Alternativní možnosti hlasování a rozhodování na valné hromadě, související otázky praktického využití elektronického podepisování prostřednictvím DocuSign
Valná hromada je nejvyšším orgánem v kapitálových společnostech a je jedním z obligatorně zřizovaných orgánů, prostřednictvím kterého společníci či akcionáři[1] rozhodují o nejpodstatnějších záležitostech života a chodu kapitálové společnosti. Základní formou účasti na valné hromadě je účast osobní/fyzická (popřípadě prostřednictvím zástupce). Nicméně zajistit fyzickou přítomnost společníků na jednom místě v jeden čas může být v některých případech obtížné, ne-li zcela nemožné.
Zákonná úprava na tyto situace pamatuje a upravuje i alternativní způsoby konání valné hromady a hlasování společníků bez nutnosti jejich fyzické přítomnosti na jednom místě. Jedná se konkrétně o rozhodování per rollam, účast a hlasování s využitím technických prostředků a korespondenční hlasování, které je zvláštní formou hlasování s využitím technických prostředků. V dnešním článku si tyto instituty blíže představíme a srovnáme jejich využitelnost v praxi. V závěru se pak budeme věnovat možnosti využití elektronického podepisování prostřednictvím služby DocuSign.
Rozhodování per rollam
Rozhodování per rollam je rozhodováním mimo zasedání valné hromady. Faktické zasedání valné hromady se tedy nekoná a společníci o předložených návrzích rozhodují písemně. Rozhodování per rollam je zákonem 90/2012 Sb., o obchodních společnostech a družstvech (zákon o obchodních korporacích), ve znění pozdějších předpisů („zákon o obchodních korporacích“), zvlášť upraveno pro společnost s ručením omezeným[2] a pro akciovou společnost.[3] Zatímco v případě společnosti s ručením omezeným je možné tímto způsobem rozhodovat automaticky ze zákona, pokud to společenská smlouva společnosti nevyloučí, stanovy akciové společnosti musí per rollam rozhodování výslovně připustit, aby jej bylo možné ve společnosti aplikovat. Zákonem upravený postup rozhodování per rollam se však u obou forem společností v zásadních aspektech příliš neliší a je následující.
Osoba oprávněná svolat valnou hromadu pošle společníkům návrh usnesení, které má být přijato, na adresu uvedenou v seznamu společníků. Spolu s návrhem usnesení musí být společníkům doručeny také veškeré podklady potřebné pro přijetí předmětného rozhodnutí.
Po obdržení návrhu usnesení mají společníci zákonnou lhůtu 15 dní pro doručení svého ne/souhlasného vyjádření k obdrženému návrhu. Pro počátek běhu této lhůty je rozhodné doručení návrhu společníkovi (pro každého z nich tak může skončit v jiný den), její délku pak mohou společenská smlouva či stanovy upravit odlišně od zákona.
Na tomto místě zdůrazňujeme, že společník musí ve stanovené lhůtě své vyjádření osobě oprávněné ke svolání valné hromady doručit.[4] Nedoručí-li společník své vyjádření ve stanovené lhůtě, platí zákonná fikce, že s návrhem nesouhlasí. Většina hlasů potřebná k přijetí usnesení se počítá z celkového počtu hlasů všech společníků.
Společnost si ve své zakladatelské listině[5] může samozřejmě postup hlasování per rollam upravit dle svých potřeb a možností a využít pro něj i různé technické prostředky. Návrh usnesení a hlasování tak může proběhnout např. také prostřednictvím e-mailu, webových stránek či mobilní aplikace. Vždy je však nutné, aby zvolené technické řešení umožňovalo (s rozumnou mírou jistoty[6]) ověřit identitu hlasujících společníků a určit podíly, s nimiž je spojeno vykonávané hlasovací právo.[7] Konkrétní způsob ověření totožnosti společníka pak bude záviset především na zvoleném technickém prostředku, ale třeba také na velikosti společnosti či personálním složení společníků[8]. V úvahu tedy připadá identifikace např. přidělením jedinečného kódu každému ze společníků, využití elektronického podpisu
v e-mailu, datové schránky či přihlašovacích údajů na webové stránky.
Pro možnost využití technických prostředků při rozhodování per rollam postačí, aby jej připustila zakladatelská listina společnosti. Pokud zakladatelská listina nestanoví další podmínky či konkrétní postup hlasování prostřednictvím technických prostředků, určí jej statutární orgán společnosti[9]. To může přinést společnosti jistou flexibilitu co se týče nutnosti budoucích změn postupu, pro něž by tím pádem nebyla vyžadována změna zakladatelské listiny. Zároveň však platí, že jsou-li podmínky využití technických prostředků nastaveny nedostatečně,[10] k hlasům společníků odevzdaným tímto způsobem se vůbec nepřihlíží. Jedná se o velice přísnou sankci, proto doporučujeme na důkladné vymezení podmínek využití technických prostředků klást důraz.
V některých případech zákon o obchodních korporacích vyžaduje, aby bylo rozhodnutí valné hromady osvědčeno notářským zápisem. V případě rozhodování per rollam o těchto otázkách nejprve notář sepíše notářský zápis o návrhu rozhodnutí, které má být přijato formou per rollam. Kopii tohoto notářského zápisu pak osoba oprávněná svolat valnou hromadu zasílá společníkům, kteří se k němu vyjadřují dle standardního postupu – nicméně podpis na jejich vyjádření musí být úředně ověřen. Notář následně na základě jemu dodaných podkladů sepíše další notářský zápis, tentokrát o rozhodování mimo zasedání valné hromady, kterým je osvědčeno rozhodnutí o přijetí nebo nepřijetí rozhodnutí o návrhu.[11]
Per rollam rozhodování je v praxi společnostmi hojně využíváno pro svou flexibilitu a efektivnost. Celý postup je navíc přímo upraven v zákoně, je tedy možné jej využít bez zvláštní úpravy v zakladatelské listině – v opačném případě je pak možné si proces nastavit přímo na míru společnosti tak, aby co nejlépe vyhovoval jejím potřebám. Za nevýhodu per rollam rozhodování pak můžeme považovat zejména nemožnost efektivně vznášet připomínky a protinávrhy společníků.[12] Proto se jedná o vhodný postup zejména pro schvalování takových návrhů, u nichž lze očekávat shodu všech společníků.
Účast na valné hromadě s využitím technických prostředků
V případě využití technických prostředků při zasedání valné hromady se toto zasedání fakticky koná, nicméně společník na něm není fyzicky přítomen, ale účastní se ho distančně (např. prostřednictvím Microsoft Teams, Skype nebo Zoom, popřípadě s využitím služeb telekomunikačních operátorů nebo jiným způsobem).[13]
Co se týče přípustnosti využití technických prostředků při zasedání valné hromady a ověření totožnosti společníků, platí zde stejná pravidla jako při jejich využití u rozhodování per rollam – a to včetně hrozící sankce (vizte výše). Postup využití technických prostředků při účasti na zasedání jsou zde navíc povinnou náležitostí pozvánky na valnou hromadu.
Zákon o obchodních korporacích neupravuje žádné zvláštní požadavky využití technických prostředků při účasti na valné hromadě pro případy, kdy přijímané usnesení musí být osvědčeno notářským zápisem. Společník se tedy může tímto způsobem distančně účastnit i zasedání valné hromady, jejíž rozhodnutí osvědčuje notář. Společníci zde však musí dbát na to, že notář bude vždy ověřovat, zda společností stanovené podmínky účasti společníka na valné hromadě s využitím technických prostředků skutečně splňují zákonné požadavky na ověření totožnosti takto se účastnícího společníka.[14]
Výhodou tohoto distančního způsobu účasti na zasedání valné hromady je „osobní“ kontakt společníků a možnost vedení diskuze, vznášení námitek a protinávrhů, a to při zachování flexibility distanční účasti některých společníků, což může ve výsledku vést také k vyšší účasti na zasedání valné hromady. Možnou nevýhodou může být kolísání signálu či internetového připojení v čase zasedání, špatná kvalita přenosu zvuku či obrazu a z toho plynoucí komplikace při komunikaci a průběhu valné hromady. Za hlavní úskalí pak lze považovat ne/správné nastavení podmínek distanční účasti – pro tyto účely lze považovat za vhodné konzultovat stanovení vhodných podmínek s právními poradci.
Korespondenční hlasování
Zvláštním druhem hlasování na valné hromadě s využitím technických prostředků je tzv. korespondenční hlasování. To v praxi znamená, že pro přípustnost využití korespondenčního hlasování ve společnosti se uplatní totožná pravidla jako při využití technických prostředků pro hlasování per rollam či pro účast na valné hromadě (vizte výše).[15]
Při korespondenčním hlasování společníci hlasují ještě před konáním zasedání valné hromady, a to v písemné formě. Na rozdíl od rozhodování per rollam se v tomto případě zasedání valné hromady koná, přičemž někteří společníci se jejího zasedání účastní osobně, jiní své hlasy odevzdají prostřednictvím korespondenčního hlasování ještě před jejím konáním. Korespondenční hlasování není v praxi příliš často využívané, a to zejména vzhledem k častější preferenci rozhodování per rollam či distanční účasti na konání zasedání.
Využívání služeb DocuSign
Pro účely představení možnosti využití služeb elektronického podepisování DocuSign je nejprve nezbytný stručný exkurz do zákonné úpravy elektronických podpisů.
Současná platná úprava elektronických podpisů[16] počítá s celkem čtyřmi kategoriemi elektronických podpisů, které jsou seřazené podle jejich důvěryhodnosti následovně (sestupně od nejvíce důvěryhodného):
- kvalifikovaný elektronický podpis;
- zaručený elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu;
- zaručený elektronický podpis (který není založen na kvalifikovaném certifikátu); a
- prostý elektronický podpis.
Zákonodárce navíc na úrovni ČR zavedl další legislativní zkratku – „uznávaný elektronický podpis“, kterým se rozumí kvalifikovaný elektronický podpis nebo zaručený elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu (tj. podpisy kategorie 1. a 2. výše).
Elektronický dokument, kterým se činí úkon vůči veřejnoprávnímu orgánu v souvislosti s výkonem jejich působnosti lze podepsat pouze uznávaným elektronickým podpisem.[17] Pro účely podepisování mezi soukromoprávními subjekty je však dle zákona možné využít případně i jiný typ elektronického podpisu,[18] tj. jakýkoli z elektronických podpisů v kategoriích 1. až 4. výše. Proto i pro účely základního způsobu rozhodování per rollam či korespondenčního hlasování zpravidla postačí i tzv. prostý elektronický podpis společníka.[19]
Český zákonodárce navíc s účinností od 1. 2. 2022 zavedl možnost nahrazení úředně ověřeného podpisu uznávaným elektronickým podpisem.[20] Je tedy možné využít uznávaný elektronický podpis i v případě, kdy zákon od jednajícího vyžaduje úředně ověřený podpis. Podmínkou využití tohoto institutu je pak zápis údajů o sériovém číslu kvalifikovaného certifikátu prostřednictvím portálu veřejné správy do registru obyvatel.[21]
DocuSign je poskytovatelem služeb elektronického podepisování, jehož služby jsou přizpůsobeny rovněž regulaci elektronických podpisů na úrovni EU.[22] Jedná se tedy o službu, která uživatelům umožňuje podepisovat dokumenty jak prostým, tak i uznávaným elektronickým podpisem.
Vzhledem k výše rozebírané právní úpravě elektronických podpisů tedy můžeme shrnout, že služby DocuSign je možné využít také pro účely alternativního rozhodování a hlasování na valných hromadách kapitálových společností. Jelikož prostřednictvím DocuSign lze podepisovat také uznávaným elektronickým podpisem,[23] je možné využít (při splnění zákonných podmínek) institutu nahrazení úředně ověřeného podpisu uznávaným elektronickým podpisem. V praxi by tedy bylo např. možné, aby společník při požadavku na osvědčení rozhodnutí valné hromady notářským zápisem v rámci per rollam hlasování podepsal své vyjádření k návrhu rozhodnutí prostřednictvím DocuSign svým uznávaným elektronickým podpisem,[24] a nemusel tak cestovat na poštu či k notáři za účelem úředního ověření svého vlastnoručního podpisu.
Na tomto místě však upozorňujeme, že jelikož je varianta využití uznávaného elektronického podpisu namísto úředního ověření podpisu aktuálně navázána na registr obyvatel ČR, není možné tímto způsobem nahradit úředně ověřený podpis u zahraničních osob.
Závěrem
Lze uzavřít, že alternativní způsoby konání či hlasování na valné hromadě se staly pevnou součástí rozhodovací praxe obchodních společností. Vítaným krokem vstříc 21. století je také možnost využití elektronických podpisů, v některých případech dokonce i nahrazujících úředně ověřený podpis. Pro společnosti může být velmi praktické tyto procesy využívat, nicméně je potřeba vždy pamatovat na zákonné požadavky tak, aby rozhodnutí valné hromady mohla být přijímána efektivně a bez rizik a zbytečných komplikací.
Mgr. Pavlína Růžičková
Advokát / Senior Associate
Mgr. Veronika Kvapilová
Advokátní koncipient / Junior Lawyer
Michal Mazáček
Paralegal
ROWAN LEGAL, advokátní kancelář s.r.o.
GEMINI Center
Na Pankráci 1683/127
140 00 Praha 4
Tel.: +420 224 216 212
Fax: +420 224 215 823
e-mail: praha@rowan.legal
[1] Pro zjednodušení je v rámci tohoto článku v pojmu „společník“ zahrnut rovněž pojem „akcionář“.
[2] Ustanovení § 175 a násl. zákona o obchodních korporacích.
[3] Ustanovení § 418 a násl. zákona o obchodních korporacích.
[4] Podle judikatury Nejvyššího soudu je vyjádření doručeno v okamžiku, kdy se dostane do sféry dispozice adresáta. Vizte např. usnesení Nejvyššího soudu ze dne 22. 5. 2012, sp. zn. 29 Cdo 272/2011.
[5] Pro zjednodušení zahrnuje v rámci tohoto článku pojem „zakladatelská listina“ také pojmy „společenská smlouva“ a „stanovy“.
[6] ŠUK, Petr. § 175 [Rozhodování mimo zasedání valné hromady]. In: ŠTENGLOVÁ, Ivana, HAVEL, Bohumil, CILEČEK, Filip, KUHN, Petr, ŠUK, Petr. Zákon o obchodních korporacích. 3. vydání. Praha: C. H. Beck, 2020, s. 436, marg. č. 8.
[7] Ustanovení § 167 odst. 2 zákona o obchodních korporacích pro případ společnosti s ručením omezeným, § 398 odst. 2 zákona o obchodních korporacích pro případ akciové společnosti.
[8] Rozdílná situace bude tedy např. u menší společnosti, kde se společníci vzájemně dobře znají vs. u společnosti s větším počtem zahraničních investorů.
[9] Ustanovení § 167 odst. 3 zákona o obchodních korporacích pro případ společnosti s ručením omezeným, § 398 odst. 3 zákona o obchodních korporacích pro případ akciové společnosti.
[10] Tj. pokud nelze dostatečně ověřit totožnost společníka či ztotožnit podíly/akcie, s nimiž je hlasovací právo spojeno.
[11] POKORNÁ, J., LASÁK, J. a kol. Obchodní společnosti a družstva. 2. vydání. Praha: C. H. Beck, 2022, s. 327.
[12] Existují však i právní názory podle kterých lze právo podávat návrhy a protinávrhy při rozhodování per rollam upravit stanovami či společenskou smlouvou. V takovém případě by pak o návrhu či protinávrhu mělo být rozhodováno novým hlasováním per rollam – viz § 418. In: ALEXANDER, J., ARABASZ, J., ČÁP, Z., DĚDIČ, J., DOLEŽIL, T., FILIP, V., HRABÁNEK, D., KŘÍŽ, J., KUBÍK, M., LÁLA, D., LASÁK, J., MAREK, R., MAULEOVÁ, J., NĚMEC, L. a kol. Zákon o obchodních korporacích: Komentář. [Systém ASPI]. Wolters Kluwer [cit. 2023-11-22]. ASPI_ID KO90_2012CZ. Dostupné z: www.aspi.cz. ISSN 2336-517X.
[13] ŠUK, Petr. §167 [Účast a hlasování s využitím technických prostředků]. In: ŠTENGLOVÁ, Ivana, HAVEL, Bohumil, CILEČEK, Filip, KUHN, Petr, ŠUK, Petr, Zákon o obchodních korporacích. 3. vydání. Praha: C. H. Beck, 2020, s. 396
[14] Tamtéž.
[15] Zakladatelská listina musí tedy zejména korespondenční hlasování výslovně připustit, uplatní se rovněž pravidla pro ověření totožnosti společníků.
[16] Úprava elektronických podpisů v ČR se řídí zejména následujícími předpisy: Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 910/2014 ze dne 23. července 2014 o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce na vnitřním trhu a o zrušení směrnice 1999/93/ES; zákon č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce; a zákon č. 12/2020 Sb., o právu na digitální služby a o změně některých zákonů.
[17] Ustanovení § 6 odst. 1 zákona č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce.
[18] Ustanovení § 7 zákona č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce.
[19] Pokud zakladatelská listina či zákon pro daný případ nevyžadují přísnější formu.
[20] Ustanovení § 6 zákona č. 12/2020 Sb., o právu na digitální služby a o změně některých zákonů.
[21] Ustanovení § 6 zákona č. 12/2020 Sb., o právu na digitální služby a o změně některých zákonů ve spojení s ustanovením § 6g ost. 5 zákona 365/2000 Sb. o informačních systémech veřejné správy.
[23] Záleží však na „úrovni“ balíčku služeb, které si uživatel na DocuSign platí.
[24] Samozřejmě za splnění podmínky zápisu údajů o sériovém číslu svého kvalifikovaného certifikátu prostřednictvím portálu veřejné správy do registru obyvatel.
© EPRAVO.CZ – Sbírka zákonů, judikatura, právo | www.epravo.cz
