Jak se vypořádat s odpovědností za firemní dokumenty v cloudu

Právní rámec

Nadnárodní právní rámec představuje především směrnice o ochraně údajů 95/46/ES. Tato směrnice se použije na všechny případy, ve kterých jsou osobní údaje zpracovávány v důsledku využívání služeb cloudu. Směrnice o soukromí a elektronických komunikacích 2002/58/ES (ve znění směrnice 2009/136/ES) se použije na zpracovávání osobních údajů poskytovateli služeb elektronických komunikací zpřístupněných veřejnosti (telekomunikační operátoři), a je tudíž relevantní v případech, kdy se při poskytování těchto služeb využívá cloudové řešení. Speciální ochranu fyzických osobám pak poskytuje ještě Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. 4. 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů, které je již platné, ale nabude účinnosti až 25. května 2018. Z národního hlediska jsou tyto směrnice promítnuty především do zákona č. 101/2000 Sb., zákon o ochraně osobních údajů, č. 127/2005 Sb., zákon o elektronických komunikacích a č. 181/2014 Sb. zákon o kybernetické bezpečnosti.

Postavení zákazníka cloudu

Společnost coby zákazník cloudových služeb určuje konečný účel zpracování a rozhoduje o zadání tohoto zpracování poskytovatelem cloudu. Zákazník cloudových služeb je tudíž správcem ve smyslu zákona o ochraně osobních údajů. Správcem se v souladu s tímto zákonem rozumí „každý subjekt, který určuje účel a prostředky zpracování osobních údajů, provádí zpracování a odpovídá za něj.“ Zákazník cloudových služeb musí jako správce přijmout odpovědnost za dodržování právních předpisů na ochranu údajů a odpovídá za veškeré povinnosti správce dle uvedených předpisů, mj. i za unik osobních údajů. Přestože zákazník cloudových služeb může poskytovatele cloudových služeb pověřit výběrem postupů a technických či organizačních opatření, konečnou odpovědnost za dodržování předpisů nese zákazník. To platí i přesto, že zákazníci často nemají přílišný prostor při vyjednávání smluvních podmínek pro využívání cloudových služeb, jelikož mnohé z nich bývají nabízeny standardizovaným způsobem. Poskytovatel cloudových služeb bude mít vůči zákazníkovi úlohu smluvního dodavatele (odpovídá za splnění smluvní povinnosti) a zákonné postavení zpracovatele. Úkolem zpracovatelů je především zajistit důvěrnost. Zpracovatel může zpracovávat poskytnuté informace pouze podle pokynů správce.

S ohledem na výše uvedené doporučujeme při uzavírání smluv na užívání cloudu dodržet tyto pokyny:

• zákazník zajistí vymezení účelu zpracování a přijme odpovědnost za dodržování právních předpisů na ochranu údajů (zejména zajistí příslušné souhlasy ke zpracování údajů, pokud jsou třeba),
• zákazník zajistí, aby poskytovatel cloudu respektoval právní předpisy na ochranu údajů,
• smlouva mezi poskytovatelem cloudu a zákazníkem by měla obsahovat ustanovení ohledně subdodavatelů,
• poskytovatel cloudu bude zákazníka informovat o všech důležitých aspektech, jež v rámci jejich služeb souvisejí s ochranou údajů,
• poskytovatel cloudu zajistí výmaz osobních údajů v každém jejich úložišti, jakmile již nejsou potřebné pro dané účely, popř. byl odvolán souhlas s jejich zpracováním,
• poskytovatel cloudu prokazatelně sjedná dostatečné záruky, jež se týkají technických bezpečnostních opatření a organizačních opatření,
• přístup k údajům by měly mít pouze oprávněné osoby a případné sdělování bude omezeno na uvedené osoby,
• poskytovatel bude povinen i) spolupracovat se zákazníkem na zajištění všech jeho povinností ii) usnadňovat výkon práv subjektů údajů na přístup ke svým údajům, na jejich opravu a výmaz a iii) případně oznamovat zákazníkovi jakékoliv narušení ochrany údajů,
• zákazník ověří, zda je cloud umístěn na území s vysokým právním standardem ochrany informací (zejména pokud jde o území mimo EU) a zda může poskytovatel cloudových služeb zaručit zákonnost přeshraničního předávání údajů (omezit předávání údajů na země vybrané zákazníkem),
• zpracovávání údajů prováděné poskytovatelem a jeho subdodavateli musí být evidováno.
  

Odpovědnost společností i manažerů

V souvislosti s připravovanou novelou, č. 183/2016 Sb. zákona č. 418/2011 Sb., o trestní odpovědnosti právnických osob a řízení proti dojde ke změně koncepce trestněprávního postihu právnických osob. Tyto budou nadále odpovědny za veškeré trestné činy, které nebudou z působnosti zákona vyloučeny. Společnosti budu nově odpovědné i za neoprávněné nakládání s osobními údaji, za které jim bude hrozit nejen civilní povinnost k náhradě škody, ale i trestněprávní postih.

K žádnému postihu nedojde, pokud zástupci společností budou jednat s péčí řádného hospodáře a uzavřou s poskytovateli cloudu smlouvu, která veškeré jejich zákonné povinnosti zohlední. Pokud by totiž mělo k postihu společnosti v důsledku neuváženého jednání jejích zástupců dojít, lze si představit, že se společníci budou na zástupcích domáhat náhrady škody z titulu jejich povinnost jednat s péčí řádného hospodáře.




Thomas Rechberger,
partner


TaylorWessing e|n|w|c advokáti v.o.s.

U Prašné brány 1078/1
110 00  Praha 1

Tel.:    +420 224 819 216
e-mail:    prag@taylorwessing.com


© EPRAVO.CZ – Sbírka zákonů, judikatura, právo | www.epravo.cz