Nezapomeňte včas schválit a založit svoji účetní závěrku

Nedodržení zákonných povinností může být tvrdě sankciováno.

Společnosti s ručením omezeným a akciové společnosti mají povinnost každoročně schvalovat svoji účetní závěrku. U společností s jediným společníkem dochází ke schválení účetní závěrky rozhodnutím jediného společníka, které musí mít písemnou formu. Společnosti, které mají společníků více, schvalují účetní závěrku na valné hromadě.

Rozhodnutí valné hromady musí být zachyceno v zápise z jednání valné hromady; notářský zápis není třeba pořizovat. Svým rozhodnutím schvaluje jediný společník / valná hromada (i) dosažený výsledek hospodaření za dané účetní období a (ii) způsob, jakým bude s výsledkem naloženo, tj. v případě zisku, zda bude zisk rozdělen, ponechán ve společnosti apod. a v případě ztráty zda bude předepsána k úhradě společníkům nebo zda bude ponechána ve společnosti. Společnosti mají povinnost schválit účetní závěrku nejpozději do 6 měsíců od konce účetního období. Je-li účetním obdobím společnosti kalendářní rok, je pro účetní závěrku za rok 2011 limitním termínem 30.6.2012. V návaznosti na to musí být účetní závěrka a související dokumenty založeny do sbírky listin. To je třeba učinit ve lhůtě 30 dnů od schválení a ověření účetní závěrky auditorem. V případě, že by společnost neschválila účetní závěrku, zákon o účetnictví stanoví povinnost založit dokumenty nejpozději do konce bezprostředně následujícího účetního období, tj. pro účetní závěrku za kalendářní rok 2011 do 31.12.2012.

Opomenutí schválit účetní závěrku a založit dokumenty do sbírky listin může přijít společnost velmi draho. Dle zákona o účetnictví totiž může správce daně při nesplnění povinnosti zveřejnit účetní závěrku nebo případně výroční zprávu uložit pokutu až do výše 3 % hodnoty aktiv. Další sankci může udělit rejstříkový soud, neboť nezaloží-li společnost dokumenty stanovené obchodním zákoníkem do sbírky listin ani na výzvu soudu, je rejstříkový soud oprávněn uložit pokutu až do výše 20 000 Kč, a to opakovaně. Nezaložením účetní závěrky může být také naplněna podstata trestného činu zkreslování údajů o stavu hospodaření a jmění. Ten je spáchán tehdy, nezaloží-li povinný subjekt účetní závěrku do sbírky listin a tím úmyslně ohrozí nebo omezí na právech někoho jiného; od ledna 2012 přitom mohou být za trestný čin postihovány i právnické osoby (společnosti).

Navíc Nejvyšší soud ČR judikoval, že valná hromada konaná po uplynutí šesti měsíců od konce účetního období nemůže rozhodovat o výsledku hospodaření na základě této účetní závěrky (spis. zn. 29 Cdo 4284/2007). Pokud tedy společnost realizuje zisk, který bude chtít rozdělit, může tak učinit pouze, pokud o tom v šestiměsíční lhůtě po ukončení účetního období rozhodne valná hromada. V případě, že společnost tento termín nesplní, bude si moci případný zisk rozdělit až v rámci rozhodování o výsledku hospodaření za následující účetní období. Pokud by chtěla rozdělit zisk dříve, je to možné pouze na základě mimořádné účetní závěrky.

S ohledem na výše uvedená rizika doporučujeme zajistit schválení účetní závěrky a založení dokumentů do sbírky listin v zákonném termínu.