Pro výkon živnosti a pro vydání živnostenského listu event. koncese musí provozovatel splňovat vedle dalších požadavků především všeobecné podmínky provozování živnosti (věk 18 let, způsobilost k právním úkonům, bezúhonnost, bezdlužnost - § 6 zákona č. 455/1991 Sb., živnostenského zákona ) a zvláštní podmínky provozování živnosti (odborná nebo jiná způsobilost, praxe v oboru apod.- § 7 živnostenského zákona). Nesplňuje-li podnikatel, který je fyzickou osobou zvláštní podmínky provozování živnosti musí ustanovit odpovědného zástupce, ustanovit jej musí také v jiných zákonem stanovených případech (viz. níže) či jej může ustanovit i v případě, že to zákon nevyžaduje pouze na základě své vůle.

Odpovědný zástupce je fyzická osoba ustanovená podnikatelem, která odpovídá za řádný provoz živnosti a za dodržování živnostenskoprávních předpisů a která, nejde-li o manžela nebo manželku podnikatele, je v pracovněprávním vztahu k podnikateli. Odpovědný zástupce se musí zúčastňovat provozování živnosti v potřebném rozsahu. Nikdo nemůže být ustanoven do funkce odpovědného zástupce pro více než dva podnikatele. Odpovědný zástupce musí samozřejmě splňovat jak všeobecné tak i zvláštní podmínky provozování živnosti podle druhu provozované živnosti, dále musí mít trvalé bydliště na území České republiky a musí prokázat pohovorem před živnostenským úřadem znalost českého jazyka nebo slovenského jazyka, nejedná-li se o občana České republiky. Znalost českého jazyka nebo slovenského jazyka prokáže, jestliže je schopen plynně a jazykově správně reagovat na otázky vztahující se k běžným situacím denního života a podnikání a umí ústně sdělit obsah textu z denního tisku.

Odpovědného zástupce musí mít také podnikatel, který je právnickou osobou. Jeho odpovědným zástupcem však nemůže být člen dozorčí rady či jiného kontrolního orgánu této právnické osoby a dále ani fyzická osoba, u níž trvá překážka provozování živnosti (např. jím nemůže být osoba na jejíž majetek byl prohlášen konkurs apod. – viz. § 8 živnostenského zákona ). Odpovědným zástupcem v oboru nebo příbuzném oboru živnosti nemůže být ani osoba, které bylo zrušeno živnostenské oprávnění z důvodu porušování podmínek stanovených v koncesi, a to po dobu jednoho roku od právní moci rozhodnutí o zrušení živnostenského oprávnění.

Ustanovení § 11 živnostenského zákona, jež se otázkami ustanovení a výkonu funkce odpovědného zástupce zaobírá, stanovuje rovněž případy, kdy je podnikatel povinen odpovědného zástupce ustanovit. Musí tak učinit v případě, že sám nesplňuje zvláštní podmínky provozování živnosti, nejedná-li se o ohlašovací živnost provozovanou průmyslovým způsobem, dále odpovědného zástupce musí ustanovit podnikatel, který je zahraniční fyzickou osobou a nemá na území České republiky povolen pobyt. Jak již bylo řečeno, odpovědného zástupce ustanovuje také podnikatel, který je právnickou osobou se sídlem v České republice. Do funkce odpovědného zástupce ustanoví člena statutárního orgánu nebo statutární orgán, který splňuje podmínky pro výkon funkce odpovědného zástupce. Nelze-li odpovědného zástupce ustanovit z uvedených osob, ustanovuje podnikatel odpovědného zástupce z jiných osob. Podnikatel, který je zahraniční právnickou osobou ustanovuje do funkce odpovědného zástupce vedoucího organizační složky umístěné na území České republiky, který splňuje podmínky pro výkon funkce odpovědného zástupce.

Splňuje-li odpovědný zástupce podmínky pro živnost ohlašovací může vykonávat svoji funkci již ode dne ustanovení. Podnikatel má povinnost ohlásit živnostenskému úřadu ustanovení jakož i ukončení výkonu funkce odpovědného zástupce pro živnost ohlašovací, a to do 5 dnů ode dne, kdy uvedená skutečnost nastala. Ustanovuje-li podnikatel odpovědného zástupce pro živnost koncesovanou, je povinen toto předložit ke schválení živnostenskému úřadu. Ustanovení nabývá účinnosti dnem, kdy rozhodnutí o schválení nabylo právní moci. Ukončení výkonu funkce odpovědného zástupce podnikatel oznámí živnostenskému úřadu do 15 dnů od ukončení výkonu funkce. Přestane-li odpovědný zástupce vykonávat funkci nebo nesplňuje-li podmínky, musí podnikatel nejpozději do 15 dnů ustanovit nového odpovědného zástupce (to se nevztahuje na případy, kdy bylo pozastaveno živnostenské oprávnění ani na případy, kdy podnikatel nemá povinnost odpovědného zástupce stanovovat).