Ověřování listin vyhotovených v cizích státech

V souvislosti s jednotnou Evropou a celkovou globalizací se dnes každý advokát aspoň z času na čas setkává s dokumentem, který byl vyhotoven nebo podepsán v zahraničí a má být použit na území České republiky, a to zejména v řízení před tuzemským správním či soudním orgánem. V dané situaci se pak naskýtá otázka, jak musí být předmětný dokument ověřen, aby měl v tuzemsku účinek, který vyhotovitel dokumentu či osoba, která ho podepsala, zamýšlela.

Tento článek shrnuje způsoby, které dnes mezi státy existují k vyřešení daného problému, a to v oblasti civilní. V současné době se ověřování zajišťuje:

1) obyčejné ověření dokumentu/podpisu v cizím státě, které je na základě dvoustranné smlouvy o právní pomoci uznatelné v tuzemsku

2) ověření dokumentu/podpisu v cizím státě, opatřené doložkou apostily, přičemž tento stát musí být smluvním státem Úmluvy o zrušení požadavku ověřování cizích veřejných listin, přijaté v Haagu dne 5. října 1961, k níž Česká republika přistoupila dne 23. června 1998 (dále jen „Haagská úmluva")

3) ověření dokumentu/podpisu v cizím státě prostřednictvím tzv. superlegalizace, tedy vyššího ověření, v případě že cizí stát nespadá pod bod. 1. a 2. výše

add 1.)

Nepochybně nejjednodušší, nejrychlejší a nejlevnější je ověření, které již nevyžaduje další úkon. Státy, se kterými uzavřela Česká republika (případně ještě Československá republika jako právní předchůdce České republiky) dvoustrannou smlouvu o právní pomoci v oblasti civilně-právní, jsou ve výjimečné pozici a úřední ověření orgánem příslušným v tomto cizím státě je považováno za odpovídající ověření provedeném v tuzemsku.

Seznam států, s nimiž má Česká republika uzavřené takovéto dvoustranné dohody, je uveden na stránkách Ministerstva spravedlnosti České republiky, níže je pak uveden výčet evropských států, s jejichž dokumenty se v praxi budeme častěji setkávat:

Belgie (č. 59/1986 Sb.)
Bělorusko (č. 95/1983 Sb.)
Bulharsko (č. 3/1978 Sb.)
Francie (č. 83/1985 Sb.)
Itálie (č. 508/1990 Sb.)
veškeré nástupnické státy bývalé Jugoslávie (č. 207/1964 Sb.)
Kypr (č. 96/1983 Sb.)
Maďarsko sdělení (č. 63/1990 Sb.)
Polsko (č. 42/1989 Sb.)
Portugalsko (č. 22/1931 Sb.)
Rakousko (č. 9/1963 Sb.),
Rumunsko (č. 1/1996 Sb.),
Rusko (č. 95/1983 Sb.),
Řecko (č. 102/1983 Sb.),
Slovensko (č. 209/1993 Sb.),
Španělsko (č. 6/1989 Sb.),
Švýcarsko (č. 9/1928 Sb.),
Ukrajina (č. 123/2002 Sb.m.s.)

add 2.)

V případě, že mezi Českou republikou a cizím státem neexistuje dvoustranná smlouva o právní pomoci dle bodu 1.) výše, je potřeba hledat cizí stát v seznamu smluvních státu Haagské úmluvy. Haagská úmluva byla publikována sdělením MZV č. 45/1999 Sb.

Jediným formálním úkonem, který může být požadován za účelem potvrzení pravosti podpisu, či oprávněnosti osoby listinu podepsat, a jestliže je to třeba, pravosti pečeti nebo razítka, jimiž je opatřena, je připojení doložky apostily, kterou vystaví příslušný úřad státu, v němž listina byla vydána. Doložka však může být vyhotovena v úředním jazyce úřadu, který ji vydává. Standardní pojmy, jež jsou v něm obsaženy, mohou být i v jiném jazyce.

A co je účelem apostily? Řádně vyplněná apostila ověřuje pravost podpisu, oprávněnost osoby listinu podepsat, a jestliže je to třeba, pravost pečeti nebo razítka na listině, jimiž je opatřena. Podpis, pečeť a razítko na doložce jsou vyňaty z dalšího ověřování.

Mezi státy Haagské úmluvy patří dnes skutečně velké množství států světa (podle poslední aktualizace 107 států), což samozřejmě usnadňuje vyhotoviteli dokumentu, který má být použit v tuzemsku situaci. Seznam smluvních států lze jednoduše vyhledat na stránkách Haagské konference o mezinárodním právu soukromém - zde.

Forma, která musí být u apostily zachována, je dána přímo Haagskou úmluvou. Vzor apostily (v angličtině) je k nalezení - zde. Apostilu může vyhotovit pouze oprávněný úřad – seznam těchto úřadů pro jednotlivé země je součástí Haagské úmluvy.

add 3.)

Konečně se dostáváme k ověřování listin vyhotovených ve státech, s nimiž nemá Česká republika uzavřenou dvoustrannou smlouvu o právní pomoci a tyto státy nejsou ani smluvní stranou Haagské úmluvy. V tomto případě je nutné podstoupit složitý proces ověřování, který spočívá z vyššího ověření listiny a následně superlegalizace listiny. Provedení superlegalizace spočívá v ověřování pravosti podpisů a otisků úředních razítek a pečetí na této veřejné listině.

Má-li být v tuzemsku uznána veřejná listina, kterou vydal nebo ověřil v rámci své pravomoci a působnosti orgán cizího státu, nebo která byla před ním podepsána, musí být tato listina opatřena:

vyšším ověřením ústředního orgánu státní správy nadřízenému orgánu, který listinu vydal, a následně
superlegalizována zastupitelským úřadem České republiky v tomto státě; ověření na zastupitelském úřadě se pak nazývá superlegalizace.

Mezi státy, jejichž listiny budou muset být v tuzemsku opatřeny vyšším ověřením a superlegalizovány patří např. Kanada, Brazílie, Bolívie, Paraguay, většina států afrického kontinentu (vyjma zejména Jihoafrické republiky), Irák, Írán, Pákistán, Saudská Arábie, Číny (kromě Hong Kongu a Macaa), Thajsko, Malajsie, Indonésie a další.