Vrána & partners ušetří na fakturaci jeden den práce měsíčně. Jak?

Advokátní kancelář známá původně pod názvem Vrána & Pelikán vznikla v roce 2008. Od roku 2014 jsou partnery společnosti Mgr. Luděk Vrána a Mgr. Lucie Oršulová. Jeden ze zakladatelů kanceláře, JUDr. Robert Pelikán, Ph.D. před časem vyměnil kariéru advokáta za funkci ministra spravedlnosti ČR. Za dobu existence kanceláře se zabývali spory v hodnotě přesahující 67 miliard Kč a transakcemi v hodnotě přesahující 1 miliardu Kč. Na otázky odpovídal advokát Mgr. Luděk Vrána.

Jaký systém pro práci s dokumenty jste používali před zavedením SingleCase?
Používali jsme vlastní program na vykazování práce a fakturaci, který jsme si vytvořili sami interně. Ten však postupem času a zejména s rostoucím množstvím  zpracovávaných dat přestal vyhovovat. Rozhodli jsme se proto pořídit novou aplikaci od externího dodavatele.

Vykazování a fakturace v advokátní kanceláři má svá specifika. Splnil je systém, který jste následně vybrali?
Bohužel ne. Na základě našich zkušeností z práce ve velké mezinárodní advokátní kanceláři jsme nejprve vyzkoušeli produkt, který nás zaujal množstvím funkcí a tím, že na trhu funguje už delší dobu. Při jeho používání se ale ukázalo, že nebyl vytvořen na míru advokátům. Program byl pro naše potřeby příliš komplikovaný, špatně srozumitelný, základní příkazy musely být realizovány na mnoho kliků a každý jednoduchý zásah vyžadoval zdlouhavé nastavování nebo další vývoj. Navíc i sama implementace byla poměrně zdlouhavá a problematická. Ačkoliv nás tato zkušenost něco stála, rozhodli jsme po několika měsících pro jiné řešení, které nám více vyhovovalo.

Proč SingleCase?
Znali jsme Pavla Krkošku – CEO SingleCase, se kterým jsme byli v kontaktu už v minulosti, když projekt SingleCase vznikal. Po krátké prezentaci, během níž nám představil funkce a výhody systému, jsme měli jasno. Jediná obava byla z nedostatku času - na kompletní implementaci včetně zaškolení zaměstnanců jsme měli necelé tři týdny.

Jak probíhala implementace?
Zavedení SC navzdory omezenému času, který byl k dispozici, proběhlo bez problémů. Databáze klientů, jejich účtování a seznam jednotlivých případů byly do SC nahrány během několika dní a přibližně další týden se dolaďovaly detaily. Za deset dní od první schůzky proběhlo dvouhodinové zaškolení uživatelů v již funkčním systému. Pro naše právníky neznamenal přechod na nový systém žádnou zvláštní zátěž a ani s jeho následným používáním neměl nikdo z nich větší potíže. Orientace v systému je jednoduchá, zvykli jsme si na něj během několika dní. V rámci dvou fakturačních období si na nový systém navykli i advokáti, kteří provádějí kontrolu výkazů a přípravu podkladů k fakturaci.

Jak se vám se systémem pracuje?
Velmi dobře - SC je jednoduchý, přehledný, nabízí logické a intuitivní prostředí.

Co považujete za silné stránky systému?
Na SC je vidět, že vznikal jako produkt speciálně pro potřeby advokátních kanceláří. Málokdo rád tráví čas administrativou a advokáti nejsou žádnou výjimkou. Díky SC nyní ušetříme přibližně polovinu času, kterou jsme dříve věnovali kontrole a schvalování výkazů. Administrativa je omezena na minimum. Kompletní měsíční fakturace je nyní připravena během několika hodin, přičemž dříve zabrala minimálně den a půl.

Co vám v něm naopak ještě chybí?
Lepší správa pohledávek, ale na tom prý vývojáři již pracují.

Doporučil byste SingleCase dále?
Každá kancelář má své vlastní představy a nároky, pokud jde o systém vykazování práce a fakturaci. SingleCase ale obsahuje přesně to, co jsme hledali – maximální funkčnost a praktičnost zjednodušující administrativu kanceláře, nikoliv vytvářející další komplikované procesy. Osobně jsem se SingleCase velmi spokojen a rozhodně bych neváhal jej doporučit.

Otázky pokládal Pavel Krkoška, výkonný ředitel SingleCase, který dodává: „Kvalitní zpětná vazba od zákazníků je pro nás klíčová. Pravidelně se ptáme, co jim nevyhovuje a jak můžeme náš produkt posunout zase o kus dále,“  uzavírá s úsměvem Krkoška.

www.vrana-partners.cz

www.singlecase.cz

© EPRAVO.CZ – Sbírka zákonů , judikatura, právo | www.epravo.cz