky jsou provázány s kategorizací vad, a to přes konkrétní počet vyskytujících se vad určité kategorie (např. aby mohlo být akceptováno s výhradou, nesmí se vyskytovat větší počet vad příslušné kategorie, než je stanovený počet apod.). U možných výsledků akceptační procedury je potřeba zejména posoudit, jakou vazbu má konkrétní výsledek akceptačního řízení na splnění závazku dodavatele a s tím související možnost fakturace, resp. při jakém výsledku akceptačního řízení je dodavatel oprávněn fakturovat. Lze sjednat, což se tak v praxi také převážně objevuje, že za úspěšnou akceptaci dle výše uvedeného členění lze považovat i akceptaci s výsledkem akceptováno s výhradami[8]. V takovém případě není předmět plnění zcela bez vad, kdy dodavatel je sice oprávněn fakturovat, nicméně současně je povinen pod hrozbou smluvních sankcí příslušné vady ve smlouvou určených termínech odstranit. U veřejných zadavatelů, kdy jsou vynakládány veřejné prostředky a v některých případech jsou projekty kofinancovány i z prostředků EU, jsme se v naší praxi nicméně setkali i s tím, že dle pokynu klienta byla fakturace možná toliko s výsledkem akceptační procedury „Akceptováno bez výhrad“, tj. předmět plnění byl bez vad a nedodělků.  Současně ze strany dodavatelů je vhodné pamatovat i na to, aby objednatel např. bezdůvodně neoddaloval provedení akceptační procedury či naopak předmět plnění již neužíval, ačkoliv namítá vady, a z tohoto důvodu stále odmítá uhradit cenu plnění. V těchto případech lze uvažovat např. o fikci úspěšného provedení akceptace za splnění smlouvou stanovených podmínek. Závěrem k této části opětovně uvádíme, že smluvní praxe umožňuje řadu alternativ, a tyto jsou vždy na zvážení dle konkrétního vztahu, který má být smluvně upraven.

Zakončení fáze předání a převzetí plnění

Pokud ověření vlastností předmětu plnění v rámci akceptačního řízení proběhlo úspěšně, dochází také k formálnímu předání a převzetí předmětu plnění. Zde by objednatel měl pamatovat na dostatečnou smluvní úpravu toho, co vše má v rámci předání a převzetí plnění obdržet. Zcela jistě půjde zejména o příslušnou dokumentaci, manuály (návody), osvědčení či jiné doklady a dokumenty, které jsou pro dodané plnění obvyklé či nutné pro účely jeho řádného užívání. S okamžikem předání a převzetí předmětu plnění je také povětšinou spojeno udělení příslušných licenčních oprávnění k dílu, resp. k jeho nehmotné části, je-li dílo autorským dílem ve smyslu autorského zákona[9] a s tím související otázky. Tyto otázky jsou další neméně důležitou částí smluv na vývoj a implementaci SW, a proto si zaslouží pozornost v některém z následujících článků k této problematice.

Závěr

Z výše uvedeného exkurzu do části obsahu smlouvy na vývoj a implementaci SW týkající se předání a převzetí plnění je zřejmé, že se jedná o poměrně specifická smluvní ujednání, která v platné právní úpravě nelze nalézt.  Proto je potřeba i u této části smlouvy přistupovat k formulaci příslušných smluvních ustanovení velmi zodpovědně a důsledně, kam kromě jiného určitě spadá i dostatečná praxe těch, kteří takové smlouvy připravují. Opačný postup by mohl přinést poměrně nepříjemné následky, ať už pro jednu či obě smluvní strany.

Mgr. Ondřej Kmoch,
advokát

MT Legal s.r.o., advokátní kancelář 

Karoliny Světlé 25
110 00 Praha 1

Tel.: +420 222 866 555 
Fax:  +420 222 866 546
e-mail: info@mt-legal.com

Jakubská 121/1
602 00 Brno 2

Tel.: +420 542 210 351 
Fax:  +420 542 212 518
e-mail: info@mt-legal.com

Bukovanského 1345/30
710 00  Ostrava – Slezská Ostrava

Tel.: +420 596 629 503
Fax:  +420 596 629 508
e-mail: info@mt-legal.com

--------------------------------------------------------------------------------
[1] Některé právní aspekty smluv na vývoj a implementaci SW – smluvní typ, předmět smlouvy, součinnost objednatele, k dispozici >>> zde.
[2] § 536 a násl. obchodního zákoníku
[3] § 560 odst. 1 obchodního zákoníku
[4] § 555 odst. 2 obchodního zákoníku a dle NOZ v § 2607, který rámcově odpovídá úpravě v obchodním zákoníku
[5] či později v rámci dodatečného upřesnění
[6] uvádíme pouze pro ilustraci, vždy záleží na konkrétní praxi, kdy členění může být odlišné
[7] opět uvádíme pouze pro ilustraci, vždy záleží na konkrétní praxi, kdy členění může být odlišné
[8] toto lze použít zejména pro vady, které nezpůsobují nefunkčnost dodaného plnění, resp. i přes tyto vady je objednatel schopen předané plnění užívat ke smluvenému účelu
[9] počítačový program (SW) se dle § 2 odst. 2 autorského zákona § považuje za dílo, je-li původní v tom smyslu, že je autorovým vlastním duševním výtvorem

© EPRAVO.CZ – Sbírka zákonů , judikatura, právo | www.epravo.cz